為什麼要使用 Google Groups 創建群組？

有這麼多其他G Suite協作工具可供您使用，為什麼還要使用 Google 網上論壇呢？簡單的答案是，當您創建一個組，然後將連接的員工添加到該組時，協作會突然變得更加容易。

為什麼？因為現在您可以將群組視為單個實體，這意味著您只需與群組本身進行交流即可與群組中的每個人進行交流。這裡有些例子：

• 您可以通過將電子郵件發送到群組的電子郵件別名來向群組中的每個人發送電子郵件。
• 您可以通過將群組添加到活動的來賓列表來邀請群組中的所有人參加日曆活動。
• 您可以通過與組共享文件來要求組中的每個人協作處理文件。
• 您可以通過將群組設為聊天室成員來邀請整個群組加入聊天室。
• 您可以使用小組的在線論壇進行小組討論。

當然，如果您只談論 2 或 3 名員工，那麼這些示例都沒什麼大不了的。但是，如果一個團隊包含 20 或 30 名員工，或者 200 或 300 名員工，那麼只與團隊打交道而不是與所有這些人打交道是真正的節省時間。

群組主頁

你對組感興趣嗎？好奇的？只是想結束它？無論您的心態如何，您都可以使用以下任一方法進入網上論壇主頁：

• 吹口哨打開您最喜歡的網絡瀏覽器，然後讓它加載Google 網上論壇。
• 在帶有 Google Apps 圖標（例如日曆或文檔）的 G Suite 應用中，點擊 Google Apps，然後點擊群組。

從以太實體化的群組主頁看起來像這裡顯示的頁面。

群組主頁。

讓我們檢查一下屏幕，以便您知道是什麼：

• 主菜單：提供一些常用的組命令。
• 主菜單圖標：單擊此圖標可切換組的主菜單。
• 搜索菜單：選擇要搜索的內容。
• 搜索：搜索您要查看或加入的群組。
• Google 帳戶：訪問您的 Google 帳戶。

組角色

當您與組合作時，特別是如果您創建自己的組時，您會不斷遇到關於誰在組中做什麼以及每個角色具有哪些權限的想法。在任何組中都需要考慮四個角色：

• 群組所有者：群組的所有者是創建群組的人。但是，該人也可以將所有者角色分配給其他人。所有者角色具有以下默認權限：
  • 所有成員權限（請參閱下面的“組成員”）。
  • 以群組身份發布原始消息和回复（即，使用群組的電子郵件地址）。
  • 添加或刪除群組成員、管理員和所有者。
  • 適度的組內容。
  • 更改成員角色（例如，將經理提升為所有者）。
  • 更改組設置。
  • 刪除組。
  • 導出組成員身份和消息。
• 組管理員：管理員角色具有以下默認權限：
  • 所有成員權限（請參閱下面的“組成員”）。
  • 以群組身份發布原始消息和回复（即，使用群組的電子郵件地址）。
  • 添加或刪除群組成員和管理員（但不是所有者）。
  • 適度的組內容。
  • 更改成員角色（例如，將成員提升為經理；經理不能將任何人提升為所有者）。
  • 更改組設置。
  • 導出組成員身份和消息。
• 群組成員：群組中的每個人都默認擁有成員角色，這意味著他們擁有以下權限：
  • 查看群組的消息。
  • 在群裡發消息。
  • 向消息的作者發布私人回复。
  • 審核帖子元數據（例如分配主題）。
  • 將文件發送到組。
  • 查看組的成員列表。
• 整個組織：默認情況下，您 G Suite 組織中的每個人，甚至不是該組成員的人，都擁有以下權限：
  • 查看群組的消息。
  • 在群裡發消息。
  • 聯繫群主。
  • 查看組的成員列表。

如果您是群組所有者或管理員，則可以按照以下步驟更改任何這些權限：

選擇您要合作的組。組打開組並顯示最近的對話。

在左側的主菜單中，單擊組設置選項卡。

單擊以激活高級切換。

對於以下每個權限設置，單擊要分配的角色：組所有者、組管理員、組成員或整個組織：

• 誰可以查看對話？
• 誰能發帖？
• 誰可以查看成員？
• 誰可以聯繫群主？
• 誰可以查看會員的電子郵件地址？
• 誰可以編輯自己的帖子？
• 誰可以私下回復作者？
• 誰可以附加文件？
• 誰可以審核內容？
• 誰可以審核元數據？
• 誰可以在群組中發帖？
• 誰可以管理會員？
• 誰可以調整角色？

  使用組設置選項卡為每個權限分配角色。

單擊保存更改按鈕。Groups 將新角色應用於您修改的每個權限。