Wie kann ich eine Datei von Microsoft Teams in Outlook-Mails und -Meetings freigeben?

Hier ist eine Frage von Stephie:

Kürzlich wurde ich beauftragt, die Wartung mehrerer Microsoft-Teams von einem Kollegen zu übernehmen, der das Unternehmen verlassen hat. Eine Herausforderung, auf die ich in letzter Zeit gestoßen bin, ist die gemeinsame Nutzung von Word-, PDF- und Excel-Dateien, die in Microsoft Teams gespeichert sind, mit internen und externen Benutzern, die Outlook 365 verwenden. Irgendwelche Hinweise / Best Practices, die Sie empfehlen können?

Vielen Dank für Ihre Frage. In unserer Antwort möchten wir Ihnen eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung geben, die Sie verwenden können, um die Dateifreigabe über Outlook zu erleichtern. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr als eine Datei freizugeben, sollten Sie sich vielleicht unser Tutorial zum Freigeben von Teams-Ordnern ansehen .

Freigeben von Dateien aus Teams in Outlook

Kopieren Sie den Team-Dateilink

Die einfachste Möglichkeit, den Zugriff auf eine in Teams gespeicherte Datei mit internen und externen Parteien zu teilen, besteht darin, den Link dazu einfach in Ihre Outlook-E-Mail einzubetten.

• Öffnen Sie auf Ihrem Windows- oder MacOS-Computer Microsoft Teams und navigieren Sie zu Ihrem Kanal.
• Gehen Sie zur Registerkarte Dateien und navigieren Sie zu der Datei, auf die Sie Zugriff gewähren möchten.
• Klicken Sie auf das Häkchen links neben Ihrem Dateinamen (Schritt 1).
• Klicken Sie nun auf das Menü „ Aktionen anzeigen“ (…) rechts neben Ihrem Dateinamen. (Schritt 2)
• Wählen Sie das Menü Link kopieren (Schritt 3).

• Sie sehen nun einen Dialog, der den Pfad zu Ihrer Datei anzeigt. Die Datei befindet sich in einer SharePoint-Bibliothek , die Ihre Teams-Kanaldateien hostet.
• Fahren Sie jetzt fort und legen Sie die Zugriffsberechtigungen für Ihre Teams-Datei fest. Am unteren Rand des Dialogfelds sehen Sie die Standardzugriffsberechtigungen für die Datei (unten markiert).

Legen Sie Dateiberechtigungen für Teams fest

• Bei Interesse können Sie die Zugriffsberechtigung im Dialogfeld „Link-Einstellungen“ nach Bedarf ändern.
• Teams ermöglicht es, zwischen verschiedenen Freigabeberechtigungsoptionen zu wählen. Beachten Sie, dass die Freigabeeinstellungen durch Ihre Teams-Administrationsrichtlinie geregelt werden und daher möglicherweise nicht für Sie verfügbar sind.
  1. Jedem mit dem Link erlauben, auf die Datei zuzugreifen / sie zu bearbeiten.
  2. Personen in Ihrer Organisation
  3. Personen, die Zugriff auf deinen Kanal haben (diese können intern oder extern zu deiner Organisation sein).
  4. Bestimmte Menschen. Sie müssen die E-Mail-Adressen dieser Personen angeben.

• Aktivieren Sie bei Bedarf die Option Bearbeitung zulassen.
• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Übernehmen .
• Teams generiert nun einen Link zu Ihrer Teams-Datei gemäß den gerade festgelegten Zugriffsberechtigungen.
• Klicken Sie nun auf Kopieren .

Wichtiger Hinweis: Standardfreigabeberechtigungen werden in der Regel von Ihrem IT-Team festgelegt. Vielleicht möchten Sie mit ihnen diskutieren, wenn diese nicht Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.

Fügen Sie Ihren Link zu einer Outlook-E-Mail oder -Besprechung hinzu

• Der letzte Schritt besteht darin, Ihren Microsoft Outlook-Desktop oder Office 365 Outlook zu öffnen.
• Erstellen Sie eine neue E-Mail oder Besprechungsanfrage.
• Definieren Sie Ihre E-Mail-Empfänger und den E-Mail-/Meeting-Text.
• Fügen Sie den Link zu Ihrer Teams-Datei ein, die Sie im vorherigen Schritt generiert haben.
• Senden Sie Ihre E-Mail oder Besprechung.

Hinweis: Sie können den gleichen Vorgang mit jedem E-Mail-Client eines Drittanbieters anwenden – wie z. B. GMail.

Teilen des Links zu Teams-Dateien mit Kanalmitgliedern

Eine alternative Möglichkeit, Dateien aus Teams mit Ihren Kanalmitgliedern (internen oder externen Parteien) zu teilen, ist über die Registerkarte Beiträge.

• Öffnen Sie Teams und navigieren Sie zu Ihrem Kanal.
• Öffnen Sie die Registerkarte Beiträge , um eine neue Konversation zu initiieren.
• Klicken Sie auf die angehängte Datei und wählen Sie Von Teams und Kanälen durchsuchen aus .
• Durchsuchen Sie Ihre Kanaldateien und wählen Sie die Datei aus, die Sie teilen möchten.
• Klicken Sie auf Link teilen .
• Der Link wird auf der Registerkarte „Kanalbeiträge“ veröffentlicht.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den oberen rechten Bereich Ihres Beitrags und klicken Sie auf die Schaltfläche „ Aktionen anzeigen“ (…).
• Klicken Sie auf Share to Outlook . Dadurch wird die Konversation als E-Mail aus Outlook 365 geteilt.

Dateifreigabe für Outlook funktioniert nicht

Die Dateifreigabe in Teams ist ziemlich einfach. Wie oben erwähnt, werden die Freigabeoptionen für Dateiberechtigungen von Ihren IT-Abteilungen oder Teams-Administratoren geregelt. Falls externe Parteien Ihre Dateien nicht öffnen oder bearbeiten können, möchten Sie vielleicht herausfinden, ob Ihre Teams-Organisations-/Kanaleinstellungen externen Parteien erlauben, mit von Ihnen freigegebenen Dateien zu interagieren.