Cách tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel

Xác thực dữ liệu cho phép bạn thực hiện những việc liên quan đến cài đặt tùy chỉnh phức tạp như nhắc người dùng chọn một tùy chọn từ danh sách hoặc giới hạn ô đối với một số kiểu dữ liệu nhất định. Nó có lợi khi bạn cần giữ cho dữ liệu Microsoft Excel của mình nhất quán và chuẩn hóa.

Hôm nay tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách thả xuống trong một ô bằng cách sử dụng Data Validation. Mặc dù tôi đang chụp ảnh màn hình bằng Excel 2016, nhưng các bước vẫn giống nhau nếu bạn đang sử dụng các phiên bản cũ hơn. Các bước cũng giống nhau trong các phiên bản Excel hiện đại trong bộ Microsoft 365 (trước đây là O365) .

Tạo bảng dữ liệu và danh sách các tùy chọn

Đầu tiên, hãy thiết lập một bảng dữ liệu cơ bản. Bạn có thể nhập dữ liệu của mình theo cách thủ công hoặc sao chép và dán từ một nguồn khác.

Tiếp theo, chúng ta sẽ nhập danh sách các tùy chọn cho danh sách thả xuống. Bạn có thể làm điều đó khi bạn xác định xác thực dữ liệu hoặc xác định danh sách ở một vị trí khác trên cùng một trang tính hoặc một trang tính khác.

Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ liệt kê các tùy chọn cho danh sách thả xuống trên một trang tính khác, vì vậy hãy nhấp vào một trong các tab trang tính ở cuối cửa sổ Excel.

Nhập từng tùy chọn vào một cột (hoặc hàng), một tùy chọn vào một ô. Sau đó, quay lại trang tính với dữ liệu của bạn.

Bật xác thực dữ liệu cho các ô đã chọn

Đối với ví dụ này , chúng tôi muốn thêm danh sách thả xuống vào cột Xếp hạng hoặc cột B. Chọn các ô bạn muốn thêm danh sách thả xuống. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã chọn B2 đến B10 .

Sau đó, nhấp vào tab Dữ liệu .

Trong phần Công cụ dữ liệu , hãy nhấp vào nút Xác thực dữ liệu .

Thêm danh sách thả xuống vào các ô đã chọn

Hộp thoại Xác thực Dữ liệu sẽ hiển thị. Trên tab Cài đặt , bạn có thể để Excel hạn chế các mục nhập trong các ô đã chọn thành ngày, số, số thập phân, thời gian hoặc một độ dài nhất định.

Đối với ví dụ của chúng tôi, hãy chọn Danh sách từ danh sách thả xuống Cho phép để tạo danh sách thả xuống trong mỗi ô đã chọn.

Chọn nguồn cho các tùy chọn danh sách thả xuống

Bây giờ, chúng ta cần chỉ định nguồn cho các tùy chọn trong mỗi danh sách thả xuống. Có hai cách bạn có thể làm điều này. Phương pháp đầu tiên liên quan đến việc nhập thủ công các tùy chọn trong hộp Nguồn được phân tách bằng dấu phẩy. Điều này có thể tốn thời gian nếu bạn có một danh sách dài các mục.

Trước đó trong bài viết này, chúng tôi đã tạo một danh sách các mục trên một trang tính riêng biệt. Bây giờ chúng ta sẽ sử dụng danh sách đó để điền danh sách thả xuống vào mỗi ô đã chọn. Phương pháp thứ hai này rất dễ quản lý. Bạn cũng có thể ẩn trang tính chứa các tùy chọn (bấm chuột phải vào tab trang tính và chọn Ẩn ) khi bạn phân phối sổ làm việc cho người dùng của mình.

Để thêm danh sách từ trang tính riêng biệt vào danh sách thả xuống của bạn, hãy bấm vào mũi tên lên ở phía bên phải của hộp Nguồn .

Hộp thoại Xác thực Dữ liệu thu nhỏ xuống chỉ còn hộp Nguồn và bạn có thể truy cập sổ làm việc của mình trong hộp thoại. Bấm vào tab cho trang tính có chứa các tùy chọn danh sách thả xuống.

Tiếp theo, chọn các ô chứa các tùy chọn. Tên trang tính và phạm vi ô với các tùy chọn được thêm vào hộp Nguồn trên hộp thoại Xác thực Dữ liệu .

Nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của hộp Nguồn để chấp nhận đầu vào và mở rộng hộp thoại.

Thêm tin nhắn đầu vào

Bạn có thể thêm một thông báo tùy chọn vào danh sách thả xuống. Có thể bạn muốn hiển thị thông báo trợ giúp hoặc mẹo. Bạn nên giữ cho thông điệp ngắn gọn.

Để thêm thông báo hiển thị khi một ô chứa danh sách thả xuống được chọn, hãy bấm vào tab Thông báo đầu vào . Tiếp theo, nhập Tiêu đề và Thông báo đầu vào vào các hộp.

Thêm cảnh báo lỗi

Một mục tùy chọn khác trên danh sách thả xuống là một thông báo lỗi, sẽ hiển thị khi người dùng cố gắng nhập dữ liệu không khớp với cài đặt xác thực. Trong ví dụ của chúng tôi, thông báo lỗi hiển thị khi ai đó nhập một tùy chọn vào ô không khớp với bất kỳ tùy chọn đặt trước nào.

Để thêm thông báo lỗi, hãy nhấp vào tab Cảnh báo lỗi . Tùy chọn mặc định cho Kiểu của cảnh báo lỗi là Dừng . Bạn cũng có thể chọn Cảnh báo hoặc Thông tin . Đối với ví dụ này, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định là Dừng trong danh sách thả xuống Kiểu .

Nhập Tiêu đề và thông báo Lỗi cho Cảnh báo Lỗi . Tốt nhất là giữ cho thông báo lỗi ngắn gọn và đầy đủ thông tin. Bấm OK .

Sử dụng danh sách thả xuống mới của bạn

Bây giờ, khi bạn nhấp vào ô mà bạn đã thêm danh sách xác thực dữ liệu, một danh sách thả xuống sẽ hiển thị và bạn có thể chọn một tùy chọn.

Nếu bạn đã thêm Thông báo đầu vào vào danh sách thả xuống, nó sẽ hiển thị khi bạn chọn một ô chứa danh sách thả xuống.

Nếu bạn cố gắng nhập một tùy chọn không khớp với bất kỳ tùy chọn đặt trước nào, thì Cảnh báo lỗi bạn đã thiết lập sẽ hiển thị trên hộp thoại.

Bạn đã sử dụng danh sách thả xuống trong Excel như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận. Ngoài ra, hãy xem các mẹo Microsoft Office khác  và hướng dẫn của chúng tôi để tạo menu thả xuống trong Google Trang tính .