Một công cụ theo dõi chi phí cho nhà thầu độc lập cần làm được nhiều hơn là chỉ cộng tổng các hóa đơn. Đối với một freelancer tại Mỹ, phiên bản hữu ích là một hồ sơ làm việc có thể trả lời nhanh chóng bốn câu hỏi: bạn đã chi tiêu những gì, tại sao nó liên quan đến kinh doanh, bằng chứng nào hỗ trợ cho nó, và nó có thể thuộc về đâu khi bạn chuẩn bị tờ khai thuế liên bang.
Tài liệu tham khảo này được thiết kế cho các chủ doanh nghiệp độc lập và nhà thầu độc lập muốn có một hệ thống đơn giản dạng bảng tính thay vì phần mềm kế toán đầy đủ. Đây không phải là lời khuyên thuế cá nhân hóa. Cách xử lý thuế phụ thuộc vào các sự kiện cụ thể của từng khoản chi phí, cấu trúc doanh nghiệp của bạn và luật hiện hành, vì vậy hãy sử dụng công cụ theo dõi để sắp xếp bằng chứng và sau đó xác minh các mục chưa chắc chắn với hướng dẫn của IRS hoặc một chuyên gia thuế có đủ điều kiện.
Cập nhật năm 2026: IRS đã thay đổi tỷ lệ quãng đường tiêu chuẩn kinh doanh tùy chọn trong năm. Tỷ lệ là 72,5 xu cho mỗi dặm kinh doanh từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 30 tháng 6 năm 2026, và 76 xu cho mỗi dặm kinh doanh từ ngày 1 tháng 7 đến ngày 31 tháng 12 năm 2026. Điều này làm cho ngày chuyến đi trở thành một trường quan trọng trong công cụ theo dõi, không chỉ là tổng số dặm hàng năm. Xem trang tỷ lệ quãng đường tiêu chuẩn của IRS và Thông báo IRS 2026-11.
IRS không yêu cầu hầu hết các doanh nghiệp nhỏ phải sử dụng một định dạng sổ sách cụ thể. Hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của họ cho biết bạn có thể chọn một hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của mình miễn là nó thể hiện rõ ràng thu nhập và chi phí. Hồ sơ điện tử được chấp nhận, nhưng chúng vẫn phải cung cấp một hồ sơ đầy đủ và chính xác có thể truy cập khi cần thiết. Xem hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của IRS và Tôi nên ghi lại các giao dịch kinh doanh của mình như thế nào?.
Đối với một mẫu bảng tính thực tế, một hàng cho mỗi giao dịch thường là cách tiếp cận gọn gàng nhất. Giữ danh mục thuế tách biệt với mô tả để bạn có thể thay đổi phân loại sau này mà không làm mất đi các sự kiện ban đầu.
| Cột theo dõi | Những gì cần nhập | Tại sao nó quan trọng |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày thanh toán hoặc phát sinh, nhất quán với phương pháp kế toán của bạn | Hỗ trợ xem xét hàng tháng và các quy định nhạy cảm về thời gian như thay đổi tỷ lệ quãng đường năm 2026 |
| Nhà cung cấp hoặc người nhận | Người bán, nền tảng, nhà thầu, chủ nhà, nhà vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ | Giúp đối soát ngân hàng và thẻ dễ dàng hơn |
| Mô tả | Bạn đã mua hoặc trả tiền cho cái gì | Giữ nguyên bản chất thực tế của giao dịch |
| Mục đích kinh doanh | Giải thích ngắn gọn về cách chi phí liên quan đến công việc của bạn | Giúp phân biệt chi tiêu kinh doanh với chi tiêu cá nhân |
| Danh mục | Quảng cáo, vật tư, dịch vụ pháp lý và chuyên nghiệp, du lịch, tiện ích, chi phí khác, v.v. | Cho phép bạn tóm tắt chi phí theo cấu trúc thân thiện với Mẫu C (Schedule C) |
| Số tiền | Tổng số tiền giao dịch | Cung cấp con số cơ sở cho việc ghi sổ |
| Tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh | 100% hoặc tỷ lệ kinh doanh được phân bổ khi thích hợp | Tách biệt việc sử dụng cá nhân và kinh doanh hỗn hợp |
| Số tiền kinh doanh | Số tiền × tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh | Tạo ra tổng số làm việc mà không xóa số tiền mua hàng ban đầu |
| Tài khoản thanh toán | Thẻ kinh doanh, tài khoản séc, tiền mặt, ứng dụng thanh toán hoặc nguồn khác | Hỗ trợ đối soát và giúp tìm bằng chứng thanh toán |
| Hóa đơn hoặc tài liệu | Tên tệp, đường dẫn đám mây hoặc ID hóa đơn | Kết nối hàng với bằng chứng hỗ trợ |
| Ghi chú | Khách hàng, dự án, người tham dự, phương pháp phân bổ hoặc các sự kiện bất thường | Ghi lại bối cảnh có thể khó nhớ vào thời điểm nộp thuế |
Một công cụ theo dõi hữu ích có thể phản ánh các danh mục rộng thường xuất hiện trên Mẫu C mà không giả định rằng mọi khoản mua hàng đều tự động đủ điều kiện để được khấu trừ. IRS tuyên bố rằng chi phí kinh doanh được khấu trừ thường phải vừa thông thường vừa cần thiết: phổ biến và được chấp nhận trong lĩnh vực của bạn, và hữu ích và phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Các phần cá nhân của chi phí hỗn hợp thường không được khấu trừ. Xem Ấn phẩm 334 của IRS, Hướng dẫn Thuế cho Doanh nghiệp Nhỏ.
| Danh mục làm việc | Ví dụ điển hình cho freelancer | Ghi chú theo dõi |
|---|---|---|
| Quảng cáo | Quảng cáo trả phí, tài liệu quảng cáo in ấn, tài trợ liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp | Ghi lại chiến dịch hoặc mục đích kinh doanh |
| Lao động hợp đồng | Thanh toán cho nhà thầu phụ hoặc trợ giúp tự do | Giữ hóa đơn và hồ sơ người nhận; tách biệt điều này với các khoản rút của chính bạn |
| Bảo hiểm | Trách nhiệm kinh doanh hoặc các phạm vi bảo hiểm kinh doanh đủ điều kiện khác | Không trộn lẫn các chính sách cá nhân vào cùng tổng số mà không phân bổ |
| Dịch vụ pháp lý và chuyên nghiệp | Kế toán, chuẩn bị thuế cho các vấn đề kinh doanh, dịch vụ pháp lý | Mô tả dịch vụ kinh doanh nhận được |
| Chi phí văn phòng và vật tư | Giấy, vật liệu vận chuyển, vật tư tiêu hao văn phòng nhỏ | Thiết bị có thể yêu cầu cách xử lý khác với vật tư thông thường |
| Phần mềm và đăng ký | Công cụ thiết kế, dịch vụ đám mây, quản lý dự án, chi phí tên miền hoặc SaaS | Ghi lại tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh đối với các đăng ký sử dụng hỗn hợp |
| Du lịch | Vé máy bay kinh doanh đủ điều kiện, chỗ ở, giao thông địa phương | Giữ điểm đến, ngày tháng và mục đích kinh doanh; các quy định chứng minh đặc biệt có thể áp dụng |
| Tiện ích và truyền thông | Điện thoại kinh doanh, internet hoặc các dịch vụ liên quan | Phân bổ sử dụng cá nhân và kinh doanh khi được yêu cầu |
| Phương tiện | Quãng đường kinh doanh hoặc chi phí phương tiện thực tế đủ điều kiện, tùy thuộc vào phương pháp sử dụng | Duy trì một nhật ký quãng đường riêng biệt với ngày, điểm đến, số dặm và mục đích kinh doanh |
| Chi phí khác | Các chi phí thông thường và cần thiết không phù hợp với danh mục đã liệt kê khác | Mô tả từng loại riêng biệt thay vì sử dụng một tổng số chung chung |
Hướng dẫn Mẫu C đã hoàn tất có sẵn từ IRS sẽ chi phối khi bạn thực sự nộp tờ khai. Tính đến ngày 11 tháng 9 năm 2026, IRS liệt kê Mẫu C năm 2026 là một mẫu thuế dự thảo, trong khi hướng dẫn Mẫu C năm 2026 chưa được liệt kê ở đó là bản cuối cùng. Do đó, một công cụ theo dõi nên dễ dàng ánh xạ lại nếu nhãn dòng hoặc hướng dẫn thay đổi trước mùa nộp thuế.
Đừng chôn các chuyến đi bằng phương tiện vào trong bảng chi phí thông thường. Sử dụng một tab quãng đường hoặc một phần dành riêng với ngày chuyến đi, điểm bắt đầu, điểm đến, mục đích kinh doanh và số dặm kinh doanh. Cấu trúc đó đặc biệt quan trọng trong năm 2026 vì tỷ lệ quãng đường kinh doanh của IRS thay đổi vào ngày 1 tháng 7.
| Giai đoạn 2026 | Tỷ lệ quãng đường tiêu chuẩn kinh doanh | Quy tắc theo dõi |
|---|---|---|
| Ngày 1 tháng 1 – Ngày 30 tháng 6, 2026 | 72,5¢ cho mỗi dặm kinh doanh | Chỉ áp dụng cho số dặm đủ điều kiện trong nửa đầu năm |
| Ngày 1 tháng 7 – Ngày 31 tháng 12, 2026 | 76¢ cho mỗi dặm kinh doanh | Áp dụng cho số dặm đủ điều kiện từ ngày 1 tháng 7 trở đi |
Tỷ lệ quãng đường tiêu chuẩn là tùy chọn và không phải là phương pháp chi phí phương tiện duy nhất có thể. Các quy tắc về đủ điều kiện và lựa chọn phương pháp rất quan trọng, vì vậy hãy sử dụng Ấn phẩm 463 của IRS cho các quy tắc về du lịch, quà tặng và chi phí xe hơi thay vì coi một công thức quãng đường là tự động.
Các freelancer thường sử dụng cùng một điện thoại, kết nối internet, máy tính, phương tiện hoặc đăng ký cho mục đích kinh doanh và cá nhân. Thiết kế bảng tính gọn gàng hơn giữ lại cả giao dịch đầy đủ và phân bổ kinh doanh.
Ví dụ, nếu một dịch vụ trị giá 100 đô la được hỗ trợ là 70% sử dụng cho kinh doanh, hãy giữ 100 đô la trong cột số tiền ban đầu, 70% trong cột sử dụng cho kinh doanh và 70 đô la trong cột số tiền kinh doanh. Thêm một ghi chú mô tả cách bạn xác định tỷ lệ phần trăm. Điều này bảo toàn giao dịch nguồn và làm cho điều chỉnh trở nên hiển thị thay vì âm thầm thay đổi số tiền trên hóa đơn.
Cách tiếp cận đó tuân theo nguyên tắc chung của IRS rằng một chi phí kinh doanh/cá nhân hỗn hợp nên được tách biệt và phần cá nhân thường không được khấu trừ. Nó cũng giúp việc xem xét dễ dàng hơn nếu phân bổ của bạn thay đổi sau khi bạn thu thập các hồ sơ tốt hơn.
Một mục nhập bảng tính là một bản tóm tắt, không phải bằng chứng cơ bản. Hướng dẫn của IRS xác định các tài liệu hỗ trợ như hóa đơn, biên lai, hóa đơn đã thanh toán, sao kê tài khoản, hồ sơ tiền gửi và séc đã hủy. Các tài liệu nên hỗ trợ số tiền và bản chất kinh doanh của giao dịch. Chi phí du lịch, quà tặng và ô tô có thể có các yêu cầu chứng minh bổ sung. Xem các trang của IRS về các loại hồ sơ nên giữ và gánh nặng chứng minh.
Một quy ước đặt tên hóa đơn đơn giản có thể tiết kiệm thời gian: 2026-07-18_vendor_84.20.pdf. Đặt cùng tên tệp đó vào hàng theo dõi. Lưu trữ hồ sơ theo năm và loại chi phí, và giữ tệp điện tử gốc hoặc bản quét dễ đọc thay vì chỉ dựa vào mô tả từ nguồn cấp dữ liệu ngân hàng.
Đừng chỉ nhập một tỷ lệ phần trăm tiền thuê nhà và tiện ích là “văn phòng tại nhà” chỉ vì bạn làm việc tại nhà. Các quy tắc đủ điều kiện được áp dụng. Tùy chọn đơn giản hóa của IRS thường sử dụng 5 đô la cho mỗi foot vuông sử dụng kinh doanh đủ điều kiện, tối đa 300 foot vuông, và nó không thay đổi các yêu cầu đủ điều kiện cơ bản. IRS cũng cung cấp một phương pháp thông thường dựa trên chi phí thực tế. Xem hướng dẫn văn phòng tại nhà đơn giản hóa của IRS.
Để theo dõi, hãy giữ các chi phí liên quan đến nhà trong một trang tính riêng biệt với tổng số tiền hàng năm, loại chi phí và bất kỳ thông tin phân bổ nào. Điều đó cung cấp cho bạn dữ liệu cần thiết để so sánh các phương pháp sau này mà không vội vàng coi mọi chi phí hộ gia đình là một khoản khấu trừ kinh doanh.
Công cụ theo dõi trở nên giá trị hơn khi nó bao gồm một bản tóm tắt hàng tháng theo danh mục. Hãy cộng tổng số tiền kinh doanh, không chỉ đơn thuần là số tiền mua hàng tổng thể, và so sánh nó với thu nhập tự do trong cùng kỳ. Điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn làm việc về lợi nhuận kinh doanh ròng trước các điều chỉnh thuế và giúp phát hiện các đăng ký trùng lặp, chi tiêu bất thường hoặc hóa đơn bị thiếu.
Nó cũng có thể hỗ trợ lập kế hoạch thuế ước tính. IRS cho biết những người tự kinh doanh thường có thể cần thực hiện các khoản thanh toán thuế ước tính, và các cá nhân bao gồm chủ doanh nghiệp độc lập thường sử dụng Mẫu 1040-ES để xác định xem có cần thanh toán hay không và thanh toán bao nhiêu. Xem trang thuế ước tính của IRS. Công cụ theo dõi chi phí của bạn là đầu vào hữu ích, nhưng nó không phải là sự thay thế cho việc tính toán Mẫu 1040-ES.
Đối với hầu hết các freelancer đơn lẻ, ba tab là đủ: Nhật ký Chi phí, Nhật ký Quãng đường và Tóm tắt Hàng tháng. Chỉ thêm tab thứ tư Văn phòng tại nhà nếu nó liên quan đến tình huống của bạn. Tránh xây dựng hàng chục danh mục trước khi bạn có các giao dịch yêu cầu chúng.
Mục tiêu là khả năng truy xuất. Một người chuẩn bị thuế—hoặc chính bạn vài tháng sau đó—nên có thể di chuyển từ tổng số danh mục hàng tháng đến giao dịch cá nhân, sau đó từ giao dịch đến tài liệu hỗ trợ và mục đích kinh doanh của nó. Nếu công cụ theo dõi của bạn có thể làm điều đó một cách đáng tin cậy, nó đang thực hiện công việc mà một freelancer cần từ một mẫu chi phí.
Cuối cùng, đừng coi công cụ theo dõi như một máy tính khấu trừ quyết định luật thuế thay cho bạn. Các quy tắc lưu giữ hồ sơ của IRS tập trung vào sổ sách chính xác và bằng chứng hỗ trợ. Sử dụng mẫu để tạo ra dấu vết bằng chứng đó, sau đó áp dụng các mẫu thuế và hướng dẫn cuối cùng cho năm bạn đang nộp.
Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và ngân sách có thể in trong Word để theo dõi người phụ trách, thời hạn, chi phí, nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện với các bước kiểm tra chất lượng rõ ràng.
Khắc phục các công thức Excel không tự động tính toán theo ba bước: khôi phục chế độ tính toán, buộc tính toán lại và sửa các công thức bị định dạng dưới dạng văn bản.
Sử dụng lịch trình dọn dẹp hàng tuần có thể in này cho việc cho thuê Airbnb để tổ chức việc dọn dẹp giữa các kỳ nghỉ, dọn dẹp định kỳ, bổ sung đồ dùng, kiểm tra và chuyển đổi từ Word sang PDF.
Xây dựng bảng ghi chỉnh bảo trì thiết bị Excel thực tế cho quản lý xưởng với mã tài sản, lịch sử dịch vụ, ngày đến hạn, kiểm soát trạng thái, theo dõi thời gian ngừng hoạt động và danh sách kiểm tra cuối cùng.
Xây dựng bộ hồ sơ thuyết trình nhà đầu tư tối giản trên PowerPoint với cấu trúc 12 slide thực tế dành cho startup công nghệ, kèm hướng dẫn về bằng chứng, chỉ số, tuyên bố huy động vốn và mẫu .potx có thể tái sử dụng.
Xây dựng bài thuyết trình niêm yết bất động sản hiện đại trên PowerPoint với khung slide miễn phí, mẹo mẫu đã xác minh, cảnh báo về CMA, kiểm tra quyền hình ảnh và các biện pháp bảo vệ Nhà ở Công bằng.
So sánh HubSpot Free CRM và Zoho CRM cho môi giới bất động sản độc lập, bao gồm danh bạ, quy trình bán hàng, tự động hóa, tùy chỉnh, đặt lịch, giới hạn và thời điểm nâng cấp.
Khắc phục tình trạng ghi màn hình PowerPoint bị mất tiếng bằng cách kiểm tra điều khiển Âm thanh, quyền truy cập micro của Windows, thiết bị đầu vào đang hoạt động, kỳ vọng về âm thanh hệ thống và các bản cập nhật Office.
Sử dụng mẫu PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in để lên kế hoạch cho các giờ làm việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ, công việc hành chính và các khoảng đệm thực tế khi làm việc tại nhà mà không nhồi nhét quá nhiều vào một ngày.
Xây dựng bài thuyết trình báo cáo trạng thái dự án Agile ngắn gọn với mục tiêu sprint, kết quả, rủi ro, tín hiệu chất lượng, quyết định và các bước tiếp theo—mà không biến bài thuyết trình thành một danh sách tồn đọng công việc.
