Mẫu Ma trận Ủy quyền Nhiệm vụ Đơn giản trong Word dành cho Quản lý Nhóm Nhỏ

Ma trận ủy quyền nhiệm vụ hữu ích nhất cho một nhóm nhỏ thường đơn giản hơn so với biểu đồ quản lý dự án đầy đủ. Cung cấp cho mỗi nhiệm vụ một người chịu trách nhiệm rõ ràng, nêu rõ mức độ quyền hạn mà người đó có, xác định kết quả bạn mong đợi, đặt ngày đến hạn và thống nhất lịch kiểm tra tiếp theo. Nếu năm yếu tố này hiển thị rõ ràng trong một bảng Word, hầu hết các nhà quản lý có thể giảm bớt hai câu hỏi gây ra nhiều xung đột nhất: “Ai chịu trách nhiệm cho việc này?” và “Tôi được phép quyết định những gì mà không cần hỏi?”

Đây không phải là một tiêu chuẩn quản lý phổ quát, và nó cũng không tự động giống với biểu đồ RACI. Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ (OPM) mô tả ủy quyền là việc giao nhiệm vụ đồng thời cấp quyền hạn phù hợp, cung cấp nguồn lực và đưa ra phản hồi kịp thời. Hướng dẫn giám sát của cơ quan này cũng khuyến nghị xem xét kỹ năng, kinh nghiệm, nhu cầu phát triển, sở thích, khối lượng công việc và sự công bằng khi lựa chọn những gì cần ủy quyền và ủy quyền cho ai. Đó là một nền tảng tốt hơn cho bảng ủy quyền của nhóm nhỏ so với việc chỉ đơn thuần đặt tên cạnh các nhiệm vụ. Xem khung giám sát và quản lý của OPM.

Mẫu ma trận ủy quyền nhiệm vụ sẵn sàng sao chép

Đối với một nhóm gồm khoảng hai đến tám người với số lượng nhiệm vụ lặp lại hoặc nhiệm vụ dự án có thể quản lý được, hãy bắt đầu với cấu trúc này:

Các tên và ngày tháng ở trên chỉ là ví dụ. Phần quan trọng là logic của các cột.

Tại sao các cột này lại quan trọng

Nhiệm vụ / Sản phẩm đầu ra: mô tả kết quả, không chỉ là hoạt động

“Làm việc cho bản tin” rất khó ủy quyền vì vạch đích không rõ ràng. “Soạn thảo bản tin khách hàng tháng Chín và chuyển đi để phê duyệt cuối cùng” dễ quản lý hơn vì đầu ra có thể được kiểm tra.

Sử dụng cách tiếp cận này khi: nhiệm vụ có một kết quả hữu hình mà người khác có thể nhận ra là đã hoàn thành.

Thay đổi cách diễn đạt khi: nhiệm vụ thực sự là một trách nhiệm liên tục, chẳng hạn như giám sát hộp thư đến. Trong trường hợp đó, hãy xác định kỳ vọng dịch vụ: “Giám sát hộp thư hỗ trợ vào các ngày trong tuần; xác nhận các tin nhắn ưu tiên trong vòng hai giờ làm việc.”

Người chịu trách nhiệm: một người nên biết rằng họ đang thúc đẩy nhiệm vụ

Một nhiệm vụ có thể liên quan đến nhiều người, nhưng ma trận ủy quyền nên xác định người được kỳ vọng sẽ thúc đẩy nó tiến lên. Viết “Nhóm Marketing” làm người chịu trách nhiệm thường tái tạo lại sự mơ hồ mà ma trận được cho là phải giải quyết.

Hướng dẫn ủy quyền của OPM nhấn mạnh việc phân công trách nhiệm theo cách hỗ trợ hiệu quả của nhóm và cá nhân, đồng thời khớp ủy quyền với các yếu tố như kỹ năng, kinh nghiệm, sự phát triển và khối lượng công việc. Điều đó có nghĩa là “người nhanh nhất” không nên tự động nhận mọi nhiệm vụ quan trọng.

Sử dụng cách tiếp cận này khi: một thành viên trong nhóm có thể điều phối công việc ngay cả khi những người khác đóng góp.

Xem xét lại việc phân công khi: người chịu trách nhiệm thiếu thông tin, quyền truy cập, quyền hạn, thời gian hoặc sự hỗ trợ cần thiết để thành công. Ủy quyền trách nhiệm mà không có khả năng thực tế để hành động không phải là ủy quyền rõ ràng.

Quyền hạn được ủy quyền: nói rõ người đó có thể quyết định điều gì

Đây là cột làm cho ma trận ủy quyền khác với danh sách nhiệm vụ cơ bản. “Quyền hạn” có nghĩa là các quyết định mà người được giao nhiệm vụ được phép đưa ra khi hoàn thành nhiệm vụ.

Bạn không cần một thang đo chính thức phức tạp. Các nhãn bằng ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu hơn đối với một nhóm nhỏ. Các ví dụ bao gồm:

• Quyết định trong phạm vi: người chịu trách nhiệm có thể đưa ra các quyết định nhiệm vụ bình thường mà không cần phê duyệt, miễn là các giới hạn đã nêu được tôn trọng.
• Thực hiện kế hoạch đã phê duyệt: phương pháp tiếp cận đã được quyết định; người chịu trách nhiệm thực hiện và xử lý các chi tiết thường xuyên.
• Đề xuất; quản lý quyết định: người chịu trách nhiệm điều tra và đưa ra đề xuất, nhưng quản lý giữ quyền quyết định cuối cùng.
• Leo thang các ngoại lệ: người chịu trách nhiệm hành động bình thường cho đến khi vượt qua một ngưỡng xác định, chẳng hạn như chi phí trên 500 đô la, bỏ lỡ thời hạn, lo ngại về pháp lý hoặc thay đổi ảnh hưởng đến khách hàng.

Các nhãn này là những ví dụ thực tế, không phải là một khung ủy quyền chính thức. Hãy tùy chỉnh chúng cho tổ chức của bạn.

Sử dụng cách tiếp cận này khi: các thành viên trong nhóm thường xuyên dừng công việc để hỏi xem họ có thể đưa ra quyết định hay không.

Thêm một ranh giới cụ thể khi: quyết định liên quan đến tiền bạc, cam kết với khách hàng, ngoại lệ chính sách, bảo mật, điều khoản pháp lý, nhân sự hoặc một lĩnh vực khác mà quyền hạn không nên được ngầm hiểu.

Ngày đến hạn và Lịch kiểm tra: tách biệt vạch đích khỏi điểm phản hồi

Ngày đến hạn cho người chịu trách nhiệm biết khi nào kết quả được mong đợi. Lịch kiểm tra là một thời điểm sớm hơn để xem xét tiến độ, gỡ rối cho công việc hoặc sửa chữa các giả định.

Sự phân biệt này quan trọng vì ủy quyền tốt không giống như biến mất cho đến hạn chót. OPM bao gồm rõ ràng sự hỗ trợ và phản hồi kịp thời, khách quan trong mô tả của họ về ủy quyền hiệu quả.

Sử dụng một lịch kiểm tra khi: nhiệm vụ ngắn, quen thuộc và rủi ro thấp.

Sử dụng các mốc quan trọng thay thế khi: công việc dài, không quen thuộc, tốn kém, phụ thuộc vào các bên bên ngoài hoặc khó đảo ngược.

Tiêu chí thành công: định nghĩa “đủ tốt” có nghĩa là gì

Một thời hạn mà không có tiêu chí chất lượng khuyến khích các cách hiểu khác nhau. Đối với một báo cáo, tiêu chí thành công có thể bao gồm các phần bắt buộc và nguồn dữ liệu. Đối với một thiết kế, chúng có thể bao gồm kích thước, ràng buộc thương hiệu và yêu cầu phê duyệt. Đối với một nhiệm vụ vận hành, chúng có thể chỉ định thời gian phản hồi hoặc dung sai lỗi.

Giữ cho các tiêu chí có thể quan sát được. “Làm cho nó chuyên nghiệp” khó xác minh. “Sử dụng mẫu đã phê duyệt, chứa các số liệu hiện tại, không có bình luận chưa giải quyết và được giao dưới dạng PDF” rõ ràng hơn.

Sử dụng cách tiếp cận này khi: chất lượng có thể được kiểm tra mà không chỉ dựa vào sở thích không nói ra của quản lý.

Có một cuộc trò chuyện thay vì thêm nhiều văn bản hơn khi: nhiệm vụ đòi hỏi sự phán đoán khó có thể giảm xuống thành một danh sách kiểm tra. Ma trận nên hỗ trợ quản lý, không cố gắng thay thế nó.

Khi nào bạn nên sử dụng RACI thay thế?

Ma trận RACI là một công cụ khác. Từ điển quản lý dự án hiện tại của PMI định nghĩa RACI là một loại ma trận phân công trách nhiệm sử dụng bốn trạng thái: Responsible (Người thực hiện), Accountable (Người chịu trách nhiệm), Consulted (Người được tham vấn), và Informed (Người được thông báo). Trong công việc dự án, điều đó có thể hữu ích khi nhiều vai trò chạm vào cùng một sản phẩm đầu ra và mọi người cần sự rõ ràng về ai thực hiện công việc, ai sở hữu kết quả, ai đưa ra ý kiến đóng góp và ai chỉ cần cập nhật. Xem Từ điển PMI về các thuật ngữ quản lý dự án.

Đối với một nhóm năm người phân công các nhiệm vụ hàng ngày, RACI có thể là cấu trúc nhiều hơn mức bạn cần. Một ma trận người chịu trách nhiệm và quyền hạn đơn giản thường nhanh hơn để đọc. Đối với một đợt ra mắt trang web liên quan đến quản lý, nhà thiết kế, nhà phát triển, nhân viên QA, người xem xét pháp lý, khách hàng và nhà tài trợ điều hành, RACI có thể hữu ích hơn vì câu hỏi không còn đơn thuần là “Tôi đã ủy quyền việc này cho ai?” mà là “Tất cả các vai trò này tham gia như thế nào?”

Cách xây dựng ma trận trong Microsoft Word

Word là một lựa chọn hợp lý khi bạn muốn một tài liệu có thể in được, thân thiện với cuộc họp thay vì một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ trực tiếp. Hướng dẫn Word hiện tại của Microsoft hỗ trợ tạo bảng thông qua Chèn → Bảng; đối với bố cục lớn hơn, bạn có thể chọn số hàng và cột cần thiết. Xem hướng dẫn Chèn bảng của Microsoft.

Đối với mẫu đơn giản trong bài viết này, hãy tạo bảy cột:

1. Nhiệm vụ / Sản phẩm đầu ra
2. Người chịu trách nhiệm
3. Quyền hạn được ủy quyền
4. Ngày đến hạn
5. Lịch kiểm tra
6. Tiêu chí thành công
7. Trạng thái

Cung cấp nhiều chiều rộng hơn cho Nhiệm vụ / Sản phẩm đầu ra, Quyền hạn được ủy quyền và Tiêu chí thành công. Microsoft tài liệu hóa các điều khiển AutoFit của Word để vừa khớp các cột với nội dung của chúng hoặc với chiều rộng trang khả dụng. Xem hướng dẫn thay đổi kích thước bảng chính thức.

Nếu bảng trở nên đủ dài để vượt qua các trang, hãy chọn hàng đầu tiên và sử dụng Bố cục bảng → Lặp lại hàng tiêu đề. Microsoft lưu ý rằng các tiêu đề lặp lại xuất hiện trong Bố cục In và khi in, và chúng hoạt động qua các ngắt trang tự động. Xem Lặp lại tiêu đề bảng trên các trang tiếp theo.

Biến nó thành một mẫu Word có thể tái sử dụng

Nếu bạn dự định sử dụng ma trận nhiều lần, hãy giữ lại các tiêu đề, hướng dẫn và định dạng nhưng xóa các tên và ngày tháng cụ thể của dự án. Sau đó, lưu nó dưới dạng mẫu Word thay vì ghi đè liên tục cùng một tài liệu.

Hướng dẫn mẫu hiện tại của Microsoft cho biết Word có thể lưu một mẫu có thể tái sử dụng dưới dạng .dotx; một mẫu có bật macro sử dụng .dotm. Trên Word cho Mac, Microsoft tài liệu hóa Tệp → Lưu dưới dạng Mẫu và Mẫu Microsoft Word (.dotx). Xem tài liệu Tạo một mẫu của Microsoft.

Một tiêu đề mẫu hữu ích có thể chứa:

Một ví dụ về nhóm nhỏ: ủy quyền tốt trông như thế nào

Hãy tưởng tượng một nhóm marketing bốn người chuẩn bị một hội thảo trực tuyến cho khách hàng. Quản lý ủy quyền trang đích cho Taylor.

Một mục yếu là:

Nhiệm vụ: Trang đích
Người chịu trách nhiệm: Taylor
Đến hạn: Thứ Sáu

Một mục mạnh mẽ hơn là:

Nhiệm vụ: Xuất bản trang đích đăng ký hội thảo trực tuyến
Người chịu trách nhiệm: Taylor
Quyền hạn: Quyết định bố cục trong hệ thống thương hiệu hiện có; quản lý phê duyệt ngôn ngữ giá cả
Đến hạn: Thứ Sáu 3 giờ chiều
Lịch kiểm tra: Thứ Năm 11 giờ sáng
Tiêu chí thành công: Trang hoạt động trên thiết bị di động, biểu mẫu gửi chính xác, ngày/giờ sự kiện khớp với lời mời, bao gồm chân trang pháp lý đã phê duyệt
Trạng thái: Đang thực hiện

Phiên bản thứ hai không quản lý vi mô cách Taylor xây dựng trang. Nó làm rõ các ranh giới quan trọng và để chỗ cho sự phán đoán chuyên nghiệp.

Khi nào Word là công cụ phù hợp—và khi nào nó không còn đủ

Ma trận ủy quyền Word hoạt động tốt khi nhóm nhỏ, số lượng phân công đang hoạt động khiêm tốn, các nhiệm vụ được xem xét trong một cuộc họp định kỳ và tài liệu chủ yếu là tài liệu tham khảo chung hoặc bản in tay.

Giữ Word nếu mọi người có thể mở một tài liệu hiện hành và trả lời:

• Ai sở hữu mỗi nhiệm vụ quan trọng?
• Người đó có thể quyết định điều gì?
• Khi nào kết quả đến hạn?
• Khi nào tiến độ sẽ được kiểm tra?
• Kết quả nào được tính là hoàn thành?

Cân nhắc một bảng tính hoặc hệ thống quản lý nhiệm vụ khi ma trận thay đổi vài lần một ngày, nhiều người cập nhật nó đồng thời, các nhiệm vụ cần lời nhắc tự động, các phụ thuộc quan trọng, bạn cần lịch sử bình luận hoặc lịch sử kiểm toán, hoặc các nhà quản lý dành nhiều thời gian để định dạng lại bảng Word hơn là thảo luận về công việc.

Điểm mấu chốt không phải là một công cụ phần mềm “chuyên nghiệp hơn”. Công cụ tốt hơn là công cụ giữ cho quyền sở hữu và ranh giới quyết định luôn cập nhật mà không tạo ra sự quản trị không cần thiết.

Các lỗi phổ biến cần tránh

Giao trách nhiệm mà không có quyền hạn

Nếu ai đó sở hữu việc so sánh nhà cung cấp nhưng không thể liên hệ với các nhà cung cấp, truy cập giá cả hoặc đề xuất một lựa chọn, việc ủy quyền là không hoàn chỉnh. Thêm quyền truy cập và ranh giới quyết định cần thiết để hoàn thành công việc.

Chỉ ủy quyền công việc giá trị thấp

OPM bao gồm nhu cầu phát triển và sở thích trong số các tiêu chí khách quan mà các nhà quản lý có thể xem xét khi ủy quyền. Do đó, ủy quyền có thể là một công cụ phát triển, không chỉ là một cách để trút bỏ các nhiệm vụ thường xuyên. Khớp các nhiệm vụ thử thách với sự hỗ trợ và lịch kiểm tra phù hợp.

Sử dụng “mọi người” làm người chịu trách nhiệm

Cộng tác là có giá trị, nhưng sự tham gia chung không nên làm cho quyền sở hữu trở nên vô hình. Đặt một người vào cột Người chịu trách nhiệm và liệt kê những người đóng góp trong mô tả nhiệm vụ hoặc ghi chú nếu cần.

Viết thời hạn nhưng không có kết quả

“Đến hạn Thứ Sáu” không xác định những gì phải tồn tại vào Thứ Sáu. Ghép ngày với tiêu chí thành công.

Biến mọi nhiệm vụ thành một bài tập RACI

RACI hữu ích khi nhiều bên liên quan đóng các vai trò khác nhau xung quanh cùng một công việc. Đối với ủy quyền thường xuyên trong một nhóm nhỏ, ma trận đơn giản hơn thường dễ duy trì hơn.

Không bao giờ xem xét lại ma trận

Một biểu đồ phân công cũ kỹ còn tệ hơn không có biểu đồ vì nó trông có vẻ có thẩm quyền. Đặt một ngày xem xét trong tài liệu và cập nhật quyền sở hữu khi các ưu tiên, khối lượng công việc hoặc nhân sự thay đổi.

Kiểm tra cuối cùng trước khi bạn sử dụng mẫu

Đọc từng hàng như thể bạn là người được giao nhiệm vụ. Bạn nên có thể trả lời bốn câu hỏi mà không cần hỏi quản lý về bối cảnh ẩn: Tôi chịu trách nhiệm cho kết quả nào? Tôi có thể đưa ra những quyết định nào? Khi nào nó đến hạn? Điều gì sẽ cho chúng ta biết rằng nó đã được thực hiện tốt?

Nếu bất kỳ hàng nào không vượt qua bài kiểm tra đó, hãy sửa đổi việc phân công trước khi thêm nhiều định dạng hơn. Một ma trận ủy quyền nhiệm vụ đơn giản kiếm được giá trị của nó bằng cách giảm bớt sự mơ hồ, không phải bằng cách trông tinh vi. Word là đủ khi nhóm cần một tài liệu tham khảo ổn định, có thể in được; RACI hữu ích khi các tương tác vai trò trở nên phức tạp hơn; và một hệ thống nhiệm vụ trực tiếp trở thành lựa chọn tốt hơn khi ma trận thay đổi nhanh hơn mức một tài liệu có thể thực tế cập nhật.