如何在 QuickBooks 2021 中準備貸項憑證

Credit Memo 是修復您之前未發現或更正的數據輸入錯誤的便捷方式。Credit Memo 也是處理客戶退貨和退款等問題的便捷方式。如果您已經準備好一兩張發票，您會發現準備QuickBooks貸項憑證比使用老式方法容易得多。

以下步驟描述瞭如何創建最複雜和最複雜的貸項憑證：產品貸項憑證。然而，創建服務或專業貸項憑證的工作方式基本相同。您只需填寫較少的字段。

要創建產品貸項憑證，請按照下列步驟操作：

1. 選擇客戶→創建貸記憑證/退款或單擊主頁客戶部分的退款和貸記圖標以顯示創建貸記憑證/退款窗口（如圖所示）。

創建貸記憑證/退款窗口

2. 確定客戶，並在必要時確定客戶：工作下拉菜單中的工作。

您可以通過單擊從列表中選擇客戶或工作。

3. （可選）指定貸項憑證的類別。

如果您使用類別對交易進行分類，請激活類別下拉菜單並為貸項憑證選擇適當的類別。

4. 在貸項通知單上註明日期（儘管保持穩定是可選的）。

按 T​​ab 鍵將光標移動到日期文本框。然後以 MM/DD/YYYY 格式輸入正確的日期。

5. （可選）輸入貸項憑證編號。

QuickBooks 通過在您使用的最後一個貸項通知單編號上加 1 來建議貸項通知單編號。您可以接受信用編號文本框中的數字或選項卡，以將數字更改為您想要的任何值。

6. 如有必要，修正客戶地址。

QuickBooks 從客戶列表中獲取賬單地址。您可以通過替換常用帳單地址的某些部分來更改貸項通知單的地址。通常，您應該對用於原始發票或發票的貸項憑證使用相同的地址。

7.（可選……排序）提供採購訂單編號。

如果貸項憑證調整客戶採購訂單的總餘額，您可能應該在採購訂單編號文本框中輸入採購訂單編號。

這是我對這個建議的邏輯，對於那些關心的讀者：如果您在 1984 號採購訂單上向客戶收取了 1,000 美元的費用，該採購訂單授權購買 1,000 美元，那麼您就用完了整個採購訂單——至少根據客戶的應付賬款職員的說法，他們處理你的發票。但是，如果您確定 1,000 美元的貸項通知單與 1984 號採購訂單相關，則您基本上可以釋放 1,000 美元的購買餘額，這可能意味著您可以再次使用該採購訂單或對其開票。

8. 如果客戶退回物品，請描述每件物品。

將光標移動到項目/描述/數量/費率/金額/稅收文本框的第一行。在框的第一個空行中，激活項目下拉菜單，然後選擇項目。QuickBooks 使用您在項目列表中輸入的任何銷售說明和銷售價格填寫說明和費率文本框。（如果需要，您可以編輯此信息，但沒有必要這樣做。）在數量文本框中輸入客戶退貨（或未付款）的商品數量。（輸入此數字後，QuickBooks 會通過將數量乘以費率來計算金額。）通過填寫列錶框的空行來輸入客戶要退貨的每個項目。

對於庫存項目，QuickBooks 假定您在貸項憑證上顯示的項目已退回庫存。如果退回未售出的物品，您希望調整庫存物理計數。

與發票一樣，您可以根據需要在貸項憑證中放入任意數量的項目。如果您在單個頁面上沒有足夠的空間，QuickBooks 會不斷向貸項憑證添加頁面，直到您完成為止。當然，所有信息都在最後一頁。

9. 描述貸項憑證應包括的任何特殊項目。

如果您要為原始發票中出現的其他項目（運費、折扣、其他費用等）開具貸項憑證，請將每個項目的描述添加到項目列表。

要添加這些項目的描述，請激活下一個空行的項目下拉菜單，然後選擇特殊項目。（您可以通過單擊字段將其變成下拉菜單，然後單擊字段的向下箭頭訪問菜單來激活列表。）在 QuickBooks 填寫說明和評分文本框後，編輯此信息（如有必要）。輸入您在貸項憑證中逐項列出的每個特殊項目 - 小計、折扣、運費等。

如果您想包括一個折扣項目，您需要在貸項憑證中在庫存或您打折的其他項目之後粘貼一個小計項目。然後在小計項目之後直接貼上折扣項目。執行此操作時，QuickBooks 將折扣計算為小計的百分比。

10. （可選）添加客戶消息。

激活客戶消息下拉菜單，然後選擇一個巧妙的客戶消息。

11. 指定銷售稅。

將光標移動到稅收列錶框，激活下拉菜單，然後選擇正確的銷售稅。

12.（可選，但確實是個好主意）添加備忘錄。

您可以使用備註文本框向貸項憑證添加備註說明。例如，您可以使用此描述來解釋您開具貸項憑證的原因並交叉引用原始發票或發票。請注意，備註字段打印在客戶聲明中。

13. 如果您想延遲打印此貸項憑證，請選中稍後打印複選框。

我想推遲討論選擇“稍後打印”複選框的作用，直到我完成對貸項憑證創建的討論。打印發票和貸記憑證的範圍將在後面的部分中介紹。

14. 保存貸項憑證。

要保存已完成的貸項憑證，請單擊保存並新建或保存並關閉按鈕。QuickBooks 顯示一個對話框，詢問您要對貸項憑證做什麼：保留貸項、退款或將貸項應用於發票。單擊與您要執行的操作相對應的按鈕，做出您的選擇。如果您選擇“應用到發票”，QuickBooks 會要求提供一些附加信息。QuickBooks 會保存屏幕上的貸記憑證，如果您單擊“保存並新建”，則會顯示一個空的“創建貸記憑證/退款”窗口，以便您可以創建另一個貸記憑證。（請注意，您可以通過單擊“下一個”和“上一個”按鈕來來回翻閱您之前創建的貸項憑證。）完成貸項憑證的創建後，您可以單擊貸項憑證表單的關閉按鈕。

如果您表示要打印退款支票，QuickBooks 會顯示“寫支票”窗口並自動填寫支票，並將其鏈接到備忘錄。