Làm cách nào để dễ dàng thêm trang tính Excel và tài liệu Word vào trang chiếu PowerPoint?

Các Phương Pháp Chèn Dữ Liệu Excel Vào PowerPoint

Có 3 phương pháp chính để đưa dữ liệu Excel vào slide PowerPoint:

Dán liên kết

Thao tác này sẽ chèn dữ liệu dưới dạng đối tượng Excel trực tiếp và luôn được liên kết với bảng tính gốc. Mọi thay đổi được thực hiện đối với tệp Excel sẽ tự động cập nhật trong PowerPoint.

Dán giá trị

Thao tác này sẽ dán một bản sao tĩnh của dữ liệu vào PowerPoint, ngắt liên kết tới Excel. Không thể chỉnh sửa dữ liệu sau khi chèn.

Dán ảnh

Thao tác này sẽ dán vùng chọn Excel dưới dạng hình ảnh trong PowerPoint. Bạn mất khả năng định dạng nhưng có được các tùy chọn chỉnh sửa hình ảnh.

Chèn toàn bộ bảng tính Excel

Để chèn toàn bộ bảng tính dưới dạng đối tượng Excel có thể chỉnh sửa:

• Trong PowerPoint, chuyển đến  tab Insert  và nhấp vào Object.
• Bây giờ từ  Object > Create from File .
• Duyệt đến và chọn tệp Excel.
• Chọn  hộp Liên kết tới tập tin  .
• Bấm vào  đồng ý .

Thao tác này sẽ nhúng bảng tính dưới dạng đối tượng mà bạn có thể thay đổi kích thước hoặc nhấp đúp để chỉnh sửa trong Excel sau này. Mọi thay đổi được thực hiện sẽ tự động cập nhật.

Liên kết dữ liệu Excel một phần

Thay vì chèn toàn bộ bảng tính, bạn có thể chỉ muốn liên kết một phạm vi ô hoặc biểu đồ nhất định.

Để liên kết một phần của tệp Excel:

• Trong Excel, sao chép phạm vi hoặc biểu đồ bạn muốn chèn.
• Trong PowerPoint, dán vùng chọn.

• Chọn  Dán liên kết  và chọn  Đối tượng bảng tính Microsoft Excel  hoặc  Đối tượng biểu đồ Microsoft Excel  trong hộp thoại.
• Bấm vào  đồng ý .

Bây giờ nội dung này sẽ được liên kết động với tệp Excel nguồn.

Chèn dữ liệu Excel không có liên kết

Nếu không cần kết nối trực tiếp, bạn có thể nhúng hoặc dán dữ liệu Excel vào PowerPoint mà không cần liên kết:

• Chỉ sao chép và dán các giá trị để xóa tất cả công thức và định dạng.
• Sao chép và dán dưới dạng ảnh để chèn ảnh chụp màn hình của vùng chọn.
• Sao chép và dán bằng cách sử dụng “Giữ định dạng nguồn” để giữ lại định dạng Excel.
• Bấm đúp vào một đối tượng được liên kết và chọn “Ngắt liên kết” để cắt kết nối của nó với Excel.

Những phương pháp này cho phép bạn sử dụng lại dữ liệu Excel mà không cần cập nhật. Các giá trị, định dạng và hình ảnh sẽ giữ nguyên sau khi chèn chúng.

Cân nhắc về định dạng

Khi chèn dữ liệu Excel vào PowerPoint, bạn có thể lựa chọn giữ lại định dạng nguồn từ Excel hoặc lấy định dạng chủ đề PowerPoint:

• Để làm cho nội dung được chèn hòa quyện với chủ đề PowerPoint và thiết kế trang chiếu của bạn, hãy dán bằng cách sử dụng “Sử dụng chủ đề đích” hoặc định dạng nội dung đó sau khi chèn.
• Để giữ lại tất cả các định dạng Excel, chẳng hạn như màu sắc, phông chữ, đường viền, hãy dán bằng “Giữ định dạng nguồn”.

Hãy xem xét tùy chọn nào giúp dữ liệu Excel tích hợp liền mạch nhất vào bản trình bày của bạn.

Sửa đổi biểu đồ Excel sau khi chèn

Nếu bạn muốn điều chỉnh các thành phần của biểu đồ Excel trong PowerPoint, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ đã chèn và chọn  Chỉnh sửa dữ liệu  để mở bảng tính Excel. Từ đây bạn có thể:

• Thay đổi nguồn dữ liệu và chọn lại ô.
• Chuyển đổi dữ liệu hàng hoặc cột được sử dụng cho các trục biểu đồ.
• Sửa đổi nhãn, chú giải và các thành phần biểu đồ khác.
• Cập nhật màu sắc, màu tô và kiểu dáng.

Sau khi chỉnh sửa, hãy lưu file Excel để xem những thay đổi được áp dụng trong slide PowerPoint của bạn.

Điều chỉnh kích thước và vị trí

Sau khi chèn vào slide, bạn có thể thay đổi kích thước, xoay hoặc định vị lại đối tượng Excel giống như bất kỳ thành phần PowerPoint nào khác.

• Lấy một tay cầm định cỡ góc để làm cho nó lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
• Nhấp và kéo để di chuyển vị trí của nó.
• Xoay đối tượng bằng cách nhấp vào vòng tròn màu xanh lá cây phía trên đối tượng đó và kéo.

Đảm bảo các bảng và biểu đồ dữ liệu có kích thước phù hợp để khán giả có thể hiểu rõ thông tin.

Khắc phục sự cố tích hợp Excel

Nếu liên kết bị hỏng hoặc dữ liệu Excel không được nhập chính xác, dưới đây là một số điều cần kiểm tra:

• Xác minh tệp Excel nguồn chưa được mở trong một ứng dụng khác như Excel. Đóng mọi trường hợp đang mở.
• Đối với các liên kết, hãy đảm bảo bảng tính gốc được lưu sau khi thực hiện các thay đổi để cập nhật phản ánh trong PowerPoint.
• Kiểm tra xem tham chiếu ô và phạm vi được đặt tên có thay đổi trong sổ làm việc Excel hay không. Liên kết lại nếu cần thiết.
• Hãy thử chỉ sao chép và dán các giá trị để xóa các công thức và định dạng Excel phức tạp.
• Nếu dán các tập dữ liệu lớn, hãy chuyển sang Bảng Excel để duy trì các tham chiếu ô.

Với những mẹo này, bạn có thể khéo léo tích hợp dữ liệu Excel vào bản trình bày PowerPoint của mình. Nhập số liệu, giá trị và bảng từ Excel giúp bạn trực quan hóa thông tin chính từ bảng tính trong trang chiếu của mình dễ dàng hơn.