Tăng cường quy trình làm việc năng suất Outlook của bạn với các mẹo này

Đối với người mới làm quen hoặc chuyên nghiệp, Microsoft Outlook bao gồm nhiều tính năng mà bạn có thể sử dụng để tăng năng suất của mình. Dưới đây là một số mẹo cần thiết để cải thiện quy trình làm việc và năng suất của bạn bằng Outlook cho Mac, Office 365 hoặc phiên bản web.

Thiết lập quy tắc

Các quy tắc có thể giúp bạn tự động hóa việc quản lý thư của mình, cho dù nó đang chặn Thư rác hay chuyển thư cụ thể vào một thư mục. Ví dụ, bạn có thể chuyển tất cả thư từ sếp của mình vào một thư mục cụ thể, vì vậy bạn không bao giờ bỏ lỡ chúng. Với phiên bản đầy đủ của Outlook, bạn có thể tạo một số quy tắc khá phức tạp.

Đây là một quy tắc đơn giản khi tôi di chuyển thư từ thư mục người nhận. Chọn thư từ người nhận, nhấp vào tab Trang chủ và nhấp vào Quy tắc> Tạo quy tắc .

Chọn hộp Từ người nhận, sau đó chọn Chuyển mục vào thư mục. ” Chọn một thư mục hiện có hoặc tạo một thư mục mới. Chọn nó và bấm OK. Bạn có thể chạy quy tắc ngay lập tức hoặc sau đó. Bạn có thể thiết lập các quy tắc để nhận cảnh báo khi bạn nhận được email từ một người nhận cụ thể  hoặc các tin nhắn có các từ nhất định. Kiểm tra cách di chuyển thư mới vào một thư mục cụ thể .

Ngoài ra, các quy tắc nâng cao đã được thêm vào Outlook.com vài năm trước.

Sử dụng Danh mục màu và Cờ

Sử dụng tính năng Màu sắc và Danh mục để giúp ưu tiên và tập trung vào những gì quan trọng. Chọn một thư và nhấp vào menu Phân loại, sau đó chọn một màu thích hợp. Bạn có thể tùy chỉnh những màu này theo một ý nghĩa cụ thể. Bấm vào Danh mục> Tất cả Danh mục > chọn một màu và sau đó Đổi tên. Các lệnh bàn phím cũng có thể được chỉ định để bạn có thể nhanh chóng đánh dấu một tin nhắn.

Cờ theo dõi cũng có thể giúp bạn ghi nhớ các thư bạn cần xem khi có thời gian. Khi bạn gắn cờ một email, nó sẽ xuất hiện trên danh sách Việc cần làm và Công việc của bạn để bạn có thể nhớ tham gia vào nó.

Lên lịch sử dụng giao hàng trễ

Outlook cho phép bạn trì hoãn việc gửi email đến một thời điểm cụ thể trong ngày. Tính năng này rất hữu ích nếu bạn biết người nhận sẽ không nhận được tin nhắn của bạn cho đến một thời điểm nhất định. Nếu bạn biết rằng người dùng kiểm tra email vào khoảng 3 giờ sáng, hãy tạo một thư mới, sau đó nhấp vào nút Gửi trễ trong Tùy chọn . Thực hiện các sửa đổi thích hợp đối với các tùy chọn Giao hàng chẳng hạn như Không giao hàng trước ngày và giờ.

Tạo một thư mục tìm kiếm

Thư mục Tìm kiếm là một cách hiệu quả để phân loại thư của bạn và mang lại sự tỉnh táo cho hộp thư đến của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo một thư mục tìm kiếm cho thư bạn muốn theo dõi hoặc gắn cờ các thư từ những người, nhóm hoặc danh sách cụ thể.

Bấm vào tab Thư mục , bấm Thư mục Tìm kiếm Mới và chọn loại Thư mục Tìm kiếm bạn muốn tạo từ bên trong một trong các nhóm. Chọn thư mục thư và nhấp vào OK. Một thư mục tìm kiếm được tạo trong Ngăn Dẫn hướng. Bất kỳ tin nhắn nào tôi chọn để theo dõi sẽ có sẵn ở đó khi tôi cần.

Đặt cấp bộ lọc email rác

Thư rác có thể làm chậm số lượng email hiệu quả mà bạn có thể nhận được trong ngày. Sử dụng Bộ lọc Thư Rác trong Outlooks, bạn có thể giảm thiểu tác động của nó. Bấm vào tab Trang đầu, bấm vào menu Rác trong nhóm Xóa và bấm Tùy chọn Email Rác.

Tôi khuyên bạn nên bắt đầu với cài đặt Thấp trước và xem nó hoạt động như thế nào đối với bạn. Nếu Thư rác quá hung hãn, thì bạn có thể chuyển sang tùy chọn cao hơn. Trong trường hợp bộ lọc gắn cờ nhầm cho một thư quan trọng, tôi sẽ không chọn tùy chọn Xóa vĩnh viễn.

Tạo bản sao lưu của tệp PST

Outlook là một hệ thống và nó cũng có thể bị lỗi. Duy trì một bản sao lưu lành mạnh của Thư mục Cá nhân của bạn có thể đảm bảo khôi phục suôn sẻ trong trường hợp hỏng hóc, lỗi hệ thống hoặc bất kỳ sự cố không lường trước nào khác.

Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) được tạo bằng cách sử dụng Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 (trở lên) được lưu trên máy tính của bạn trong thư mục Tệp Documents \ Outlook . Nếu bạn đã nâng cấp lên Outlook trên PC hoặc Mac đã có các tệp dữ liệu được tạo trong Outlook 2007 trở xuống, các tệp này sẽ được lưu ở một vị trí khác trong một thư mục ẩn tại C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook .

Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) cũng được lưu tại C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook . Hầu hết dữ liệu vẫn còn trên máy chủ; tuy nhiên, bất kỳ mục nào được lưu cục bộ nên được sao lưu. Ví dụ: Lịch, Danh bạ, Công việc và bất kỳ thư mục nào được đánh dấu Chỉ cục bộ. Để biết thêm về cách tạo và sao lưu các thư mục PST, hãy xem các bài viết sau:

• Cách tạo một thư mục PST trong Outlook
• Tạo một thư mục PST trong Outlook 2013
• Thư mục Outlook PST là gì và cách o Sử dụng chúng
• Sửa chữa Thư mục PST bị hỏng trong Outlook

Bạn cũng có thể quan tâm đến cách tìm thư mục OLK tạm thời của Outlook .

Thiết lập câu trả lời vắng mặt

Cho dù bạn sẽ vắng mặt ở văn phòng gần như cả ngày hay đi nghỉ trong một tháng, việc thiết lập thư trả lời Vắng mặt có thể cho các liên hệ của bạn biết rằng bạn không rảnh. Sử dụng Trợ lý vắng mặt  sẽ giảm nhiều tiếng ồn trong hộp thư đến của bạn khi họ đang cố gắng liên hệ với bạn mà không có phản hồi ngay lập tức. Nó cũng sẽ giảm bớt công việc dọn dẹp hộp thư đến của bạn khi bạn trở về. Nhấp vào Tệp> Thông tin> Trả lời Tự động .

Chọn hộp radio Gửi Trả lời Tự động, sau đó xác định khoảng thời gian bạn muốn gửi tin nhắn cụ thể này. Bạn cũng có thể gửi tin nhắn này cho đồng nghiệp trong hoặc ngoài tổ chức.

Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho iOS, hãy chạm vào Cài đặt, chạm vào Máy chủ Exchange của bạn, sau đó chạm vào Trả lời tự động . Chuyển sang Trả lời tự động và nhập tin nhắn được cá nhân hóa.

Quản lý thông báo

Thông báo trên màn hình Outlook có thể khiến bạn choáng ngợp và mất tập trung. Một tùy chọn bạn có là vô hiệu hóa chúng. Để tắt tiếng chúng, bấm chuột phải vào biểu tượng Outlook trong vùng Thông báo của thanh Tác vụ, sau đó bấm Hiển thị Cảnh báo trên Màn hình Thư Mới. Đối với các phiên bản Outlook cũ hơn, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách tắt cảnh báo trên màn hình Outlook .

Mẹo về Outlook Mobile

Nếu bạn sử dụng phiên bản Outlook dành cho thiết bị di động, đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng để luôn làm việc hiệu quả khi di chuyển.

Chuyển đổi giữa Lịch cá nhân và Lịch làm việc.

Nhấn vào tab Lịch, sau đó nhấn vào menu bánh hamburger, sau đó nhấn vào lịch Công việc hoặc Cá nhân của bạn.

Lên lịch cuộc gọi Skype với Outlook cho iOS

Nhấn vào Lịch, tạo chẵn mới, sau đó nhập tên cho sự kiện. Nhấn vào Mọi người, sau đó thêm những người bạn muốn mời. Trượt xuống và chuyển đổi trên Cuộc gọi Skype, sau đó chạm vào liên kết Cuộc gọi Skype, nhập mô tả, sau đó chạm vào Xong . Nhấn vào Lưu để hoàn tất.

Gửi tình trạng sẵn có

Tạo một tin nhắn mới và nhấn vào sự kiện Lịch.

Nhấn vào tính khả dụng của gửi, chọn thời gian thích hợp, sau đó nhấn Xong.

Gửi tin nhắn của bạn.

Các bản cập nhật gần đây cho Outlook cho Windows hoặc Mac đã thêm một số tính năng mới. Hãy xem bài viết của chúng tôi để biết thêm thông tin về cách bạn có thể sử dụng những tính năng mới đó. Ngoài ra, hãy xem bài viết của chúng tôi với  danh sách các lệnh bàn phím Outlook dành cho người dùng Mac.