Cách sử dụng Tính năng sắp xếp tùy chỉnh trong Microsoft Excel

Microsoft Excel cung cấp cho bạn các công cụ hữu ích để phân tích và xem xét dữ liệu của bạn. Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm dữ liệu nhanh chóng và định dạng có điều kiện để làm bật dữ liệu cụ thể. Một công cụ tiện dụng khác là tính năng sắp xếp được tích hợp trong Excel.

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái chỉ với một cú nhấp chuột đơn giản. Nhưng nếu bạn muốn sắp xếp bằng cách sử dụng một giá trị, màu sắc hoặc nhiều cột, hãy xem cách sắp xếp tùy chỉnh.

Mở Sắp xếp Tùy chỉnh trong Excel

Công cụ sắp xếp tùy chỉnh có sẵn trong phiên bản Excel dành cho máy tính để bàn trên Windows và Mac. Và nó đã được thêm vào Excel cho web vào giữa năm 2021. Nó hoạt động theo cùng một cách, bất kể bạn đang sử dụng phiên bản nào. Vì vậy, hãy mở bảng tính của bạn trong Excel và bắt đầu.

1. Chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
2. Chuyển đến tab Trang đầu và nhấp vào Sắp xếp & Lọc trong phần Chỉnh sửa của ruy-băng.
3. Chọn Sắp xếp tùy chỉnh từ danh sách thả xuống.

Điều này sẽ hiển thị hộp Sắp xếp nơi bạn thiết lập các tùy chọn bạn muốn sử dụng.

Sử dụng Sắp xếp Tùy chỉnh trong Excel

Chúng tôi sẽ bắt đầu với một loại tùy chỉnh đơn giản chỉ sử dụng một cấp độ.

1. Nếu phạm vi dữ liệu của bạn có tiêu đề, hãy chọn hộp ở trên cùng bên phải. Sau đó, điều này sẽ hiển thị các tiêu đề đó trong các tùy chọn sắp xếp Cột.
2. Chọn cột bạn muốn Sắp xếp Theo . Hãy nhớ rằng tất cả dữ liệu trong lựa chọn của bạn sẽ được sắp xếp, không chỉ cột đó.
3. Chọn những gì bạn muốn Sắp xếp . Bạn có thể chọn từ Giá trị ô, Màu ô, Màu phông chữ hoặc biểu tượng Định dạng có điều kiện.
4. Chọn Thứ tự để sắp xếp. Danh sách thả xuống này sẽ điều chỉnh tùy thuộc vào tùy chọn Sort On mà bạn chọn. Ví dụ: nếu bạn chọn Giá trị ô, bạn có thể chọn A đến Z, Z đến A hoặc Danh sách tùy chỉnh. Nhưng nếu bạn chọn Màu ô hoặc Màu phông chữ, bạn sẽ chọn màu và hiển thị chúng ở trên cùng hoặc dưới cùng.
5. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK để áp dụng cách sắp xếp cho dữ liệu của bạn.

Như bạn có thể thấy ở đây, chúng tôi đã sắp xếp cột Giày của mình theo Màu ô và quyết định hiển thị các ô đó ở trên cùng.

Sử dụng các tùy chọn sắp xếp tùy chỉnh bổ sung

Bạn sẽ nhận thấy các tùy chọn bổ sung cho sắp xếp tùy chỉnh của mình ở đầu cửa sổ Sắp xếp. Nếu bạn muốn thực hiện sắp xếp chi tiết, đây là những công cụ bạn sẽ muốn sử dụng.

Nhiều cấp độ

Để sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột, hãy hoàn thành các phần Sắp xếp Theo, Sắp xếp Trên và Thứ tự. Sau đó, nhấp vào Thêm cấp ở trên cùng bên trái. Bây giờ bạn có thể thêm các tùy chọn tương tự cho cột tiếp theo mà bạn muốn sắp xếp.

Khi bạn sử dụng sắp xếp đa cấp, Excel sẽ sắp xếp dữ liệu theo các cấp bạn đã thiết lập trong cửa sổ. Ví dụ: trong thiết lập của chúng tôi, Excel sẽ sắp xếp theo Giày và sau đó là Áo khoác bằng cách sử dụng Màu ô cho cả hai.

Nếu bạn tiếp tục thêm nhiều cấp vào sắp xếp, bạn có thể muốn thay đổi thứ tự của các cấp. Chọn một cấp độ và sử dụng mũi tên Di chuyển Lên và Di chuyển Xuống để sắp xếp các cấp độ sắp xếp.

Để loại bỏ một cấp khỏi sắp xếp tùy chỉnh, hãy chọn nó và nhấp vào Xóa Cấp .

Một tùy chọn khác là sao chép một cấp độ hiện có và sau đó thực hiện một chút điều chỉnh đối với nó. Chọn cấp độ và nhấp vào Sao chép Cấp độ . Ở đây, chúng tôi đã sao chép cấp độ Áo khoác của mình và sau đó quyết định sắp xếp theo Giá trị ô.

Lựa chọn khác

Một cách khác để sử dụng sắp xếp tùy chỉnh là điều chỉnh hướng và phân biệt chữ hoa chữ thường. Nhấp vào nút Tùy chọn trên thanh công cụ. Sau đó, bạn có thể chọn hộp Phân biệt chữ hoa chữ thường và chọn giữa Sắp xếp từ trên xuống dưới hoặc Sắp xếp từ trái sang phải . Bấm OK để áp dụng các tùy chọn cho loại tùy chỉnh.

Sắp xếp để tìm dữ liệu của bạn trong Excel

Bằng cách sắp xếp dữ liệu của mình, bạn sẽ có thể xác định dữ liệu chính xác mà bạn đang tìm kiếm dễ dàng hơn. Và bạn có thể muốn cung cấp chế độ xem đã sắp xếp này cho những người khác xem xét bảng tính của bạn.

Để biết thêm, hãy xem các mẹo Microsoft Excel hữu ích này .