Bevor Sie eine Präsentation teilen, sollten Sie immer sicherstellen, dass sie keine Informationen enthält, die geheim gehalten werden sollten. Sie können auch andere davon abhalten, Ihre Dateien zu bearbeiten. Glücklicherweise enthält PowerPoint 2016 eine Reihe von Tools zum Testen und Schützen von Präsentationen.
Dokumenteninspektor
Wenn eine Präsentation erstellt oder bearbeitet wird, werden der Datei möglicherweise automatisch bestimmte persönliche Informationen hinzugefügt (z. B. Informationen über den Autor des Dokuments). Benutzer können Document Inspector verwenden , um diese Art von Informationen zu entfernen, bevor sie die Präsentation mit anderen teilen.
Da einige Änderungen möglicherweise dauerhaft sind, erstellen Sie mit „Speichern unter“ eine Sicherungskopie Ihrer Präsentation, bevor Sie Document Inspector verwenden.
So verwenden Sie Document Inspector
1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei “, um zur Backstage-Ansicht zu gelangen .
2. Klicken Sie im Infobereich auf „ Auf Probleme prüfen“ und wählen Sie dann „ Dokument prüfen“ aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Der Dokumenteninspektor wird angezeigt. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, je nachdem, was Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf „Inspizieren“. Im Beispiel in diesem Artikel verwenden wir die Standardoptionen.
4. In den Testergebnissen wird für alle Kategorien, in denen vertrauliche Daten gefunden wurden, ein Ausrufezeichen angezeigt. Außerdem gibt es für jede dieser Kategorien die Schaltfläche „Alle entfernen“ . Klicken Sie auf „Alle entfernen“ , um Daten zu löschen.
5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.
Schützen Sie Ihre Präsentation
Standardmäßig kann jeder, der Zugriff auf die Präsentation hat, den Inhalt öffnen, kopieren und bearbeiten, es sei denn, der Ersteller schützt ihn. Abhängig von den Bedürfnissen der einzelnen Personen gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Präsentation zu schützen.
So schützen Sie Dokumente
1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei “, um zur Backstage-Ansicht zu wechseln .
2. Klicken Sie im Infobereich auf den Befehl „Präsentation schützen“.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. In diesem Beispiel wählen wir „Als endgültig markieren“ aus . Die Option „Als endgültig markieren“ ist eine gute Möglichkeit, andere davon abzuhalten, die Datei zu bearbeiten, während andere Optionen Benutzern bei Bedarf mehr Kontrolle geben.
4. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie zum Speichern aufgefordert werden. OK klicken .
5. Ein weiteres Dialogfeld wird angezeigt. OK klicken .
6. Die Präsentation wird als endgültige Fassung gekennzeichnet. Immer wenn jemand anderes die Datei öffnet, erscheint oben eine Leiste, um ihn davon abzuhalten, das Dokument zu bearbeiten.
Das Markieren einer Präsentation als endgültig hindert jemanden nicht vollständig daran, das Dokument zu bearbeiten, da er weiterhin „ Trotzdem bearbeiten“ wählen kann. Wenn Sie vollständig verhindern möchten, dass andere Personen Ihre Präsentation bearbeiten, können Sie stattdessen die Option „Zugriff einschränken“ verwenden .
Ich hoffe, Sie haben Erfolg.
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