So schreiben Sie Schecks von QuickBooks 2021

Sie können Schecks in QuickBooks 2021 auf zwei Arten ausstellen: über das Fenster Schecks schreiben und über die Kasse. Falls Sie in der hinteren Reihe der Klasse geschlafen haben, hier ist die Kurzversion der Anleitung zum Ausstellen von Schecks.

Sie können Debitkarten- und Geldautomatentransaktionen genauso erfassen wie Schecks, die Sie schreiben.

So schreiben Sie Schecks über das Fenster Schecks schreiben

Sie können handschriftliche Schecks und andere Schecks aufzeichnen, die Sie mit QuickBooks drucken möchten, indem Sie die Schecks im Fenster Schecks schreiben beschreiben.

Um einen Scheck über das Fenster Schecks schreiben zu schreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Banking→Schecks schreiben.

Sie können auch auf das Symbol Schecks schreiben im Bankbereich des Startbildschirms klicken. QuickBooks zeigt das Fenster "Schecks schreiben" wie abgebildet an.

Das Fenster Schecks schreiben

2. Klicken Sie oben im Fenster auf das Dropdown-Menü Bankkonto und wählen Sie das Konto aus, von dem Sie diesen Scheck ausstellen möchten.

Dieser Schritt ist wirklich wichtig und Sie sollten immer daran denken, bevor Sie einen Scheck ausstellen, wenn Sie mehrere Bankkonten haben.

3. Geben Sie eine Schecknummer ein oder markieren Sie den Scheck zum Drucken.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Später drucken, wenn Sie den Scheck mit QuickBooks drucken möchten, indem Sie Ihren Drucker und vorgedruckte Scheckformulare verwenden, die Sie gekauft haben. Wenn Sie einen handschriftlichen Scheck aufzeichnen, geben Sie die Schecknummer, die Sie für den Scheck verwendet haben, in das Textfeld Nr. ein.

4. Füllen Sie den Scheck aus.

Wenn Sie dieser Person oder Partei schon einmal einen Scheck ausgestellt haben, trägt die AutoFill-Funktion den Namen des Zahlungsempfängers für Sie in die Zeile Zahlung an die Bestellung ein, nachdem Sie mit der Eingabe des Namens begonnen haben. Wie QuickBooks dieses Kunststück schafft, mag wie Magie erscheinen, aber es ist wirklich nicht so schwer. QuickBooks vergleicht lediglich Ihre bisherigen Eingaben mit den Namen in Ihren Kunden-, Mitarbeiter- und anderen Listen. Sobald QuickBooks die von Ihnen eingegebenen Buchstaben mit einem Namen in einer dieser Listen zuordnen kann, wird der Name erfasst.

Wenn Sie dieser Person oder Partei noch keinen Scheck ausgestellt haben, fordert QuickBooks Sie auf, den Namen des Zahlungsempfängers hinzuzufügen. TU das.

Geben Sie den Scheckbetrag neben dem Dollarzeichen ein und drücken Sie dann die Tabulatortaste. QuickBooks schreibt den Betrag für Sie auf die Dollarzeile. Es schreibt auch die Adresse, wenn sie in der Stammdatei des Zahlungsempfängers ausgefüllt wurde.

5. Füllen Sie bei Bedarf die Registerkarten Ausgaben und Artikel aus.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen oder Speichern & neu, um das Schreiben des Schecks abzuschließen.

Hier hast du es. Ihr Scheck ist ausgestellt und in das Register eingetragen, bereit zum Ausdrucken und Versenden.

So schreiben Sie Schecks aus der Kasse

Leute, die sich an Quicken, einen Cousin von QuickBooks, gewöhnt haben, möchten vielleicht das Registerfenster verwenden, um Schecks zu schreiben. (Schnelle Benutzer mögen die Registermetapher besser, denke ich.)

Um einen Scheck aus der Kasse zu schreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Kasse.

Wählen Sie Banking→Register verwenden oder klicken Sie auf das Register-Symbol im Banking-Bereich des Startbildschirms. Wenn Sie mehr als ein Bankkonto haben, zeigt QuickBooks das Dialogfeld "Registrierung verwenden" an, damit Sie das richtige Konto auswählen können.

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Girokonto aus, auf das Sie den Scheck ausstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK. Sie sehen das Registrierungsfenster (dargestellt). Der Cursor befindet sich am Ende des Registers, sodass Sie Scheckinformationen eingeben können. (QuickBooks trägt automatisch das heutige Datum ein.)

Das Registrierungsfenster

QuickBooks verwendet den Kontonamen im Fenstertitel. Aus diesem Grund bezieht sich die Zahl auf die Big National Bank . Big National ist der Name des fiktiven Bankkontos, das ich eingerichtet habe.

2. Geben Sie die Informationen für Ihren Scheck ein.

Beachten Sie, dass die Einträge, die Sie in diesem Register vornehmen, dieselben sind, die Sie im Fenster Write Checks machen würden. Wenn Sie Schecks in diesem Fenster bequemer eingeben möchten, können Sie auf die Schaltfläche Transaktion bearbeiten klicken, die sich in der Multifunktionsleiste oben im Registerfenster befindet, um das Fenster Schecks in seiner ganzen Pracht zu sehen und dort einen Scheck zu schreiben. Wenn Sie Ausgaben eingeben oder auflisten möchten, wofür Sie mit dem Scheck bezahlen, müssen Sie auf die Schaltfläche Transaktion bearbeiten klicken und in das Fenster Schecks schreiben gelangen.

Andernfalls gehen Sie einfach von Feld zu Feld und geben die Informationen in das Register ein. Verwenden Sie erneut die Dropdown-Menüs, um die Namen des Zahlungsempfängers und des Kontos einzugeben. Wenn Sie einen Zahlungsempfänger- oder Kontonamen eingeben, den QuickBooks nicht erkennt, fordert das Programm Sie auf, weitere Informationen anzugeben.

Hier ist eine Art Trickfrage: Was ist, wenn der Scheck, den Sie ausstellen, mehr als eine Ausgabenkategorie zahlt? Angenommen, Sie zahlen Ihrem Vermieter sowohl Ihre Miete als auch einen Anteil an den Nebenkosten. Sind Sie auf ein Spesenkonto beschränkt? Stehen Sie vor der Mutter aller buchhalterischen Dilemmata: die Wahl zwischen zwei richtigen Konten? Nun, nein, tust du nicht. Sie können einfach auf die Schaltfläche Splits klicken. QuickBooks zeigt einen Aufteilungsbereich an, in dem Sie einen Scheck auf mehrere Konten aufteilen können. Ein Scheck über 1.500 US-Dollar, der beispielsweise 1.200 US-Dollar Miete und 300 US-Dollar Nebenkosten zahlt, kann auf zwei separate Zeilen aufgeteilt werden: eine, die die Mietkosten von 1.200 US-Dollar und eine die 300 US-Dollar der Nebenkosten erfasst.

3. Wenn Sie mit dem Ausfüllen der Prüfinformationen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufzeichnen.

Sie können auch auf die Schaltfläche Wiederherstellen klicken, wenn Sie zurückgehen möchten, um noch einmal von vorne zu beginnen. Wenn Sie auf Wiederherstellen klicken, wird die gerade Eingabe ausgeblendet.

Wenn Sie Schecks von Hand schreiben, anstatt sie mit QuickBooks zu drucken, stellen Sie sicher, dass die Schecknummern in der Registrierkasse und die Schecknummern in Ihrem Scheckheft übereinstimmen. Möglicherweise müssen Sie in das QuickBooks-Register gehen und die Nummern in der Nummernspalte ändern. Wenn Ihr Kontoauszug kommt, ist der Abgleich Ihres Kontoauszugs und Ihres Scheckhefts viel einfacher, wenn Sie die Schecknummern richtig eingeben.

So ändern Sie einen von Ihnen ausgestellten Scheck

Was ist, wenn Sie einen Scheck ändern müssen, nachdem Sie ihn bereits eingegeben haben? Vielleicht haben Sie einen schrecklichen Fehler gemacht, beispielsweise einen Scheck über 52,50 $ als 25,20 $ zu verbuchen. Kannst du das Reparieren? Sicher. Gehen Sie einfach in das Register und suchen Sie den Scheck, den Sie ändern möchten. Gehen Sie zum Feld Zahlung oder Einzahlung und nehmen Sie die Änderung vor.

Wenn Sie umfangreichere Änderungen vornehmen müssen (z. B. wenn es sich bei dem Scheck um eine Split-Transaktion handelt), setzen Sie den Cursor an die Stelle des Schecks und klicken Sie auf Transaktion bearbeiten. QuickBooks zeigt das Fenster Schecks schreiben mit dem ursprünglichen Scheck darin an. Nehmen Sie die Änderungen vor. (Vergessen Sie bei Bedarf nicht, auch auf den Registerkarten Artikel und Ausgaben Änderungen vorzunehmen.)

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen. Sie gehen zurück zur Kasse, wo Sie die Änderungen im Scheck sehen.

Wenn das Fenster Schecks schreiben angezeigt wird, können Sie auch mit den Schaltflächen Weiter und Zurück durch Ihre Schecks blättern und Änderungen vornehmen.

Packen Sie mehr Schecks in die Kasse

Normalerweise zeigt QuickBooks zwei Informationszeilen zu jedem von Ihnen eingegebenen Scheck an. Außerdem werden zwei Informationszeilen zu jedem eingegebenen Transaktionstyp angezeigt. Wenn Sie mehr Schecks in einen sichtbaren Teil der Kasse packen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen 1-Zeile am unteren Rand des Registerfensters. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, verwendet QuickBooks ein einzeiliges Format, um alle Informationen in der Kasse mit Ausnahme des Felds Memo anzuzeigen.

Das Registerfenster im 1-Zeilen-Display

Vergleichen Sie die beiden vorhergehenden Abbildungen, um zu sehen, wie die 1-zeilige Anzeige aussieht. Register können sehr lang werden, und die 1-zeilige Anzeige ist hilfreich, wenn Sie ein langes Register nach einem Scheck oder einer Transaktion durchsuchen.