SharePoint 在 LuckyTemplates 報表開發中的優勢

我想談談 SharePoint 的三個主要優勢。我們將討論三個首要優勢，並詳細介紹這些優勢的含義以及 SharePoint 的功能如何實現這些優勢。您可以在本博客底部觀看本教程的完整視頻。

目錄

• SharePoint 優勢 1：內容管理和交付
• 文檔庫
• SharePoint 列表
• 團隊網站
• SharePoint 優勢 2：業務流程工作流
• SharePoint 和 Power 自動化
• SharePoint 和 Power Apps
• SharePoint 和 LuckyTemplates
• SharePoint 優勢 3：協作
• 結論

SharePoint 優勢 1：內容管理和交付

SharePoint 的第一個好處就是我喜歡稱之為內容管理和交付。這個領域一直是世界各地工作場所的一個關鍵問題。

據估計，您大約有 30% 的時間花在發送、回復和整理電子郵件和數據上。SharePoint 可以幫助您的員工和您自己節省一些時間。

順便說一下，您每天大約有 2.6 到 3 個小時可以恢復使用 SharePoint。人們使用 SharePoint 存儲文檔的方式與他們在 OneDrive 中的存儲方式類似。但使用 SharePoint 存儲文檔的好處是您可以將元數據附加到每個文檔。

例如，假設您有一個會計文件夾，其中所有文件首先按年份分隔，然後再按實際帳戶本身分隔。

要查找 2017 年員工稅文件，您必須先單擊 2017 文件夾，然後單擊員工稅，然後找到您要為其納稅的實際個人。

這是一個非常複雜的系統，特別是如果您想查看某個人的所有文件，對嗎？某個人的所有文件，或每年的所有稅務文件都位於不同的文件夾中，因此很難以傳統的 OneDrive 或桌面格式執行此操作。

文檔庫

所以 SharePoint 所做的是創建文檔庫，您的所有文件都在列表中，您可以將元數據附加到文檔中。

在我們的示例中，我們有一個名為Year的元數據、另一個名為Account Type的元數據和另一個名為Person的元數據。

如果您想查看特定人員的所有文件，您可以轉到該元數據並過濾到該人。您會看到所有年份的所有文件。如果你想回到原來的方式，只查看某一年的所有文件，那麼你會轉到那個元數據並過濾到那一年。

元數據是文檔庫的下一級組織。

我很驚訝沒有更多的公司這樣做。當他們這樣做時，他們發現查找所需文檔的工作效率有所提高。

這也是非常可擴展的。例如，您可以有一個用於合同的文檔庫、另一個用於會計的文檔庫以及另一個用於人力資源的文檔庫。它們可以分開保存，這樣人力資源部門的人就無法審查會計部門的文件。

SharePoint 列表

允許強大的內容管理交付的另一個功能是通過SharePoint列表。在此示例中，我們有一個自定義數據庫，該數據庫是某人創建的，用於保存與他們相關的數據。

這是一份活動行程表。這裡的每條記錄都是該事件行程中的一個特定事件。我們有一個早餐見面會和問候 歡迎和介紹，等等。

這個人所做的是創建與他們相關的欄目。因此，對於每個會話，他們都有代碼、類型、描述、發言人、開始時間和結束時間。

SharePoint 列表的強大之處在於，它們為您提供了強大數據庫的多功能性，而且員工實際使用它們也很容易。創建您自己的列表和列類型非常容易。您可以擁有復雜的列類型，例如選擇列（例如會話類型）或基於用戶的列（例如演講者）。

創建 SharePoint 列表後，您可以執行很多操作。它也是可擴展的，因為您可以為許多事情創建一個。您可以為費用創建一個，而不是在一個很難訪問的隨機 Excel 文件中進行。每個人都可以訪問和更新它。如果有更改，您可以要求批准這些更改並添加微小的工作流程。

這些列表也可以使用附件進行修改。例如，這是一個博客文章列表，其中每一篇都是一個實際文件。所以這是文檔庫和 SharePoint 列表的混合體，其中有人使用 SharePoint 列表中的元數據和列創建了一個文檔庫。

所以你也可以在這裡做很多混合搭配。這比你的數據在一些隨機倉庫或 OneDrive 或電子郵件中要好得多。

SharePoint 是您所有數據的一體化位置，無論是文檔庫還是 SharePoint 列表。

團隊網站

SharePoint 的最後一個特性是它是一個團隊網站。這是一個內部團隊網站，您的所有員工都可以在其中訪問他們需要的信息。您可以為您的整個組織創建一個團隊網站，用於發布新聞、博客文章、日曆、快速鏈接和員工使用的外部資源等內容。

例如，如果我想���找我的人力資源政策，我不必給人力資源人員發電子郵件。我可以去團隊網站找到人力資源部分，找到我需要的所有文件。

當您擁有 SharePoint 時，您組織的團隊網站就是您的主頁，這一點也很重要。因此，只要有人打開 Chrome 或資源管理器，他們就可以看到最新的公司新聞和活動。

您也可以擁有特定於組的團隊網站。您可以為整個組織擁有一個團隊網站，為您的團隊擁有另一個私有的團隊網站，以便只向他們提供與員工相關的信息。

您可以創建自己的 SharePoint 網站和 SharePoint 列表。任何人都可以很容易地創建它，因為不涉及編碼，而且都是拖放操作。

SharePoint 優勢 2：業務流程工作流

SharePoint 的一項重要優勢與業務流程工作流有關。這是一個非常簡單的組織業務流程示例。

一份文件到達電子郵件收件箱，該收件箱被重新發送給審閱者。然後它會經過審稿人的多個階段。如果他們同意，則接受；如果不是，則拒絕。

這個過程涉及幾封電子郵件，對嗎？您有一封電子郵件到達實際收件箱。然後必須向 Anna 和 Sean 發送電子郵件以供審閱。Anna 和 Sean 可能會互相發送電子郵件進行審核。最後是另一封電子郵件，表示批准或不批准。

現在，如果使用的數據實際上在 SharePoint 中，則可以自動執行此工作流。例如，我們可以創建一個包含所有這些文檔的 SharePoint 列表。文檔到達，需要由 Sean 或 Anna 審閱後才能被接受。

想要批准的人可以將其上傳到 SharePoint 列表或文檔庫，而不是電子郵件流程，然後自動向肖恩和安娜發送電子郵件通知。這可以通過Power Automate或 SharePoint 的內部工作流系統來完成。

該電子郵件還可以包含指向 SharePoint 文檔庫中的 SharePoint 文檔的鏈接，因此 Anna 將收到一封電子郵件，說明有人上傳了新文檔。然後 Anna 查看該文檔並單擊Approve或disapprove。

肖恩也是如此。如果他們都單擊批准，則會向原始發件人發送另一封電子郵件，說明 Sean 和 Anna 都已批准。接下來，它會自動將該文檔的狀態更新為Approve，並且所有狀態跟踪都在 SharePoint 中完成。

SharePoint 和 Power 自動化

我們實際上已經在我們的 YouTube 系列中完成了一個費用審批系統，我們在其中討論瞭如何使用 Power Automate 和 SharePoint 來自動化該系統。

這是我為一個組織所做的一個簡單的費用審批，該組織以前需要大約 7 或 8 封電子郵件，並且有太多的痛點。以前，提交費用的員工被排除在外，事後也無法安排一切。

SharePoint 和 Power Automate 等工作流系統可以真正解決這個問題。擁有數據、流程和 SharePoint 後，其他應用程序很容易加入並改進該流程。

SharePoint 和 Power Apps

我們討論瞭如何使用 SharePoint 和 Power Automate 來自動化業務流程工作流。但對於 SharePoint 和 Power Apps 來說也是如此。假設您根本不希望 Sean 和 Anna 訪問 SharePoint。

您可以為 Sean 和 Anna 創建一個應用程序，他們可以在其中訪問一個網站，該網站向他們顯示他們需要逐一審查的合同。他們不會收到任何電子郵件，他們只是登錄應用程序。再說一次，Power Apps 的最大優點是它沒有代碼。

SharePoint 和 LuckyTemplates

SharePoint 在 LuckyTemplates 中也非常強大。例如，假設您在 SharePoint 中有費用審批系統。這也意味著您正在跟踪該流程的所有數據。您正在跟踪誰提交了費用，費用是多少，以及審查所有內容需要多長時間。上創建報告和儀表板。

SharePoint 支持工作流，但將其與其他 Power Platform 應用程序集成確實將其提升到了一個新的水平。

SharePoint 優勢 3：協作

SharePoint 的第三個好處是協作。這是大多數組織證明購買 SharePoint 以提高其工作效率的原因之一。有許多 SharePoint 優勢和功能可以支持協作環境。我會很快過一遍每一個。

版本控制使您可以確保您的文檔是最新的，如果對文檔進行了任何更改，您可以隨時返回到以前的版本。

批准和審查就像我們在業務流程工作流中談到的那樣。您可以設置一個文檔庫系統，其中有人提交文檔，而其他人需要批准或拒絕該文檔。

一體化銀行是一種理念，您組織的所有信息都應該集中在一個地方。因此，對於任何需要查找它的人來說，它不應該是可重複的並且很容易找到。

擴展可以在 SharePoint 中創建並導入以改進您的協作。任務跟踪器、小部件和看板等內容在 SharePoint 頁面中被大量使用以改善協作。

權限允許您選擇特定的人群來訪問信息。有時，公司會遭受信息過載的困擾。您不希望每個人都可以訪問所有內容，如果您有非常敏感的數據，則需要確保只有您希望看到的人才能真正看到它。

可擴展性是另一個很大的好處。如果您不在本地執行 SharePoint，而是在雲中執行 SharePoint，則您可以從 10 人一直擴展到 Microsoft 服務器中的 100 萬人。僱用起來非常容易，您只需按照每人的統一費率進行遊戲。

社交功能也可以通過博客文章和頁面獲得。您還可以評論、點贊和分享它們。如果您獲得許可，您還可以共享某些項目列表。

與 Office 365 的強大集成也在那裡，因為它是由同一家母公司 Microsoft 製作的。如果您在Excel、Word 或 PowerPoint 中有文件，您實際上可以在 SharePoint 中在線編輯它們，而不是下載和編輯它們。

結論

在本文中，我們討論了 SharePoint 的三個主要優勢。我們討論了 SharePoint 如何非常擅長內容管理、業務流程工作流和協作。

亨利