الورقة الذكية 9.1.1
Smartsheet عبارة عن منصة عمل ديناميكية تتيح لك إدارة المشاريع وإنشاء سير العمل والتعاون مع فريقك.
كيفية وضع علامة في شيربوينت
العلامات هي كلمات أساسية تقوم بتعيينها للمحتوى. يعد وضع علامات على الصفحات لمشاركتها مع الآخرين بمثابة إشارات مرجعية اجتماعية ، وهي تحظى بشعبية كبيرة على الويب وسهلة في SharePoint. إذا سبق لك استخدام موقع مثل Delicious ، فأنت تعرف بالفعل كيف تعمل الإشارات المرجعية الاجتماعية.
مع قيام المزيد من الأشخاص بتعيين نفس العلامات ، تصبح العلامات وسيلة للتنقل إلى محتوى مشابه. تتيح لك مجموعة العلامات والملاحظات الموجودة على الشريط كتابة الكلمات الأساسية للعلامات الخاصة بك ، بحيث يمكنك وضع علامة على المحتوى بمصطلحات ذات معنى بالنسبة لك. يتيح لك هذا الزر أيضًا الوصول إلى لوحة الملاحظات ، والتي يمكنك استخدامها لترك تعليقات قابلة للعرض بشكل عام على مستند أو صفحة.
ينصب التركيز على الكلمات الرئيسية في وضع العلامات. لا يمنعك SharePoint من كتابة علامات أطول ، ولكن من الأفضل استخدام كلمات مفردة أو عبارات قصيرة جدًا كعلامات. وإلا فإنك تتجاهل الغرض من استخدام العلامات كوسيلة سريعة وموجزة لتصنيف المعلومات. إذا كنت بحاجة إلى الإدلاء بملاحظات أطول ، فاستخدم لوحة الملاحظات.
لوضع علامة على المحتوى في SharePoint ، اتبع الخطوات التالية:
تصفح إلى الصفحة التي تريد وضع علامة عليها.
لوضع علامة على العناصر أو المستندات الفردية ، يجب عليك الاستعراض وصولاً إلى التطبيق والنقر فوق الصف الذي تريد وضع علامة عليه. توجد العلامات والملاحظات الخاصة بالعناصر أو المستندات الفردية في علامة التبويب العناصر الموجودة على الشريط.
حدد موقع مجموعة العلامات والملاحظات في علامة التبويب القائمة أو المكتبة في الشريط لمعرفة خيارات وضع العلامات.
انقر فوق الزر العلامات والملاحظات.
تظهر نافذة "العلامات ولوحة الملاحظات" مليئة بالعلامات الحديثة التي قمت بتطبيقها.
في منطقة نص "علاماتي" ، انقر فوق علامة موجودة و / أو اكتب العلامات التي تريد تطبيقها على المحتوى.
استخدم فاصلة منقوطة للفصل بين العلامات.
(اختياري) لتمييز العلامات الخاصة بك على أنها خاصة حتى لا يتمكن الآخرون من رؤيتها ، حدد خانة الاختيار خاصة.
انقر فوق الزر حفظ لحفظ العلامات الخاصة بك.
عند حفظ العلامات الخاصة بك ، فإنها تظهر في قسم العلامات المقترحة بالصفحة. يمكنك النقر فوق أي من العلامات الموجودة في هذا القسم لعرض صفحة ملف تعريف العلامات.
لإضافة ملاحظة إلى عنصر ما ، اتبع الخطوات التالية:
انقر فوق علامة التبويب لوحة الملاحظات واكتب ملاحظتك في مربع النص.
بخلاف العلامات ، لا يمكن تمييز الملاحظات التي تم إدخالها باستخدام "لوحة الملاحظات" على أنها خاصة وبالتالي يمكن عرضها بواسطة أي شخص آخر لديه نفس الوصول. اختر كلماتك بعناية.
انقر فوق الزر "نشر" لنشر الملاحظة.
تظهر الملاحظة في النافذة مع أي ملاحظات أخرى تم إدخالها. يمكنك التمرير عبر جميع المشاركات التي تم إدخالها لهذا المحتوى باستخدام الزرين التالي والسابق.
لإغلاق النافذة ، انقر فوق X في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة.
فوائد العلامات النشطة
يعمل وضع العلامات النشط على تحسين سرعة البحث ودقته بشكل كبير، مما يجعله رائعًا لنظام إدارة المستندات أيضًا.
وهنا بعض منها:
| فئة | فائدة | وصف |
| تعزيز إمكانية البحث والاسترجاع | عمليات بحث أسرع | تعمل العلامات النشطة على تحسين سرعة ودقة نتائج البحث بشكل كبير. |
| الدقة في نتائج البحث | تعمل العلامات بمثابة علامات محددة، حيث تقود المستخدمين مباشرة إلى المحتوى الذي يحتاجون إليه، مما يقلل من وقت البحث. | |
| تحسين إدارة المحتوى | تنظيم أسهل | العلامات النشطة تجعل تنظيم المحتوى أكثر قابلية للإدارة من خلال تصنيف العناصر. |
| تبسيط استرجاع المستندات | من السهل استرجاع المستندات التي تم وضع علامة عليها بشكل صحيح للرجوع إليها أو إعداد التقارير أو عمليات التدقيق. | |
| تعزيز التعاون | يسهل العمل الجماعي | تساعد العلامات أعضاء الفريق في العثور بسرعة على المستندات الخاصة بالمشروعات التعاونية، خاصة في الفرق الكبيرة. |
| الاتساق في سير العمل | يضمن وضع العلامات النشط تصنيفًا متسقًا للمحتوى، وتبسيط سير العمل. | |
| تحسين الامتثال والحوكمة | يساعد على الامتثال | تقوم العلامات بتصنيف المستندات بما يتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية لإدارة أفضل. |
| تحسين الحكم | تعمل العلامات النشطة على فرض سياسات إدارة المحتوى وتوحيد الوصول إلى المحتوى المصنف. | |
| تجربة المستخدم الشخصية | وجهات النظر المخصصة | يمكن للمستخدمين إنشاء طرق عرض مخصصة بناءً على العلامات للوصول السريع إلى المحتوى ذي الصلة. |
| القدرة على التكيف مع احتياجات المستخدم | تتكيف العلامات النشطة مع الاحتياجات التنظيمية المتغيرة، مما يسمح بإنشاء علامات جديدة حسب الحاجة. |
اصطلاحات التسمية
تعد اصطلاحات التسمية الفعالة مهمة لوضع علامات سهلة الاستخدام وفعالة في SharePoint.
تعمل اصطلاحات التسمية الصحيحة على تحسين إمكانية العثور على المحتوى والمساهمة في تنظيم النظام بشكل عام.
فيما يلي بعض الإرشادات الأساسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء اصطلاحات التسمية:
- كن وصفيًا ولكن موجزًا: يجب أن تكون الأسماء واضحة بذاتها، مما يوفر معلومات كافية لفهم الملف أو العنصر في لمحة سريعة. ومع ذلك، تجنب الأسماء الطويلة جدًا التي قد تكون مرهقة للقراءة أو الإدارة.
- استخدام التنسيقات القياسية: أنشئ تنسيقًا قياسيًا للأسماء، مثل البدء بالتاريخ (بتنسيق ثابت مثل YYYY-MM-DD للملفات التي تتطلب فرز التاريخ)، متبوعًا بوصف واضح. يسهل الاتساق فرز الملفات وتحديد موقعها.
- دمج عناصر التصنيف: قم بتضمين عناصر في الاسم تصنف الملف أو العنصر، مثل أسماء المشروعات أو أرقام الإصدارات أو رموز الأقسام. تعتبر هذه الممارسة مفيدة بشكل خاص في البيئات التعاونية.
- تجنب الأحرف الخاصة والمسافات: استخدم الشرطات السفلية (_) أو الواصلات (-) بدلاً من المسافات في أسماء الملفات، لأن بعض الأنظمة قد لا تتعامل مع المسافات بشكل جيد. تجنب استخدام الأحرف الخاصة مثل / و و و ? و % و * و : و | و " و < و > و .، والتي يمكن أن تسبب مشكلات في العديد من أنظمة التشغيل.
- استخدام CamelCase أو Snake_case: بالنسبة للتشفير والأصول الرقمية، CamelCase (حيث يتم كتابة الحرف الأول من كل كلمة بالأحرف الكبيرة، على سبيل المثال، ProjectReport) أو Snake_case (كلمات مفصولة بشرطات سفلية، على سبيل المثال. ، project_report) يمكن استخدامه لسهولة القراءة وتوافق النظام.
- اجعله مرنًا وقابلاً للتوسع: يجب أن يكون اصطلاح التسمية قابلاً للتوسع ومرنًا بدرجة كافية لاستيعاب الإضافات أو التغييرات المستقبلية دون أن يصبح قديمًا.
- توثيق اصطلاح التسمية ونشره: قم بتوثيق اصطلاح التسمية بوضوح وتأكد من توصيله إلى جميع أعضاء الفريق. يعد التطبيق المتسق أمرًا أساسيًا لفعاليته.
- راجع وراجع حسب الحاجة: قم بمراجعة اصطلاح التسمية بشكل دوري للتأكد من أنه لا يزال يلبي احتياجات فريقك أو مشروعك. كن منفتحًا لإجراء التعديلات مع تطور مؤسستك أو مشروعك.
أخطاء وضع العلامات الشائعة
عند تنفيذ نظام وضع العلامات وإدارته في SharePoint، قد تؤدي الأخطاء الشائعة إلى إعاقة فعاليته.
يعد تحديد هذه الأخطاء وفهمها أمرًا مهمًا للحفاظ على إستراتيجية وضع العلامات فعالة وفعالة.
فيما يلي بعض أخطاء وضع العلامات الأكثر شيوعًا ونصائح حول كيفية تجنبها:
| خطأ | مشكلة | إستراتيجية |
| الإفراط في وضع العلامات | إضافة عدد كبير جدًا من العلامات، مما يسبب الفوضى والارتباك. | وضع إرشادات للعدد الأمثل من العلامات وتدريب المستخدمين على أن يكونوا انتقائيين. |
| وضع علامات غير متناسقة | عدم التوحيد في استخدام العلامات، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة. | تطوير وتنفيذ بروتوكول وضع العلامات الموحد على مستوى المؤسسة. يساعد التدريب والتدقيق المنتظم في الحفاظ على الاتساق. |
| استخدام علامات غير وصفية أو غامضة | العلامات الغامضة أو العامة التي لا تضيف قيمة إلى تصنيف المحتوى أو العثور عليه. | تشجيع العلامات الواضحة والمحددة والوصفية. تقديم أمثلة على العلامات الفعالة في التدريب. |
| إهمال الهيكل الهرمي | عدم استخدام أسلوب منظم في وضع العلامات، وهو أمر بالغ الأهمية لمجموعات المعلومات المعقدة. | تنفيذ العلامات الهرمية وتثقيف المستخدمين حول فوائدها. |
| تجاهل تعليقات المستخدمين ومشاركتهم | عدم إشراك المستخدمين في تطوير وتحسين نظام العلامات. | إنشاء قنوات للتعليقات وإشراك المستخدمين في التطوير المستمر لنظام العلامات. |
| الفشل في مراجعة العلامات وتحديثها بانتظام | العلامات القديمة أو غير ذات الصلة بمرور الوقت، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة. | قم بجدولة مراجعات منتظمة لنظام وضع العلامات وتحديث العلامات لتتوافق مع الاحتياجات الحالية. |
| عدم التكامل مع ميزات SharePoint الأخرى | عدم الاستفادة من إمكانات SharePoint الكاملة، مثل أنواع المحتوى ومهام سير العمل. | قم بتثقيف المستخدمين حول كيفية تفاعل وضع العلامات مع ميزات SharePoint الأخرى وفوائدها. |
نقطة مشاركة
SharePoint هو نظام تعاون قائم على الويب يستخدم مجموعة متنوعة من تطبيقات سير العمل وقواعد بيانات "القائمة" ومكونات الويب الأخرى، بالإضافة إلى ميزات الأمان لمنح التحكم في عمل مجموعات الأعمال معًا.
التقويم الدائم 1.0.38/1.0.36
Van Nien Calendar هو تطبيق لعرض التقويم على هاتفك، مما يساعدك على رؤية التاريخ القمري الشمسي على هاتفك بسرعة، وبالتالي ترتيب أعمالك المهمة.
مايكروسوفت أوتلوك 2021
Microsoft Outlook هو تطبيق للأعمال والإنتاجية تم تطويره بواسطة شركة Microsoft Corporation.
انقر فوق
ClickUp هي واحدة من منصات الإنتاجية الأعلى تقييمًا لأي عمل تجاري. تستخدم الشركات الكبيرة مثل Google وBooking.com وSan Diego Padres وUber جميعها ClickUp لزيادة إنتاجية مكان العمل.
عارض PDF-XChange 2.5.322.10
أصبح PDF تنسيقًا شائع الاستخدام لقراءة المستندات النصية وإنشائها وإرسالها. وفي المقابل، حدثت زيادة في عدد البرامج المستخدمة لهذا النوع من التوثيق. يعد PDF-XChange Viewer من بين عدد متزايد من برامج عرض PDF.
أباتشي أوبن أوفيس
يقدم Apache OpenOffice مجموعة كاملة من تطبيقات Office التي تنافس Microsoft 365، خاصة في Excel وPowerPoint وWord. فهو يسمح لك بإدارة مشاريعك بشكل أكثر فعالية، ويدعم العديد من تنسيقات الملفات.
تحميل برنامج iTaxviewer 1.8.7
يعد برنامج iTaxViewer هو برنامج قراءة ملفات XML الأكثر شيوعًا اليوم. هذا البرنامج عبارة عن تطبيق لقراءة الإقرارات الضريبية الإلكترونية بتنسيق XML الخاص بالإدارة العامة للضرائب.
قارئ ملفات PDF نيترو
Nitro PDF Reader هو محرر PDF مفيد يغطي جميع المهام الأساسية التي يؤديها معظم الأشخاص يوميًا باستخدام مستندات PDF.
برنامج فوكسيت ريدر 12
يعد برنامج Foxit Reader في المقام الأول قارئ PDF، ويسمح لك أيضًا بإنشاء ملفات PDF وتوقيعها وتحريرها وإضافة التعليقات التوضيحية. يعمل على أنظمة التشغيل، ويوجد ملحقات لبرامج متنوعة من حزمة Microsoft Office.