Cách tìm và thay thế văn bản trong Microsoft Word

Nếu bạn cần thay thế văn bản trong toàn bộ tài liệu Microsoft Word của mình , bạn không cần phải làm điều đó bằng tay. Sử dụng tính năng Tìm và Thay thế, bạn có thể định vị và thay đổi văn bản bạn muốn mà không cần thao tác thủ công.

Điều thú vị về tính năng này là bạn có thể làm cho nó chi tiết như bạn cần. Ví dụ: bạn có thể đặt nó đối sánh với mẫu chữ cái chính xác cho từ hoặc cụm từ của bạn và bỏ qua các dấu câu như dấu nháy đơn hoặc dấu gạch nối. Bạn cũng có thể yêu cầu công cụ thay thế tất cả các bản sao của văn bản phù hợp hoặc chỉ những bản cụ thể.

Đây là cách sử dụng Tìm và Thay thế trong Word để tiết kiệm thời gian cập nhật văn bản trong tài liệu của bạn.

Cách mở Tìm và Thay thế trong Microsoft Word

Khi tài liệu của bạn đang mở trong Word, hãy chuyển đến tab Trang đầu. Ở bên phải của dải băng, nhấp vào Thay thế . Bạn cũng có thể mở công cụ bằng cách sử dụng Tìm > Tìm nâng cao và chọn tab Thay thế .

Sử dụng Tìm và Thay thế Đơn giản

Nếu bạn muốn thực hiện tìm và thay thế nhanh chóng, cửa sổ đã sẵn sàng hoạt động. Nhập nội dung bạn muốn tìm và sau đó nhập nội dung bạn muốn thay thế. Bấm Tìm Tiếp theo để xem từng trường hợp được đánh dấu trong tài liệu của bạn, sau đó bấm Thay thế  chỉ để có kết quả bạn muốn.

Để thay thế mọi trường hợp cùng một lúc, hãy nhấp vào Thay thế tất cả . Bạn sẽ không thấy từng kết quả riêng lẻ, chỉ có một thông báo khi tất cả đã được thay thế cho bạn biết số lần thay thế.

Sử dụng Tìm và Thay thế Nâng cao

Khi từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm và thay thế yêu cầu thêm một chút, bạn có thể sử dụng các tùy chọn nâng cao. Trong cửa sổ Tìm và Thay thế, nhấp vào Thêm ở dưới cùng bên trái.

Sau đó, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn tìm kiếm bổ sung để tìm văn bản của mình. Đây chỉ là một vài ví dụ về cách các tùy chọn này có thể hữu ích.

So khớp chữ hoa : Tùy chọn này tìm cách viết hoa chữ cái chính xác cho từ hoặc cụm từ của bạn . Giả sử bạn chỉ muốn tìm và thay thế từ "Tu viện" chứ không phải "tu viện". Bằng cách chọn hộp này, công cụ sẽ chỉ xác định các trường hợp từ của bạn bằng chữ “A.” viết hoa.

Chỉ tìm toàn bộ từ : Tùy chọn này tìm các kết quả phù hợp là toàn bộ từ, không phải các phần của từ. Giả sử bạn muốn tìm từ "giường" và thay thế nó bằng "giường". Nhưng bạn cũng có “giờ đi ngủ” trong suốt tài liệu của mình. Bằng cách chọn hộp này, công cụ sẽ chỉ đánh dấu các trường hợp “giường” mà nó tồn tại một mình. Nó sẽ không làm nổi bật "giờ đi ngủ".

Âm thanh giống như (tiếng Anh): Tùy chọn này tìm các từ có âm thanh giống nhau. Vì vậy, nếu bạn chọn hộp này và tìm kiếm “Sally”, công cụ cũng sẽ đánh dấu các trường hợp của từ “Salli”, “Sallie” và “Sallee”. Điều này rất hữu ích nếu bạn viết sai tên chính tả hoặc sử dụng sai từ.

Bỏ qua các ký tự dấu câu : Tùy chọn này sẽ bỏ qua dấu câu trong từ hoặc cụm từ bạn đang tìm kiếm. Giả sử bạn muốn thay thế "từ khóa" bằng "từ khóa" nhưng cũng có các trường hợp của "từ khóa" trong tài liệu của bạn. Bằng cách chọn hộp này, nó sẽ đánh dấu cả hai vì nó bỏ qua dấu gạch ngang trong “key-word”.

Đây chỉ là một số ví dụ về cách các tùy chọn Tìm và Thay thế nâng cao có thể hữu ích trong Word. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn bổ sung như tìm tất cả các dạng từ, bỏ qua khoảng trắng và sử dụng các ký tự đại diện theo sở thích của bạn.

Khi bạn tìm thấy văn bản bạn muốn thay thế, hãy nhấn vào nút Thay thế hoặc Thay thế Tất cả như được mô tả trước đó.

Tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro lỗi

Tính năng Tìm và Thay thế có thể hữu ích cho bất kỳ tài liệu nào, nhưng đặc biệt đối với những tài liệu dài dòng mà bạn có nhiều văn bản cần xem lại. Vì vậy, nếu bạn cần cập nhật các từ, cụm từ hoặc tên, hãy xem tính năng tiện lợi này.

Để biết thêm, hãy xem cách sử dụng Tìm và Thay thế để cập nhật định dạng trong tài liệu Word hoặc Excel của bạn.