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So erstellen Sie eine Gutschrift in QuickBooks 2021
Gutschriften können praktische Möglichkeiten sein, Dateneingabefehler zu beheben, die Sie nicht früher gefunden oder korrigiert haben. Gutschriften sind auch praktische Möglichkeiten, um Dinge wie Kundenretouren und Rückerstattungen zu bearbeiten. Wenn Sie in Ihrer Zeit eine oder zwei Rechnungen erstellt haben, werden Sie feststellen, dass die Erstellung einer QuickBooks- Gutschrift viel einfacher ist als die Verwendung altmodischer Methoden.
Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie die komplizierteste und aufwendigste Art von Gutschrift erstellen: eine Produktgutschrift. Das Erstellen einer Dienstleistung oder einer professionellen Gutschrift funktioniert jedoch grundsätzlich genauso. Sie füllen nur weniger Felder aus.
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Produktgutschrift zu erstellen:
1. Wählen Sie Kunden→Gutschriften/Erstattungen erstellen oder klicken Sie auf das Symbol „Erstattungen & Gutschriften“ im Abschnitt „Kunden“ der Startseite, um das Fenster Gutschriften/Erstattungen erstellen (wie abgebildet) anzuzeigen.
Das Fenster Gutschriften/Erstattungen erstellen
2. Identifizieren Sie den Kunden und ggf. den Auftrag im Dropdown-Menü Kunde: Auftrag.
Sie können den Kunden oder Auftrag aus der Liste auswählen, indem Sie darauf klicken.
3. (Optional) Geben Sie eine Klasse für die Gutschrift an.
Wenn Sie Klassen verwenden, um Transaktionen zu kategorisieren, aktivieren Sie das Dropdown-Menü Klasse und wählen Sie die entsprechende Klasse für die Gutschrift aus.
4. Datieren Sie die Gutschrift (obwohl es optional ist, konstant zu bleiben).
Drücken Sie die Tabulatortaste, um den Cursor zum Textfeld Datum zu bewegen. Geben Sie dann das richtige Datum im Format MM/TT/JJJJ ein.
5. (Optional) Geben Sie eine Gutschriftsnummer ein.
QuickBooks schlägt eine Gutschriftsnummer vor, indem 1 zur letzten von Ihnen verwendeten Gutschriftsnummer hinzugefügt wird. Sie können die Nummer akzeptieren oder in das Textfeld Guthaben-Nr. tippen, um die Nummer beliebig zu ändern.
6. Korrigieren Sie ggf. die Kundenadresse.
QuickBooks ruft die Rechnungsadresse aus der Kundenliste ab. Sie können die Adresse für die Gutschrift ändern, indem Sie einen Teil der üblichen Rechnungsadresse ersetzen. Normalerweise sollten Sie für die Gutschrift dieselbe Adresse verwenden, die Sie für die Originalrechnung(en) verwenden.
7. (Optional . . . Art) Geben Sie die Bestellnummer an.
Wenn die Gutschrift den Gesamtrestsaldo einer Kundenbestellung berichtigt, sollten Sie wahrscheinlich die Nummer der Bestellung in das Textfeld Bestellnummer eingeben.
Hier ist meine Logik zu diesem Vorschlag für diejenigen Leser, die sich darum kümmern: Wenn Sie Ihrem Kunden 1.000 USD auf Bestellung Nr. 1984 in Rechnung gestellt haben, die einen Kauf von 1.000 USD autorisiert, haben Sie die gesamte Bestellung aufgebraucht – zumindest nach Angaben des Kreditorensachbearbeiters des Kunden, der die Bearbeitung Ihre Rechnungen. Wenn Sie jedoch sicherstellen, dass eine Gutschrift über 1.000 USD als mit der Bestellung Nr. 1984 verbunden identifiziert wird, geben Sie im Wesentlichen den Einkaufssaldo von 1.000 USD frei, was bedeuten kann, dass Sie die Bestellung erneut verwenden oder in Rechnung stellen können.
8. Wenn der Kunde Artikel zurücksendet, beschreiben Sie jeden Artikel.
Bewegen Sie den Cursor in die erste Zeile des Textfelds Artikel/Beschreibung/Menge/Rate/Betrag/Steuer. Aktivieren Sie in der ersten leeren Zeile der Box das Dropdown-Menü Artikel und wählen Sie dann den Artikel aus. QuickBooks füllt die Textfelder Beschreibung und Preis mit der Verkaufsbeschreibung und dem Verkaufspreis aus, die Sie in die Artikelliste eingegeben haben. (Sie können diese Informationen bei Bedarf bearbeiten, dies ist jedoch nicht erforderlich.) Geben Sie in das Textfeld Menge die Anzahl der Artikel ein, die der Kunde zurückgibt (oder nicht bezahlt). (Nachdem Sie diese Zahl eingegeben haben, berechnet QuickBooks den Betrag durch Multiplizieren von Menge mit Preis.) Geben Sie jeden Artikel ein, den der Kunde zurückgibt, indem Sie die leeren Zeilen des Listenfelds ausfüllen.
Bei Inventarartikeln geht QuickBooks davon aus, dass die Artikel, die Sie in einer Gutschrift anzeigen, an den Bestand zurückgegeben werden. Sie möchten Ihre physischen Bestandszählungen anpassen, wenn nicht verkaufte Artikel zurückgegeben werden.
Wie bei Rechnungen können Sie beliebig viele Positionen in eine Gutschrift aufnehmen. Wenn Sie auf einer einzelnen Seite nicht genügend Platz haben, fügt QuickBooks der Gutschrift weitere Seiten hinzu, bis Sie fertig sind. Die vollständigen Informationen stehen natürlich auf der letzten Seite.
9. Beschreiben Sie alle Sonderposten, die die Gutschrift enthalten sollte.
Wenn Sie eine Gutschrift für andere Artikel ausstellen möchten, die in der Originalrechnung erscheinen – Fracht, Rabatte, sonstige Gebühren usw. – fügen Sie der Artikelliste Beschreibungen für jeden Artikel hinzu.
Um Beschreibungen dieser Artikel hinzuzufügen, aktivieren Sie das Dropdown-Menü Artikel der nächsten leeren Zeile und wählen Sie dann den speziellen Artikel aus. (Sie aktivieren die Liste, indem Sie auf das Feld klicken, um es in ein Dropdown-Menü zu verwandeln, und dann auf den Abwärtspfeil des Felds klicken, um auf das Menü zuzugreifen.) Nachdem QuickBooks die Textfelder Beschreibung und Bewertung ausgefüllt hat, bearbeiten Sie diese Informationen (falls erforderlich). Geben Sie jeden Sonderposten ein – Zwischensumme, Rabatt, Fracht usw. – den Sie in der Gutschrift auflisten möchten.
Wenn Sie einen Rabattartikel hinzufügen möchten, müssen Sie nach dem Inventar oder anderen Artikeln, die Sie rabattiert haben, einen Zwischensummenartikel in die Gutschrift einfügen. Kleben Sie dann einen Rabattartikel direkt hinter den Zwischensummenartikel. Dabei berechnet QuickBooks den Rabatt als Prozentsatz der Zwischensumme.
10. (Optional) Fügen Sie eine Kundennachricht hinzu.
Aktivieren Sie das Dropdown-Menü Kundennachricht und wählen Sie eine clevere Kundennachricht.
11. Geben Sie die Umsatzsteuer an.
Bewegen Sie den Cursor in das Listenfeld Steuer, aktivieren Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie dann die richtige Mehrwertsteuer aus.
12. (Optional, aber eine wirklich gute Idee) Fügen Sie ein Memo hinzu.
Sie können das Textfeld Memo verwenden, um der Gutschrift eine Memobeschreibung hinzuzufügen. Sie können diese Beschreibung verwenden, um Ihre Gründe für die Ausstellung der Gutschrift zu erläutern und beispielsweise einen Querverweis auf die Originalrechnung(en) zu erstellen. Beachten Sie, dass das Feld Memo im Kundenauszug gedruckt wird.
13. Wenn Sie den Druck dieser Gutschrift verzögern möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Später drucken.
Ich möchte die Diskussion darüber, was die Auswahl des Kontrollkästchens "Später drucken" bewirkt, aufschieben, bis ich die Diskussion über die Erstellung von Gutschriften abgeschlossen habe. Die Abdeckung des Druckens von Rechnungen und Gutschriften wird in einem späteren Abschnitt behandelt.
14. Speichern Sie die Gutschrift.
Um eine fertige Gutschrift zu speichern, klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Speichern & neu oder Speichern & schließen. QuickBooks zeigt ein Dialogfeld an, in dem Sie gefragt werden, was Sie mit der Gutschrift tun möchten: Guthaben einbehalten, eine Rückerstattung gewähren oder das Guthaben auf eine Rechnung anwenden. Treffen Sie Ihre Wahl, indem Sie auf die Schaltfläche klicken, die Ihrer gewünschten Aktion entspricht. Wenn Sie Auf Rechnung anwenden wählen, fragt QuickBooks nach zusätzlichen Informationen. QuickBooks speichert die auf dem Bildschirm angezeigte Gutschrift und zeigt, wenn Sie auf Speichern & neu geklickt haben, ein leeres Fenster Gutschriften/Erstattungen erstellen an, damit Sie eine weitere Gutschrift erstellen können. (Beachten Sie, dass Sie in den zuvor erstellten Gutschriften hin und her blättern können, indem Sie auf die Schaltflächen Weiter und Zurück klicken.) Wenn Sie mit dem Erstellen von Gutschriften fertig sind, können Sie auf die Schaltfläche Schließen des Gutschriftsformulars klicken.
Wenn Sie angeben, dass Sie einen Erstattungsscheck drucken möchten, zeigt QuickBooks das Fenster „Schecks schreiben“ an und füllt den Scheck automatisch aus und verknüpft ihn mit dem Memo.
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