Macro Word ngoài trình ghi Macro: Hướng dẫn Macro Office 2016, 365/2019 và các ví dụ hữu ích

Khả năng áp dụng: Word 365, 2019, 2016; Hệ điều hành Windows và MAC OS X.

Đây là câu hỏi của một độc giả ::

Tôi là một giáo viên thường sử dụng Word 2019 để viết tài liệu của mình. Tôi thường xuyên cần thay đổi phông chữ và kích thước của các đoạn tài liệu của mình. Có cách nào để tự động hóa công việc của tôi với Macro, để tôi có thể sửa đổi đoạn tài liệu của mình bằng một cú nhấp chuột không? Tôi chắc chắn rằng điều này sẽ giúp tôi tiết kiệm vài giờ mỗi tuần, tôi sẽ sẵn sàng đầu tư vào các nhiệm vụ khác.

Cảm ơn câu hỏi của bạn. Ưu điểm chính của Macro là chúng cho phép bạn tự động hóa các tác vụ của mình trong các ứng dụng Microsoft Office. Macro có thể được ghi lại hoặc được mã hóa theo cách thủ công bằng Visual Basic for Applications (VBA). Word cung cấp một trình ghi Macro cho phép bạn phát triển các tập lệnh tự động hóa mà không cần mã hóa. Nếu bạn mới bắt đầu với tự động hóa, đây có thể là một giải pháp đủ tốt. Điều đó nói rằng, với một chút kiến ​​thức VBA, bạn có thể viết các Macro hiệu quả và mạnh mẽ.

Bật tab nhà phát triển trong Word

Nếu bạn không thấy tab Nhà phát triển trong Ruy-băng Microsoft Word, bạn sẽ cần thiết lập môi trường phát triển Macro của mình.

• Mở một tài liệu Word mới. Trong trường hợp bạn muốn làm việc trên một tệp hiện có, hãy đảm bảo rằng bạn có một bản sao để sao lưu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
• Bây giờ, hãy tiếp tục và làm cho menu nhà phát triển hiển thị trong Ribbon .

Ghi Macro Word - một ví dụ thực tế

• Bây giờ, hãy nhấn vào tab Nhà phát triển mới được thêm vào.
• Chuyển đến nhóm nút Mã .

• Nhấn nút Ghi Macro để gọi chức năng ghi Macro.

• Xác định tên có ý nghĩa cho Macro của bạn. Lưu ý: Vì tên bạn cung cấp sẽ được sử dụng trong mã VBA được tạo tự động, Đảm bảo không có khoảng trắng trong tên Macro.

•  Lưu ý: Mặc dù có thể gán Macro cho các nút, để đơn giản, chúng tôi sẽ chạy Macro theo cách thủ công qua tab Chế độ xem hoặc tab Nhà phát triển.

• Thực hiện trình tự các bước bạn muốn ghi lại. Trong trường hợp này, bạn sẽ ghi lại các bước sau:
  • Chọn một đoạn cụ thể trong tài liệu của bạn.
  • Chuyển đến tab Trang chủ .
  • Đặt phông chữ thành Times New Roman.
  • Đặt Kích thước Phông chữ thành 16.
  • Căn giữa Văn bản của bạn bằng cách nhấn Ctrl + E.
• Sau khi Hoàn tất, quay lại tab Nhà phát triển và nhấn Dừng ghi .
• Bây giờ chúng ta hãy xem mã VBA được tạo tự động. Nhấn Macro và sau đó đánh dấu Macro Tự động Định dạng và nhấn Chỉnh sửa .

• Đóng VBA Editor.

Lưu công việc của bạn trong một mẫu Word Macro hỗ trợ

• Nhấn vào Tệp , sau đó nhấn Lưu dưới dạng .
• Trong hộp thoại Lưu dưới dạng bên phải, xác định vị trí lưu của bạn và đặt tên có ý nghĩa cho Sổ làm việc của bạn.

• Chọn Word Macro Enabled Document làm loại tài liệu của bạn. Lưu ý: Tài liệu Word của bạn sẽ được lưu với hậu tố .docm.
• Nhấn nút Lưu .

Thực thi macro của bạn

• Mở tài liệu Word của bạn.
• Chọn Đoạn văn bạn muốn định dạng tự động. Đây chỉ là một ví dụ, đây là đoạn tôi đã chọn:

• Chuyển đến tab Xem .
• Nhấn vào nút Macros .
• Chọn Macro Tự động Định dạng của bạn
• Nhấn Run - điều này sẽ áp dụng macro trên đoạn đã chọn.
• Voi'la, kết quả tốt đẹp!

  

Gán Macro của bạn cho các Nút hoặc phím tắt

Lưu ý: Đây là bước tùy chọn nên được thử sau khi bạn đã làm theo hướng dẫn ghi Macro ở trên.

OK, cho đến nay, chúng tôi đã làm việc cơ bản về Macro. Bây giờ đã đến lúc cải thiện một chút khả năng sử dụng Macro của chúng ta trong tài liệu Word. Hãy để tôi chỉ cho bạn cách bạn có thể kết hợp Macro của mình với một nút truy cập nhanh, để bạn có thể khởi chạy nó dễ dàng hơn.

• Nhấp chuột phải vào Ruy-băng và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
• Hộp thoại Word Options sẽ xuất hiện.
• Trong menu thả xuống Chọn lệnh từ, hãy chọn Macro.
• Đánh dấu Macro của bạn và nhấn nút Thêm >> để thêm lối tắt cho Macro của bạn vào Thanh công cụ truy cập nhanh .

• Nhấn nút Modify… để xác định một biểu tượng phù hợp cho Macro của bạn.
• Xác định tên hiển thị cho nút của bạn.
• Nhấn OK .
• Bây giờ, bạn có thể khởi chạy Macro của mình từ Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, ngay phía trên Ruy-băng.

Lưu ý: Bạn có thể kết hợp Macro Word của mình không chỉ với các nút truy cập nhanh mà còn với các nút lệnh được nhúng trong tài liệu của bạn và các phím tắt tùy chỉnh cụ thể.

Tạo Macro Word bằng VBA

Với một số kỹ năng viết mã Visual Basic for Applications đơn giản, chúng ta có thể chỉnh sửa macro và viết chương trình để tự động hóa các loại công việc khác nhau bằng VBA.

Lưu ý thêm: FYI - một số ứng dụng Microsoft Office, chẳng hạn như Powerpoint và Outlook, không tích hợp sẵn trình ghi macro. Do đó, viết VBA là bắt buộc để viết macro Powerpoint và tự động hóa Outlook.

• Để chỉnh sửa macro, hãy nhấp vào  tab Nhà phát triển  và chọn Macro trong tùy chọn mã.
• Nhấp vào macro và chọn  Chỉnh sửa .
• Trình chỉnh sửa Visual Basic cho ứng dụng sẽ mở ra.
• Giả sử rằng chúng ta muốn chỉnh sửa thủ công Macro mà chúng ta đã ghi ở bước trước, để Word không chỉ đặt Kích thước, phông chữ và căn chỉnh của đoạn mà còn cả màu sắc.
• Đặt màu của một phần có thể đạt được bằng cách sử dụng lệnh VBA sau:

[code] Selection.Font.Color [/ code]

• Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ muốn đặt nó thành màu xanh lam ngẫu nhiên, vì vậy chúng tôi sẽ nối đoạn mã sau vào macro đã ghi của chúng tôi:

[code] Selection.Font.Color = 16737792 [/ code]

• Đây là cách mã VBA của bạn trông như thế nào:

• Trong VBA Editor, nhấn Tệp và sau đó Lưu .
• Quay lại tài liệu của bạn, chạy Macro của bạn trên một đoạn văn và quan sát sự thay đổi màu phông chữ.

• Voi'la!

Ví dụ về Word Macro hữu ích mà bạn có thể viết

Kể từ khi xuất bản hướng dẫn này, nhiều độc giả đã yêu cầu cung cấp các ví dụ chuyên sâu hơn về Word Macro. Danh sách này bao gồm các tác vụ phổ biến nhất mà bạn có thể tự động hóa bằng Visual Basic trong Word. Chúng ta bắt đầu:

Tạo và lưu tài liệu mới

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Lưu ý: Khi tạo tài liệu mới, bạn có thể chỉ định mẫu (tệp .dotm / .dotx) bạn muốn sử dụng. Các mẫu thường được lưu trữ tại: C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Mở tài liệu Word bằng VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Đóng một / tất cả các tài liệu đang mở

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Lưu Word dưới dạng PDF

Dưới đây là cách dễ dàng tự động lưu tài liệu Word dưới dạng tệp PDF.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Chèn đầu trang và chân trang

Mã này đặt đầu trang và chân trang của trang đầu tiên tài liệu Word của bạn.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Ý tưởng Macro Word bổ sung

Dưới đây là một vài ý tưởng khác mà chúng tôi sẽ đăng trong tương lai sắp tới.

1. Tìm và Thay thế (Phương pháp Thực thi)
2. Chèn một đoạn văn (trước và sau một lựa chọn)
3. In tài liệu theo chương trình
4. Làm việc với bảng

Điều này kết thúc hướng dẫn của chúng tôi cho ngày hôm nay. Như bạn vừa thấy, có rất nhiều việc phải làm với trình ghi macro Word và Macro VBA trong Word. Trong trường hợp bạn đang tìm kiếm trợ giúp cụ thể hơn ngoài phạm vi của hướng dẫn này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua biểu mẫu liên hệ của chúng tôi .