Nếu Outlook có thể nhận tin nhắn nhưng không thể gửi chúng, bước hữu ích đầu tiên không phải là thay đổi các cổng ngẫu nhiên hay cài đặt lại Office. Trước tiên, hãy xác định xem lỗi xảy ra với tài khoản hay chỉ với ứng dụng Outlook. Mở webmail của nhà cung cấp dịch vụ trong trình duyệt và gửi một tin nhắn văn bản thuần túy ngắn cho chính bạn mà không có tệp đính kèm. Nếu webmail gửi thành công nhưng Outlook thì không, vấn đề có thể nằm cục bộ ở Outlook, trạng thái tài khoản được lưu trữ trong bộ nhớ đệm, hoặc—khi bạn sử dụng POP/IMAP—cấu hình SMTP gửi đi. Nếu webmail cũng thất bại, việc thay đổi các thiết lập Outlook trên máy tính để bàn khó có thể giải quyết vấn đề cơ bản về tài khoản, hạn mức, chính sách hoặc dịch vụ.
Sự phân biệt này rất quan trọng vì việc nhận và gửi không phải lúc nào cũng sử dụng cùng một đường dẫn. Một tài khoản POP hoặc IMAP có thể nhận qua máy chủ nhận thư trong khi gửi qua một máy chủ SMTP riêng biệt. Microsoft cũng cung cấp tài liệu về các quy trình khắc phục sự cố khác nhau cho Outlook.com, Outlook mới cho Windows và Outlook cổ điển. Các bước dưới đây tách biệt những gì Microsoft hiện đang xác minh khỏi những gì phụ thuộc vào loại tài khoản của bạn, và giải thích những gì cần làm khi nguyên nhân chính xác vẫn chưa được biết rõ.
Đã xác minh: Microsoft khuyến nghị kiểm tra kết nối và trạng thái tài khoản trước khi đi sâu vào khắc phục sự cố Outlook chuyên sâu. Đối với Outlook.com, Microsoft cũng cung cấp tài liệu về các hạn chế tài khoản, dung lượng lưu trữ, kích thước tin nhắn và giới hạn gửi như những lý do có thể khiến thư không rời khỏi tài khoản. Xem Hướng dẫn khắc phục sự cố gửi/nhận của Microsoft Outlook và Khắc phục sự cố gửi/nhận Outlook.com.
Những gì phụ thuộc vào ngữ cảnh: Nếu bạn sử dụng Gmail, Yahoo, iCloud, tên miền doanh nghiệp hoặc một nhà cung cấp khác bên trong Outlook, hãy kiểm tra trên webmail của chính nhà cung cấp đó thay vì Outlook.com. Nếu bạn sử dụng Microsoft 365 cho công việc hoặc trường học, quản trị viên của bạn cũng có thể có các chính sách cấp tổ chức hoặc thông tin về tình trạng dịch vụ mà người dùng cá nhân không thể thấy.
Hành động: Gửi một tin nhắn đơn giản từ webmail. Nếu nó thành công ở đó, hãy tiếp tục với các kiểm tra cụ thể cho Outlook dưới đây. Nếu nó cũng thất bại ở đó, hãy ghi lại chính xác lỗi hoặc báo cáo không gửi được trước khi thay đổi các thiết lập Outlook.
Đã xác minh: Trong Outlook cổ điển, Microsoft tuyên bố rằng khi Outlook thực sự ở trạng thái Làm việc ngoại tuyến (Working Offline) hoặc Ngắt kết nối (Disconnected), nó không thể gửi hoặc nhận email mới cho đến khi kết nối lại. Do đó, nếu các tin nhắn thực sự mới vẫn tiếp tục đến trong khi lỗi gửi đang xảy ra, chế độ Làm việc ngoại tuyến toàn phần ít có khả năng là lời giải thích. Tuy nhiên, việc nhìn thấy thư cũ trong Hộp thư đến không chứng minh ứng dụng hiện đang trực tuyến.
Hành động: Trong Outlook cổ điển, hãy nhìn vào thanh trạng thái và tab Gửi/Nhận (Send/Receive). Nếu bạn thấy Làm việc ngoại tuyến (Working Offline), hãy chọn Làm việc ngoại tuyến (Work Offline) một lần để kết nối lại. Microsoft cung cấp tài liệu về các chỉ báo trạng thái trực quan trong Cách làm việc ngoại tuyến trong Outlook cho Windows.
Minh họa do AI tạo về trạng thái Làm việc ngoại tuyến của Outlook cổ điển. Đây không phải là ảnh chụp màn hình chẩn đoán thực tế và bố cục ribbon chính xác có thể khác nhau tùy theo phiên bản Outlook.
Đã xác minh: Microsoft xác định các tin nhắn bị kẹt trong Hộp thư đi là một vấn đề gửi phổ biến. Một tệp đính kèm lớn là một nguyên nhân có thể xảy ra. Đối với Outlook.com, Microsoft hiện tuyên bố rằng một tệp đính kèm trên 25 MB không thể được gửi trực tiếp; Microsoft đề nghị xóa nó, sử dụng tệp nhỏ hơn hoặc chia sẻ liên kết OneDrive. Một tin nhắn cũng có thể vẫn nằm trong hàng đợi khi Outlook không được kết nối.
Điều này không chứng minh: Một tin nhắn bị kẹt trong Hộp thư đi không tự động có nghĩa là toàn bộ tài khoản bị hỏng. Nếu một tin nhắn văn bản thuần túy nhỏ mới gửi bình thường, thì chính tin nhắn gốc là nghi phạm tốt hơn.
Hành động: Mở Hộp thư đi. Nếu một tin nhắn bị kẹt, hãy di chuyển hoặc xóa nó, xóa các tệp đính kèm lớn, sau đó gửi một tin nhắn kiểm tra ngắn mới. Để biết hướng dẫn của Microsoft, hãy xem Email bị kẹt trong Outlook.com và bài viết rộng hơn của Microsoft về Email Outlook bị kẹt.
Minh họa do AI tạo về tin nhắn Outlook đang trong hàng đợi. Hình ảnh nhằm mục đích cho thấy nơi cần tìm kiếm, không phải để tái tạo một bản dựng Outlook cụ thể hiện tại.
Điều đó không đúng một cách đáng tin cậy đối với các tài khoản POP/IMAP được cấu hình thủ công.
Đã xác minh: Microsoft cung cấp tài liệu về máy chủ gửi đi riêng biệt là SMTP. Trong Outlook cổ điển, bạn có thể so sánh máy chủ nhận, máy chủ gửi, cổng, mã hóa, tên người dùng, mật khẩu và các yêu cầu xác thực với thông tin do nhà cung cấp email của bạn cung cấp. Hướng dẫn thiết lập tài khoản hiện tại của Microsoft cho Outlook cho Windows đặc biệt khuyến nghị so sánh cả thiết lập nhận và gửi và sử dụng Thử nghiệm thiết lập tài khoản (Test Account Settings).
Điều kiện quan trọng: Chỉ thực hiện điều này khi tài khoản thực sự được cấu hình là POP hoặc IMAP, hoặc khi nhà cung cấp của bạn đã cung cấp rõ ràng cho bạn các thiết lập SMTP thủ công. Không sao chép một cổng SMTP hoặc thiết lập mã hóa ngẫu nhiên từ một nhà cung cấp khác.
Đối với tài khoản Outlook.com được cấu hình qua POP/IMAP, Microsoft hiện công bố smtp-mail.outlook.com, cổng 587, STARTTLS và OAuth2/Xác thực hiện đại. Những thiết lập này dành cho Outlook.com; chúng không phải là phổ quát. Microsoft cũng lưu ý rằng quyền truy cập POP và IMAP của Outlook.com bị vô hiệu hóa theo mặc định và phải được bật khi bạn cố ý sử dụng các giao thức đó. Xem Thiết lập POP, IMAP và SMTP cho Outlook.com.
Hành động: Nếu bạn có tài khoản POP/IMAP của bên thứ ba, hãy lấy chính xác máy chủ SMTP, cổng, mã hóa và phương thức xác thực từ nhà cung cấp đó và so sánh chúng với Outlook. Nếu bạn có tài khoản Microsoft 365 hoặc Exchange được cấu hình bình thường, hãy bỏ qua việc đoán mò SMTP thủ công và chuyển sang sửa chữa tài khoản hoặc xác thực lại thay thế.
Minh họa do AI tạo về thiết lập tài khoản Outlook cổ điển. Các tên máy chủ ví dụ là hư cấu; hãy sử dụng các thiết lập do nhà cung cấp email của chính bạn cung cấp.
Đã xác minh: Trong thiết lập tài khoản thủ công của Outlook cổ điển, Microsoft mô tả một bước Thử nghiệm thiết lập tài khoản (Test Account Settings) kiểm tra xem cấu hình có thể đăng nhập và gửi một tin nhắn thử nghiệm hay không. Một dấu hiệu thất bại màu đỏ có nghĩa là một phần nào đó của cấu hình không hoạt động; Microsoft khuyên nên kiểm tra lại các thiết lập và liên hệ với nhà cung cấp email nếu bài kiểm tra vẫn thất bại.
Những gì vẫn chưa biết cho đến khi bạn đọc lỗi: Một bài kiểm tra gửi thất bại tự nó không cho bạn biết liệu nguyên nhân là mật khẩu sai, máy chủ SMTP không chính xác, cổng sai, chế độ mã hóa sai, xác thực bị chặn hay sự từ chối từ phía nhà cung cấp. Văn bản lỗi chính xác là rất quan trọng.
Hành động: Chạy bài kiểm tra, ghi lại toàn bộ lỗi máy chủ gửi đi và chỉ sửa thiết lập xung đột với tài liệu của nhà cung cấp. Tránh thay đổi nhiều tham số cùng một lúc, vì điều đó làm cho việc xác định nguyên nhân thực sự trở nên khó khăn hơn.
Minh họa do AI tạo về bài kiểm tra tài khoản Outlook cổ điển. Một ví dụ trông có vẻ thành công được hiển thị để định hướng; nó không phải là bằng chứng rằng tài khoản của người dùng đã vượt qua bài kiểm tra.
Đã xác minh: Outlook.com áp đặt các giới hạn gửi để giảm lạm dụng. Các giới hạn được công bố hiện tại của Microsoft cho những người đăng ký Microsoft 365 bao gồm 5.000 người nhận mỗi ngày, 500 người nhận mỗi tin nhắn và 1.000 người nhận hàng ngày mà người gửi không có mối quan hệ thiết lập. Microsoft cho biết các giới hạn có thể thay đổi theo lịch sử sử dụng và thấp hơn đối với những người không đăng ký; các tài khoản mới cũng có thể bắt đầu với các hạn mức tạm thời thấp hơn. Xem Giới hạn gửi trong Outlook.com.
Microsoft cũng tuyên bố rằng nếu dung lượng lưu trữ đám mây của Microsoft đầy, bạn không thể gửi hoặc nhận email. Điều này hữu ích về mặt chẩn đoán: nếu các tin nhắn hoàn toàn mới vẫn đang đến bình thường, một hộp thư Microsoft hoặc điều kiện lưu trữ đám mây đầy hoàn toàn ít phù hợp với triệu chứng hơn, nhưng vẫn đáng để kiểm tra nếu Outlook.com hiển thị cảnh báo hạn mức.
Đã xác minh: Microsoft có thể tạm thời chặn một tài khoản Outlook.com sau các hoạt động đăng nhập bất thường. Quy trình khôi phục chính thức của nó là trợ giúp đăng nhập tài khoản Microsoft, được mô tả trong Bỏ chặn tài khoản Outlook.com của tôi.
Hành động: Nếu webmail không thể gửi, hãy kiểm tra cảnh báo dung lượng lưu trữ, thông báo giới hạn gửi, thử thách bảo mật hoặc thông báo chặn tài khoản. Không xây dựng lại hồ sơ Outlook trên máy tính để bàn cho đến khi các điều kiện phía tài khoản đó được xóa.
Đã xác minh: Tài liệu khắc phục sự cố thiết lập của Microsoft cho biết mật khẩu email đã thay đổi có thể yêu cầu cập nhật thông tin đăng nhập được lưu trữ của Outlook. Đối với các tài khoản của bên thứ ba, xác thực hai yếu tố cũng có thể thay đổi thông tin đăng nhập hoặc phương thức ủy quyền mà nhà cung cấp mong đợi.
Phụ thuộc vào ngữ cảnh: Các tài khoản Microsoft hiện đại ngày càng sử dụng OAuth2 thay vì chỉ đơn giản là gửi một mật khẩu SMTP có thể tái sử dụng. Outlook.com cụ thể yêu cầu Xác thực hiện đại/OAuth2 cho cấu hình POP/IMAP/SMTP được công bố của nó. Do đó, một giải pháp chung chung “bật xác thực SMTP và nhập mật khẩu của bạn” không phải lúc nào cũng phù hợp.
Hành động: Nếu mật khẩu đã thay đổi gần đây, hãy đăng nhập vào trang web của nhà cung cấp trước để xác nhận thông tin đăng nhập mới. Sau đó, xác thực lại hoặc cập nhật tài khoản trong Outlook bằng phương thức được nhà cung cấp hỗ trợ.
Đã xác minh cho Outlook cổ điển: Microsoft cung cấp quy trình sửa chữa hồ sơ tại Tệp → Thiết lập tài khoản → Thiết lập tài khoản → Email → Sửa chữa (File → Account Settings → Account Settings → Email → Repair) cho các cấu hình máy tính để bàn được hỗ trợ. Microsoft lưu ý rằng tùy chọn Sửa chữa không khả dụng trong mọi kết hợp, bao gồm Outlook 2016 kết nối với Exchange. Các bước chính thức có trong Sửa kết nối email Outlook của bạn bằng cách sửa chữa hồ sơ của bạn.
Đã xác minh cho Outlook mới: Microsoft cung cấp tài liệu về việc xóa tài khoản dưới Cài đặt/Xem cài đặt → Tài khoản → Tài khoản của bạn → Quản lý → Xóa (Settings/View settings → Accounts → Your accounts → Manage → Remove), sau đó bạn có thể thêm lại tài khoản. Việc xóa nó khỏi ứng dụng không xóa tài khoản email cơ bản. Xem Thêm tài khoản email vào Outlook cho Windows.
Hành động: Chỉ sử dụng sửa chữa hoặc xóa/thêm lại sau khi các kiểm tra đơn giản hơn về tài khoản, Hộp thư đi, xác thực và nhà cung cấp thất bại. Nếu bạn có nhiều tài khoản, trước tiên hãy xác nhận rằng tin nhắn thất bại đang được gửi từ tài khoản Gửi (From) dự định.
Một tin nhắn biến mất khỏi Hộp thư đi không đảm bảo việc giao hàng cuối cùng.
Đã xác minh: Microsoft liệt kê các địa chỉ không hợp lệ, hộp thư người nhận đầy, sự cố máy chủ người nhận và bộ lọc thư rác trong số các lý do phổ biến cho báo cáo không gửi được. Báo cáo không gửi được thường chứa lý do.
Hành động: Nếu Outlook di chuyển tin nhắn vào Mục đã gửi (Sent Items) nhưng bạn nhận được một thông báo trả lại (bounce), hãy đọc mã trạng thái và giải thích trong thông báo trả lại đó. Không tiếp tục thay đổi các thiết lập SMTP cục bộ trừ khi lỗi thực sự chỉ ra xác thực hoặc chuyển tiếp từ máy chủ gửi của bạn.
Sử dụng một trình tự kiểm soát:
Nếu cả hai tin nhắn kiểm tra đều gửi và đến nơi, đường dẫn gửi đi cơ bản của Outlook đang hoạt động. Nếu webmail hoạt động nhưng ứng dụng máy tính để bàn vẫn thất bại, vấn đề còn lại nằm cục bộ ở Outlook hoặc cấu hình tài khoản của nó. Nếu webmail cũng thất bại, nguyên nhân chưa được giải quyết có nhiều khả năng nằm ở phía tài khoản, phía nhà cung cấp hoặc phía dịch vụ.
“Có thể nhận nhưng không thể gửi” là một triệu chứng, không phải là một lỗi Outlook duy nhất. Không có loại tài khoản, phiên bản Outlook, hộp thoại lỗi, phản hồi SMTP hoặc báo cáo không gửi được, không thể xác định một nguyên nhân xác định duy nhất. Một vấn đề dịch vụ Microsoft hiện tại cũng phụ thuộc vào thời gian. Microsoft duy trì một trang các vấn đề đã biết của Outlook.com và hướng dẫn những người dùng bị ảnh hưởng đến thông tin về tình trạng dịch vụ của Microsoft khi thích hợp.
Do đó, thứ tự khắc phục sự cố hiệu quả nhất là: kiểm tra webmail → kiểm tra Hộp thư đi và tin nhắn → xác minh SMTP cụ thể của nhà cung cấp chỉ nếu POP/IMAP áp dụng → xác thực lại → kiểm tra giới hạn/hạn chế tài khoản → sửa chữa hoặc thêm lại tài khoản Outlook → sử dụng lỗi chính xác/NDR cho chẩn đoán cuối cùng. Thứ tự đó tránh thay đổi các thiết lập vốn đã chính xác và làm cho mỗi bài kiểm tra cho bạn biết điều gì đó hữu ích.
Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và ngân sách có thể in trong Word để theo dõi người phụ trách, thời hạn, chi phí, nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện với các bước kiểm tra chất lượng rõ ràng.
Khắc phục các công thức Excel không tự động tính toán theo ba bước: khôi phục chế độ tính toán, buộc tính toán lại và sửa các công thức bị định dạng dưới dạng văn bản.
Sử dụng lịch trình dọn dẹp hàng tuần có thể in này cho việc cho thuê Airbnb để tổ chức việc dọn dẹp giữa các kỳ nghỉ, dọn dẹp định kỳ, bổ sung đồ dùng, kiểm tra và chuyển đổi từ Word sang PDF.
Xây dựng bảng ghi chỉnh bảo trì thiết bị Excel thực tế cho quản lý xưởng với mã tài sản, lịch sử dịch vụ, ngày đến hạn, kiểm soát trạng thái, theo dõi thời gian ngừng hoạt động và danh sách kiểm tra cuối cùng.
Xây dựng bộ hồ sơ thuyết trình nhà đầu tư tối giản trên PowerPoint với cấu trúc 12 slide thực tế dành cho startup công nghệ, kèm hướng dẫn về bằng chứng, chỉ số, tuyên bố huy động vốn và mẫu .potx có thể tái sử dụng.
Xây dựng bài thuyết trình niêm yết bất động sản hiện đại trên PowerPoint với khung slide miễn phí, mẹo mẫu đã xác minh, cảnh báo về CMA, kiểm tra quyền hình ảnh và các biện pháp bảo vệ Nhà ở Công bằng.
So sánh HubSpot Free CRM và Zoho CRM cho môi giới bất động sản độc lập, bao gồm danh bạ, quy trình bán hàng, tự động hóa, tùy chỉnh, đặt lịch, giới hạn và thời điểm nâng cấp.
Khắc phục tình trạng ghi màn hình PowerPoint bị mất tiếng bằng cách kiểm tra điều khiển Âm thanh, quyền truy cập micro của Windows, thiết bị đầu vào đang hoạt động, kỳ vọng về âm thanh hệ thống và các bản cập nhật Office.
Sử dụng mẫu PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in để lên kế hoạch cho các giờ làm việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ, công việc hành chính và các khoảng đệm thực tế khi làm việc tại nhà mà không nhồi nhét quá nhiều vào một ngày.
Xây dựng bài thuyết trình báo cáo trạng thái dự án Agile ngắn gọn với mục tiêu sprint, kết quả, rủi ro, tín hiệu chất lượng, quyết định và các bước tiếp theo—mà không biến bài thuyết trình thành một danh sách tồn đọng công việc.
