Wie gebe ich einen Ordner im Microsoft Teams-Kanal frei?

Dies ist eine Frage von Elena:

Ich arbeite als Projektmanager für ein Bauunternehmen und habe die Aufgabe, einen gemeinsamen Verfahrensordner zu pflegen. Die Herausforderung besteht darin, andere, die nicht unbedingt für unser Unternehmen arbeiten, auf seine Inhalte zugreifen zu lassen. Bisher ist es mir nicht möglich, einen Dokumentenordner mit externen Benutzern sowie unseren Teammitgliedern zu teilen. Die einzige Lösung, die wir hatten, war die Verwendung eines OneDrive-Ordners. Haben Sie weitere Ideen, wie Sie anderen den Zugriff auf unseren Ordner „Geteilte Dokumente“ ermöglichen und ihn trotzdem in Microsoft Teams leicht zugänglich haben?

Vielen Dank für Ihre Frage. Im Folgenden erläutern wir drei Methoden, die Sie potenziell verwenden könnten, um die gemeinsame Nutzung Ihrer Dateien mit dem Team zu erleichtern. Der Beitrag wurde mit Windows 10 geschrieben, ist aber größtenteils vollständig für Windows 11 und macOS anwendbar.

Ordner in Microsoft Teams freigeben

Verwenden Sie SharePoint-Dokumentbibliotheken

Bis heute gibt es keine einfache Teams-Funktion, mit der Sie einen Ordner in Ihrer Kanalordnerstruktur freigeben können . Sobald Sie eine Datei oder einen Ordner in Teams hochgeladen haben, werden Ihre Dateien tatsächlich in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert, sodass Sie Ihren Ordner problemlos freigeben können.

• Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Microsoft Teams-Desktop (unter Windows oder macOS) oder bei Webeditionen an.
• Finden Sie den entsprechenden Kanal.
• Klicken Sie auf Dateien und navigieren Sie zu Ihrer Channel-Ordnerstruktur, bis Sie den Ordner sehen, den Sie mit Ihren internen oder externen Geschäftspartnern teilen möchten.
• Klicken Sie wie unten gezeigt auf die Schaltfläche In SharePoint öffnen.

• Die zugehörige SharePoint-Dokumentbibliothek wird geöffnet.
• Klicken Sie auf das Menü Aktionen anzeigen und dann auf Teilen.

• Der Dialog „Link senden“ wird geöffnet.
• Verwenden Sie das Feld An, um die Namen und E-Mail-Adressen der Personen einzugeben, mit denen Sie Ihren Ordner teilen möchten.

• Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden.

Geben Sie einen Ordner mit OneDrive frei

Eine weitere einfache Möglichkeit, Dateien und Ordner freizugeben, ist die Verwendung von OneDrive.

• Öffnen Sie in Ihrem Teams-Kanal die SharePoint-Dokumentbibliothek wie oben gezeigt.
• Klicken Sie auf das Menü Aktionen anzeigen und wählen Sie Verknüpfung auf OneDrive hinzufügen.
• Geben Sie von OneDrive aus den Link wie im Abschnitt oben gezeigt frei.

Zugriff auf Teams-Ordner über DropBox, Google Drive oder ein anderes Cloud-Laufwerk

Um mit externen Partnern zu teilen, die OneDrive nicht verwenden, können Sie die Option Externen Cloud-Speicher hinzufügen verwenden.

• Navigieren Sie von Ihrem Teams-Kanal zu Ihrem Ordner.
• Klicken Sie auf Cloud-Speicher hinzufügen.

• Wählen Sie Ihren bevorzugten Cloud-Speicher, in diesem Fall Dropbox.
• Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
• Laden Sie Ihren Ordner hoch und stellen Sie die erforderlichen Parteien im Drittanbieterspeicher bereit.

Erlauben Sie Gastzugriff auf einen Teams-Kanal

Die letzte Methode, die wir behandeln werden, ist das Teilen mit externen Parteien direkt von Ihrem Teams-Kanal aus. Dazu müssen Sie zunächst die externen Benutzer nach Bedarf als Gäste zu Ihren relevanten Teams und privaten Kanälen hinzufügen.

Ordner über den Teams-Chat senden

Der Vollständigkeit halber wollten wir auch die Möglichkeit erwähnen, einen Link zu einem bestimmten Ordner über den Teams-Chat und Outlook zu senden.

• Öffnen Sie in Ihrem Teams-Kanal die Registerkarte Dateien.
• Suchen Sie Ihren Ordner, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen anzeigen und dann auf Link kopieren.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren und schließen Sie den Dialog.
• Wechseln Sie zu Ihrem Kanal-Chat-Tab.
• Fügen Sie den Link nach Bedarf in Ihre Kanal-Chat-Konversation ein.
• Verwenden Sie die Chat-Anwendung, um den Link zum Ordner mit bestimmten Personen in einem 1:1-Chat zu teilen

Freigabeordner in Outlook

Um unseren Teams-Ordner über Outlook zu senden, können Sie den Link abrufen, wie im vorherigen Abschnitt gezeigt. Fügen Sie als Nächstes den Link zu Ihrem Teams-Ordner in eine Outlook-E-Mail ein und senden Sie ihn an Ihre Empfänger. Beachten Sie, dass sowohl interne als auch externe Benutzer Lesezugriff auf den Teams-Kanal benötigen, um auf die Inhalte zugreifen zu können.

Zusätzliches Lernen

• Teilen von Teams-Dateien und -Ordnern bei Besprechungseinladungen .
• Wie greifen Sie im Windows-Datei-Explorer auf Ihre Microsoft Teams-Ordner zu?
• Wo befindet sich der Speicherort des Microsoft Teams-Aufzeichnungsordners?