Wie erstelle und starte ich Teams-Meetings?

Hier ist eine Frage, die ich vor ein paar Tagen bekommen habe:

Microsoft Teams wurde gerade in unserer Organisation eingeführt, und es scheint, dass sich die Leute immer noch daran gewöhnen. Wie sollte ich meine Besprechungen in Teams planen? Können Sie einige bewährte Methoden zum Erstellen und Freigeben von Links zu Teams-Besprechungen bereitstellen?

Teambesprechungen planen

Der Einfachheit halber konzentrieren wir uns auf zwei verschiedene Methoden zum Starten von Meetings in Teams: aus der integrierten Meetings - Anwendung, die wahrscheinlich eher für kleinere Teams geeignet ist, und aus Ihrer Microsoft Outlook-Anwendung (für Windows oder macOS).

Teams-Meetings in Outlook erstellen

Geschäftsanwender in größeren Organisationen können das Microsoft Teams-Plugin für Outlook verwenden , um ihre Termine zu planen. So geht's:

• Öffnen Sie Microsoft Outlook.
• Navigieren Sie zur Registerkarte Kalender .
• Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Teambesprechung beitreten . Alternativ klicken Sie auf Neues Element >> Teams - Besprechung .

• Geben Sie dann Ihren Besprechungstitel ein und laden Sie die erforderlichen Teammitglieder ein.
• Jede eingeladene Person erhält eine Outlook-Anfrage, mit der sie über den unten angezeigten Link einfach auf Ihre Audio- oder Videokonferenz zugreifen kann.

• Der Meeting-Chat sowie Dateien, Notizen und das Meeting-Whiteboard (falls verwendet) sind in Ihrer Teams-Chat-Anwendung verfügbar.
• Beachten Sie, dass Teilnehmer, die Microsoft Teams nicht installiert haben, entweder die Desktop- oder die Webversion herunterladen müssen, um teilnehmen zu können.

Meetings direkt in Teams organisieren

Wenn Ihnen die Outlook-Integration nicht zur Verfügung steht, können Sie Ihre Meetings weiterhin mit der Meetings-Anwendung in Microsoft Teams (entweder auf Desktop, Web, Android oder iOS) planen.

• Klicken Sie in der App-Leiste auf Meetings.
• Wählen Sie aus, ob Sie Ihr Meeting jetzt beginnen oder einen zukünftigen Termin oder ein zukünftiges Meeting einrichten möchten.
• Fügen Sie für geplante Besprechungen Ihren Titel / Ihre Beschreibung hinzu und legen Sie die Startzeit und Dauer des Termins fest.

• Klicken Sie dann auf Zeitplan.
• Senden Sie dann Ihre Meeting-Einladung per Outlook oder Google Kalender (wodurch Ihr Meeting in Ihrem Kalender angezeigt wird) oder kopieren Sie einfach die Meeting-Einladung und senden Sie sie per E-Mail an die Teilnehmer (dies hat keine Kalenderintegration).
• Falls überhaupt zutreffend, vergessen Sie nicht, die Besprechungsoptionen nach Bedarf einzustellen (z. B. das Besprechungslayout, das Verhalten des unteren Bereichs usw.).

Genießen Sie Teams und lassen Sie es uns wissen, falls Sie Fragen haben.