كيفية مشاركة ومتابعة مواقع SharePoint

من السهل متابعة موقع SharePoint وتلقي التحديثات حول ما يحدث على هذا الموقع. مع الإصدار الأخير من SharePoint ، يكون الخيار بسيطًا مثل النقر فوق رمز النجمة على الصفحة الرئيسية لموقع SharePoint على الويب ، كما هو موضح.

انقر فوق النجمة في موقع SharePoint لمتابعة الموقع.

إذا كنت تستخدم تطبيق SharePoint Mobile ، فإن النجمة على بعد نقرة واحدة فقط ، كما هو موضح في الشكل التالي.

اضغط على النجمة في تطبيق SharePoint Mobile لمتابعة أحد المواقع.

بمجرد متابعة موقع SharePoint ، سيظهر على لوحة معلومات SharePoint الرئيسية - لوحة المعلومات الرئيسية التي تراها عند تسجيل الدخول إلى Microsoft Office 365 والنقر فوق تطبيق SharePoint. يمكنك دائمًا العودة إلى لوحة المعلومات عن طريق النقر فوق قائمة التطبيق (أيقونة كعكة الوفل في الزاوية العلوية اليسرى من شاشتك) والنقر فوق SharePoint.

عندما تتابع موقعًا ، ستتلقى جميع الأخبار والتحديثات والنشاط على لوحة معلومات SharePoint الرئيسية. في الشكل التالي ، يمكنك أن ترى أننا نتابع موقع SharePoint For LuckyTemplates ، وضمن "الأخبار من المواقع" ، نرى أنه تم نشر مقالة إخبارية جديدة.

تظهر الأخبار والنشاط من المواقع التي تتابعها على لوحة معلومات SharePoint.

إذا كنت تستخدم تطبيق SharePoint Mobile ، فسترى علامة تبويب الأخبار على الشاشة الرئيسية. تعرض علامة التبويب هذه جميع الأخبار والأنشطة من المواقع التي تتابعها. تظهر علامة تبويب الأخبار هنا.

تظهر الأخبار والأنشطة من المواقع التي تتابعها في علامة التبويب "الأخبار" في تطبيق SharePoint Mobile.

يتم عرض نفس مقالة الأخبار التي تم عرضها مسبقًا في مستعرض الويب هنا أيضًا في تطبيق SharePoint Mobile. هذا موضوع متكرر. يعرض تطبيق SharePoint Mobile نفس المحتوى الذي ستجده عند استخدام SharePoint في مستعرض الويب الخاص بك. إنها مجرد نسخة محمولة مصممة لتكون أسهل في الاستخدام على الأجهزة الصغيرة.

ستتوفر لوحة معلومات Office 365 SharePoint فقط إذا كنت تستخدم SharePoint كجزء من Office 365. إذا كنت تستخدم SharePoint On-Premises ، فتحقق من قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لمعرفة ما إذا كان هناك موقع موحد لديهم للإشعارات والنشاط.

كيفية إعداد التنبيهات لـ SharePoint

بالإضافة إلى متابعة الموقع ، يمكنك أيضًا إعداد التنبيهات لمناطق أخرى في SharePoint. على سبيل المثال ، يتم تخزين المستندات في تطبيق حاوية SharePoint خاص يسمى مكتبة. يعد تطبيق المستندات الذي يظهر على شريط التنقل الأيمن لموقع الفريق الافتراضي مثالاً على ذلك. تعد التنبيهات طريقة رائعة لتتبع التغييرات التي يجريها زملائك في الفريق على المستندات والعناصر.

يجب أن يكون لديك عنوان بريد إلكتروني تم تكوينه في ملف تعريف SharePoint الخاص بك لتلقي التنبيهات. إذا كان خادم SharePoint موجودًا في شبكتك ، فهذه ليست مشكلة في العادة. ومع ذلك ، قد لا يتم دمج Office 365 مع الشبكة ومعلومات البريد الإلكتروني. في هذه الحالات ، يمكن للمسؤول إما تكوين عنوان بريدك الإلكتروني يدويًا أو منحك الإذن للقيام بذلك.

لإعداد تنبيه لمحتوى في تطبيق المستندات ، اتبع الخطوات التالية:

افتح مستعرض الويب الخاص بك وانتقل إلى موقع Microsoft Office على الويب .

تسجيل الدخول إذا طلب منك.

حدد موقع SharePoint الخاص بك لفتح الموقع.

حدد تطبيق المستندات الذي يظهر في جزء التنقل الأيمن.

في الجزء العلوي من تطبيق المستندات ، انقر فوق علامة الحذف ثم انقر فوق تنبيهي ، كما هو موضح.
يفتح مربع الحوار تنبيهني عند تغيير العناصر.

تحديد الخيار تنبيهي في تطبيق مستندات SharePoint.

إذا كنت تستخدم SharePoint On-Premises ولا ترى الزر تنبيهي ، فمن المحتمل أن المسؤول لم يقم بتكوين إعدادات البريد الإلكتروني الصادر. إذا لم يتم تكوين إعدادات البريد الإلكتروني الصادر في الإدارة المركزية ، فلن يظهر زر تنبيهي ببساطة للمستخدمين. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم SharePoint Online ، فقد تم بالفعل تكوين البريد الإلكتروني الصادر بواسطة Microsoft وأنت على ما يرام.

في مربع نص عنوان التنبيه ، أدخل اسمًا للتنبيه.
نقترح جعل الاسم شيئًا ذا معنى بالنسبة لك في صندوق الوارد الخاص بك ، مثل المستندات المعدلة اليوم - موقع فريق الميزانية. خلاف ذلك ، ليس لديك طريقة مفيدة لتمييز تنبيه من آخر.

في مربع النص إرسال التنبيهات إلى ، أدخل أسماء الأشخاص بالإضافة إلى الأشخاص الذين يجب أن يتلقوا التنبيه.
هذا صحيح ، يمكنك الاشتراك في تنبيه الآخرين! يجب أن يكون لديك إذن إدارة التنبيهات ، والذي يتم منحه افتراضيًا لمالكي المواقع.

قد ترغب المؤسسات ومالكو المواقع في اشتراك عدة مستخدمين في تنبيه للتأكد من حصولهم على تحديثات مهمة ، بالإضافة إلى تشجيعهم على المساهمة في لوحة مناقشة أو مدونة أو موقع wiki. لا يزال بإمكان المستخدمين إلغاء الاشتراك عن طريق تعديل الإعدادات في إعدادات التنبيه الخاصة بهم.

في قسم طريقة التسليم ، حدد ما إذا كنت تريد تلقي التنبيهات عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية إلى هاتفك الخلوي.
تتطلب المراسلة النصية أن يقوم مسؤول SharePoint بتكوين هذه الخدمة من خلال جهة خارجية ، لذلك قد لا تتمكن من إرسال التنبيهات إلى هاتفك.

في قسم نوع التغيير ، حدد الخيار الذي يتطابق مع نوع التنبيهات التي تريد تلقيها - كل التغييرات ، أو العناصر الجديدة المضافة ، أو العناصر الموجودة معدلة ، أو العناصر محذوفة.
إذا كنت مسؤولاً عن إدارة أحد التطبيقات ، فإننا نوصي باستلام تنبيه في أي وقت يتم فيه حذف العناصر.

في قسم إرسال تنبيهات لهذه التغييرات ، اختر وقت تلقي التنبيهات.
تختلف الخيارات التي تراها هنا بناءً على نوع التطبيق الذي تعمل به. على سبيل المثال ، يتيح لك تطبيق "مهام" تلقي تنبيه عندما يتم وضع علامة "مكتملة" على مهمة أو في أي وقت تتغير حالة مهمة ذات أولوية عالية.

في قسم وقت إرسال التنبيهات ، اختر تكرار تسليم التنبيهات.
يمكنك الحصول عليها على الفور ، مرة في اليوم ، أو مرة في الأسبوع. نود الحصول على ملخص يومي ؛ بخلاف ذلك ، نتلقى عددًا كبيرًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني.

انقر فوق "موافق" لإنشاء التنبيه الخاص بك ، كما هو موضح.

إنشاء تنبيه جديد لتطبيق مستندات SharePoint.

أنت بحاجة إلى إذن إنشاء التنبيهات لإنشاء التنبيهات. يتم منح هذا الإذن عادةً من خلال التكوين الجاهز لمجموعة SharePoint أعضاء الموقع.

في أي وقت يقول المستخدمون أنهم بحاجة إلى سير عمل لتلقي إعلام بالتغييرات التي تم إجراؤها على ملفات المشروع ، جرب التنبيه أولاً. ستندهش من عدد المرات التي توفر فيها التنبيهات الخيارات المطلوبة.

إذا كان لتطبيقك عرض شخصي أو عام يتضمن عامل تصفية ، فيمكنك الاشتراك في التغييرات على هذا العرض فقط. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد أن يتم إعلامك عبر رسالة نصية عندما يكون عنصر في تطبيق تتبع المشكلات قد تم تعيين أولويته على "مرتفع". ستنشئ عرضًا يقوم بتصفية التطبيق للمشكلات ذات الأولوية العالية. حدد طريقة العرض التي تمت تصفيتها في قسم "إرسال تنبيهات لهذه التغييرات" عند إنشاء التنبيه ، وستتلقى تنبيهات عندما تفي العناصر بمعايير التصفية.

كيفية إدارة التنبيهات لمواقع SharePoint

يمكنك دائمًا الرجوع وضبط التنبيهات. عند النقر فوق علامة الحذف (الموضحة سابقًا في الشكل 10-5) ، يمكنك اختيار إدارة التنبيهات وتعديل أي تنبيهات قمت بإنشائها بالفعل. ينقلك هذا الزر إلى صفحة واحدة بدلاً من الانتقال إلى كل تطبيق قمت فيه بضبط تنبيه. يوضح الشكل التالي صفحة التنبيهات الخاصة بي.

إدارة التنبيهات الخاصة بك لموقع SharePoint بأكمله.

لإدارة جميع التنبيهات الموجودة على موقع معين وتعديلها أو حذفها ، اتبع الخطوات التالية:

استعرض للوصول إلى تطبيق تشترك فيه حاليًا في تنبيه.

في قائمة القطع المنسدلة ، اختر إدارة التنبيهات الخاصة بي.
تظهر صفحة التنبيهات الخاصة بي على هذا الموقع.

حدد ارتباط اسم التنبيه المناسب.
يظهر تنبيه التحرير على صفحة الموقع هذه مع جميع الخيارات التي شاهدتها عندما أنشأت التنبيه لأول مرة. قم بتغيير الإعدادات حسب الرغبة.
لم يتم ضبط التنبيه ليبدأ به؟ لا يزال بإمكانك قراءة الإعدادات وتغيير الخيارات (راجع الخطوات السابقة). لا تؤثر تغييراتك على إعدادات التنبيه للآخرين إذا تم إنشاء التنبيه لعدة مستخدمين في نفس الوقت.

انقر فوق "موافق" لتعديل التنبيه بالإعدادات الجديدة أو "حذف" لحذف التنبيه.
لا يؤدي حذف التنبيه الذي تم إنشاؤه لك إلى حذف التنبيه من المستخدمين الآخرين الموجودين في المجموعة التي تم إنشاء التنبيه لها.

إذا كنت مسؤول الموقع ، فيمكنك إدارة تنبيهات كل شخص على الموقع بالنقر فوق ارتباط تنبيهات المستخدم في قسم إدارة الموقع في صفحة إعدادات الموقع.

عندما يقع الحدث الذي يتطابق مع التنبيه الخاص بك - على سبيل المثال ، وقت تغيير حدث التقويم أو مكانه - تتلقى بريدًا إلكترونيًا في صندوق الوارد الخاص بك. يعتمد إعلام البريد الإلكتروني الذي تتلقاه على قالب. يمكن تعديل هذه القوالب بواسطة المسؤول ، حتى يتمكنوا من توفير مزيد من التفاصيل.