Làm cách nào để thêm sơ đồ luồng quy trình vào ứng dụng Office 365/2016/2019?

Áp dụng cho: Word, PowerPoint 2019, 365, 2016 ,; Windows 7,8,10 và macOS.

Đây là một câu hỏi mà chúng tôi đã nhận được cách đây một thời gian:

Tôi đang thực hiện một báo cáo cho giám đốc kinh doanh của mình, trong đó tôi muốn mô tả một quy trình đơn giản. Tôi đã xem một số ví dụ trực tuyến. Tôi đoán câu hỏi của tôi là liệu tôi có thể sử dụng Microsoft PowerPoint hoặc Word để tạo biểu đồ của mình và sau đó thêm nó vào báo cáo hay không. Tôi hiểu rằng Microsoft có một phần mềm tên là Visio tập trung vào biểu đồ? Có công cụ tạo mẫu trong các ứng dụng Office 365 khác hay chỉ trong Visio không?

Thông thường, cách tốt nhất để mô tả các quy trình kinh doanh phức tạp trong một tài liệu hoặc bản trình bày là sử dụng lưu đồ (thay vì danh sách được đánh số chẳng hạn). Tương tự như vậy, lưu đồ rất tốt để hình dung các quy trình ra quyết định.

Khi làm việc với các ứng dụng Microsoft Office và cụ thể hơn là với Word, Excel và PowerPoint, bạn có thể sử dụng thư viện mẫu Đồ họa nghệ thuật thông minh để dễ dàng tạo sơ đồ luồng bằng cách sử dụng lại các mẫu được xác định trước được cung cấp như một phần của Office Thượng hạng. Điều này là khá tốt đẹp tiết kiệm thời gian.

Chèn sơ đồ lưu đồ vào Word, PowerPoint và Excel

Đây là quy trình hướng dẫn chi tiết mà tôi muốn giới thiệu bằng Word 2016, mặc dù nó hoàn toàn có thể áp dụng cho các phiên bản Microsoft Office mới hơn.

• Điều hướng đến vị trí trong tài liệu Word của bạn mà bạn muốn chèn biểu đồ quy trình của mình.
• Nhấn Chèn và chọn Nghệ thuật Thông minh .
• Chọn phần Quy trình và chọn một mẫu lưu đồ cụ thể. Ví dụ, chúng tôi đã chọn một quy trình khối liên tục.

• Tiếp theo, nhấn OK .
• Sử dụng ngăn Nghệ thuật thông minh ở phía bên trái, chỉ định tên cho từng bước sơ đồ

• Lưu ý rằng bạn có thể xác định các bước bổ sung nếu cần.
• Sau khi hoàn tất, bạn có thể muốn sử dụng các chức năng của tab Thiết kế để thay đổi màu sắc hoặc thiết kế của lưu đồ cũng như tùy chỉnh thiết kế đã chọn của bạn nếu cần bằng cách sử dụng tab Định dạng .

Như đã đề cập, bạn có thể sử dụng quy trình mà chúng tôi vừa nêu để chèn lưu đồ trong bản trình bày PowerPoint và bảng tính Excel.

Chèn biểu đồ luồng Visio

Microsoft Visio, có lẽ là công cụ tốt nhất và hoàn chỉnh nhất để lập biểu đồ được bao gồm trong bộ Microsoft Office. Nếu bạn có quyền truy cập vào Visio, bạn có thể sử dụng nó để tạo các sơ đồ trông chuyên nghiệp, sau đó bạn có thể nhúng vào Word, Excel và PowerPoint dưới dạng lưu đồ.

Tạo lưu đồ với VBA

Một số độc giả đã hỏi liệu có thể tạo biểu đồ luồng nhúng (hoặc các sơ đồ khác) bằng cách sử dụng macro do người dùng ghi lại hoặc lập trình bằng thủ tục Visual basic hay không. Câu trả lời là có, và chúng tôi sẽ sớm đề cập đến vấn đề đó trong một bài đăng khác sẽ được liên kết từ đây.

Trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngại để lại bình luận cho chúng tôi.