Cách tạo nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối trong Outlook

Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một nhóm người trong Outlook, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho mình bằng cách tạo một  nhóm liên hệ mới . Nhóm liên hệ (còn được gọi là nhóm email, danh sách phân phối  hoặc danh sách liên hệ ) cho phép bạn thêm đồng thời một nhóm địa chỉ vào email của mình. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian vì không cần thêm từng người một.

Nó cũng làm giảm nguy cơ thêm ai đó do nhầm lẫn hoặc sử dụng sai địa chỉ email. Tại đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm liên hệ trong Microsoft Outlook trên máy tính để bàn cũng như trên web.

Cách tạo nhóm liên hệ trong Outlook trên PC hoặc Mac

Nếu đang sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn trên PC hoặc Mac, bạn có thể tạo một nhóm liên hệ mới bằng cách làm theo các bước sau:

1. Khởi chạy ứng dụng và nhấp vào  biểu tượng Mọi người  (Danh bạ).
2. Chuyển đến tab Trang đầu và nhấp vào Nhóm Liên hệ Mới trong ruy-băng.
3. Đặt Tên cho nhóm của bạn ở trên cùng.
4. Bấm Thêm Thành viên trong ruy-băng và chọn Từ Danh bạ Outlook hoặc Từ Sổ Địa chỉ (tùy theo sở thích của bạn). Bạn cũng có thể điều chỉnh điều này trong menu tiếp theo, nếu cần.
5. Để thêm một thành viên cùng một lúc, hãy chọn họ trong danh sách và nhấp vào nút Thành viên ở dưới cùng bên trái. Ngoài ra, hãy nhấp đúp vào tên của họ.
6. Để thêm nhiều thành viên cùng một lúc, hãy giữ Ctrl khi bạn chọn từng người, sau đó nhấp vào Thành viên . Bạn có thể thêm cả cá nhân và nhóm. Để sử dụng một danh sách liên hệ khác, hãy nhấp vào menu thả xuống ở trên cùng bên phải bên dưới Sổ địa chỉ.
7. Khi bạn đã thêm mọi người vào nhóm liên hệ Outlook của mình, bạn sẽ thấy địa chỉ của họ ở bên phải nút Thành viên  . Bấm OK nếu bạn đã hoàn tất.
8. Xem lại tên nhóm và các thành viên, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng ở trên cùng bên trái khi bạn hoàn tất.
   
9. Nhóm mới sẽ xuất hiện trong danh sách Mọi người (hoặc Danh bạ) của bạn. Nhấp vào danh sách cho phép bạn xem các thành viên hiện tại. Bạn cũng có thể gửi email trực tiếp cho họ bằng cách nhấn Gửi email .

Cách chỉnh sửa nhóm liên hệ trong Outlook trên PC

Nếu bạn muốn thêm hoặc xóa thành viên của một nhóm liên hệ trong Outlook hoặc thay đổi tên của nhóm, hãy bấm chuột phải vào nhóm trong danh sách Mọi người (Liên hệ) của bạn và chọn Chỉnh sửa Liên hệ .

Sau đó, bạn sẽ thấy menu thiết lập nhóm liên hệ ban đầu xuất hiện. Từ đây, bạn có thể thay đổi tên của nhóm hoặc sử dụng các nút Thêm Thành viên hoặc Xóa Thành viên trong ruy-băng (nếu cần).

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Lưu & Đóng sau khi thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với nhóm.

Cách tạo danh sách liên hệ trong Outlook Online

Bạn cũng có thể tạo và duy trì danh sách liên hệ cho tài khoản Outlook của mình bằng cách sử dụng trang web Outlook. Các nhóm liên hệ ở đây hoạt động giống hệt như trong ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn, cho phép bạn gửi email cho một nhóm liên hệ thông thường.

Nếu bạn muốn tạo một nhóm liên hệ trong Outlook trực tuyến, hãy làm theo các bước sau:

1. Để bắt đầu, hãy mở trang web Outlook và đăng nhập.
2. Nhấp vào  biểu tượng Mọi người  trong điều hướng.
3. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Liên hệ mới ở trên cùng bên trái, sau đó nhấn Danh sách liên hệ mới .
4. Nhập tên danh sách Liên hệ .
5. Nhập tên hoặc địa chỉ email cho từng người bạn muốn đưa vào. Bạn có thể thêm cả cá nhân và nhóm.
6. Theo tùy chọn, nhập mô tả cho danh sách để giúp bạn nhớ mục đích của nhóm.
7. Nhấp vào Tạo .

Danh sách liên hệ của bạn sẽ xuất hiện trong danh sách liên hệ của bạn. Nó cũng sẽ xuất hiện trong phần Tất cả danh sách liên hệ của điều hướng Mọi người ở bên trái.

Như trước đây, bạn có thể xem các thành viên nhóm liên hệ của mình hoặc sử dụng nhóm để gửi email bằng cách nhấn Gửi email.

Cách chỉnh sửa danh sách liên hệ trong Outlook Online

Nếu bạn muốn thêm hoặc xóa thành viên nhóm liên hệ (hoặc thay đổi tên nhóm) trong Outlook trực tuyến, hãy bấm chuột phải vào nhóm trong danh sách Mọi người (Liên hệ) của bạn .

Từ menu, chọn Chỉnh sửa . Ngoài ra, hãy chọn nhóm của bạn, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa ở bên phải.

Bạn có thể thay đổi tên danh sách, nhập tên hoặc địa chỉ email để thêm thành viên khác hoặc nhấp vào biểu tượng X (ở bên phải thành viên) để xóa họ.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Lưu để hoàn tất việc thực hiện các thay đổi của bạn.

Cách gửi email đến nhóm liên hệ của bạn trong Outlook

Cho dù bạn sử dụng Outlook trên máy tính để bàn hay trên web, việc gửi email đến nhóm bạn tạo thật đơn giản.

Trong menu Soạn , bắt đầu bằng cách nhập tên của nhóm liên hệ vào trường Tới . Bạn sẽ thấy nhóm xuất hiện dưới dạng đề xuất — hãy chọn nhóm hoặc danh sách và nhóm đó sẽ xuất hiện trong trường.

Nếu bạn muốn mở rộng nó để xem tất cả các địa chỉ email của thành viên, hãy nhấp vào dấu cộng ở bên trái. Sau đó, bạn sẽ thấy mọi người trong nhóm hoặc danh sách trong trường Tới .

Tiết kiệm thời gian và giảm lỗi với các nhóm email trong Outlook

Bạn có thể tạo danh sách hoặc nhóm liên hệ Outlook cho những người bạn thân nhất, thành viên gia đình, đồng nghiệp hoặc nhóm dự án của mình. Tuỳ bạn! Nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian từ việc nhập tên hoặc địa chỉ email từng cái một, đảm bảo bạn đang gửi email đến đúng địa chỉ (và tránh mọi rủi ro tiềm ẩn).

Để biết thêm, hãy xem cách thêm liên hệ vào danh sách người gửi an toàn trong Outlook .