Ein einfacher, zweiwöchentlicher Gehaltsabrechnungsplan hilft Ihnen, drei Fragen schnell zu beantworten: Wer erhält Gehalt? Welche genehmigten Stunden oder Gehaltsbeträge gehören zum aktuellen Zeitraum? Und stimmen die Summen mit dem von Ihnen genehmigten Gehaltsabrechnungsergebnis überein? Für ein kleines Team eignet sich Excel dafür gut, solange die Arbeitsmappe übersichtlich gehalten und regelmäßig überprüft wird.
Zweiwöchentlich bedeutet alle zwei Wochen. Es ist nicht dasselbe wie halbmonatlich, was zweimal im Monat bedeutet. Das US-Arbeitsministerium definiert einen zweiwöchentlichen Zahlungszeitraum als alle zwei Wochen stattfindend, was normalerweise 26 Zahlungszeiträume pro Jahr ergibt. Bei der Kalenderabstimmung können in manchen Fällen 27 Zahltermine auftreten. Vermeiden Sie daher, eine Arbeitsmappe zu erstellen, die davon ausgeht, dass jedes Kalenderjahr immer genau 26 Zahlungen umfasst. Siehe die Definition des zweiwöchentlichen Zahlungszeitraums beim US-Arbeitsministerium und die Erklärung des Office of Personnel Management (OPM) zu 26 oder 27 Zahlterminen .
Die unten beschriebene Arbeitsmappe dient der Erfassung und dem Abgleich von Daten und ist kein vollständiges Lohnabrechnungssystem. Sie kann Arbeitsstunden, Abrechnungszeiträume, Bruttolohnbestandteile, bereits anderweitig berechnete Abzüge erfassen und Summen überprüfen. Sie sollte nicht als Grundlage für Lohnsteuerabzüge, Überstundenvergütung, Lohnpfändungen, Sozialleistungen oder Meldepflichten verwendet werden, es sei denn, diese Berechnungen wurden separat für Ihr Unternehmen geprüft und validiert.
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, definieren Sie das gewünschte Ergebnis. Eine sinnvolle Arbeitsmappe sollte es einem Prüfer ermöglichen, jeden Abrechnungszeitraum zu bestätigen, ohne in mehreren unzusammenhängenden Dateien suchen zu müssen. Mindestens sollten Sie Folgendes überprüfen können:
Wenn diese Prüfungen nur wenige Minuten dauern und die Summen mit Ihrem genehmigten Gehaltsabrechnungsbericht übereinstimmen, erfüllt das Tool seinen Zweck. Wenn Sie jedoch viel Zeit mit der Korrektur von Formeln, dem Abgleich widersprüchlicher Kopien oder der manuellen Interpretation komplexer Gehaltsregeln verbringen, hat die Arbeitsmappe wahrscheinlich ihren ursprünglichen Zweck überschritten.
Beginnen Sie mit den Quelldaten anstatt mit Formeln. Erfassen Sie für jeden Mitarbeiter die interne Mitarbeiter-ID, den Namen, den Beschäftigungsstatus, die Vergütungsart und alle zulässigen Stundensätze oder genehmigten Grundgehälter, die das System speichern darf. Erfassen Sie für jeden Abrechnungszeitraum den genehmigten Stundennachweis, die Abrechnungszeitraumdaten, die Gehaltsanpassungen und den endgültigen Gehaltsabrechnungsbericht, den Sie für den Abgleich verwenden.
Geben Sie keine sensiblen Identifikationsdaten in ein gemeinsam genutztes System ein, nur weil diese möglicherweise an anderer Stelle für die Lohnabrechnung benötigt werden. Für US-Arbeitgeber, die dem Fair Labor Standards Act unterliegen, listet das US-Arbeitsministerium die erforderlichen Aufzeichnungen auf. Diese können unter anderem Identifikationsdaten, Arbeitsstunden, Lohnbasis, Zu- und Abzüge sowie gezahlte Löhne umfassen. Bewahren Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Identitäts- und Steuerunterlagen in einem entsprechend gesicherten System auf und verwenden Sie nach Möglichkeit eine interne Mitarbeiter-ID im Arbeitszeit-Tracker. Beachten Sie das Merkblatt des US-Arbeitsministeriums zur Lohnbuchhaltung .
Für US-amerikanische Lohnsteuerunterlagen empfiehlt die IRS derzeit eine Aufbewahrungsfrist von mindestens vier Jahren. Die genaue Aufbewahrungsfrist für andere Lohnabrechnungsunterlagen kann je nach Art der Unterlagen und Zuständigkeit variieren. Ihre Aufbewahrungsrichtlinie sollte daher Ihren rechtlichen und buchhalterischen Anforderungen entsprechen und nicht einer allgemeinen Vorlage folgen. Weitere Informationen finden Sie in den Richtlinien der IRS zur Aufbewahrung von Lohnsteuerunterlagen .
Eine anfängerfreundliche Arbeitsmappe funktioniert am besten, wenn Stammdaten, Periodeneinstellungen, Transaktionen und Prüfsummen getrennt sind. Erstellen Sie diese vier Tabellenblätter:
| Blatt | Zweck | Typische Felder |
|---|---|---|
| Einstellungen | Ein Platz für den aktuellen Abrechnungszeitraum | Periodenbeginn, Periodenende, Zahltag, erstellt von, Prüfstatus |
| Mitarbeiter | Kleine Masterliste | Mitarbeiter-ID, Name, Vergütungsart, genehmigter Stundensatz oder Referenzbetrag, Status |
| Lohnabrechnung | Eine Zeile pro Mitarbeiter pro Abrechnungszeitraum | Datum, Mitarbeiter-ID, Stunden, Gehaltsbestandteile, Bruttogehalt, Abzüge, Nettogehalt, Status, Notizen |
| Zusammenfassung | Vorabgenehmigungsprüfungen | Mitarbeiterzahl, Gesamtstunden, Bruttogehalt, Abzüge, Nettogehalt, Ausnahmen |
Die Verwendung von Datumsangaben anstelle einer festen Struktur wie „Periode 1 bis Periode 26“ erhöht die Sicherheit der Arbeitsmappe über Jahresgrenzen und bei ungewöhnlichen Abrechnungskalendern hinweg. Bei einem festen Abrechnungsplan Ihres Unternehmens können Sie die vorherige Periode wiederverwenden und die Start- und Enddaten um 14 Tage vorverlegen. Prüfen Sie jedoch unbedingt die tatsächlichen Auszahlungstermine, da diese durch Bankfeiertage oder Unternehmensrichtlinien beeinflusst werden können.
Das Tabellenblatt „Mitarbeiter“ sollte Werte enthalten, die sich seltener ändern als Gehaltsabrechnungen. Verwenden Sie eine interne ID als Hauptschlüssel. Da sich Namen ändern können und zwei Mitarbeiter denselben Namen haben können, sind Formeln und Suchvorgänge zuverlässiger, wenn sie auf der Mitarbeiter-ID basieren.
Für ein Team mit ausschließlich stundenweise bezahlten Mitarbeitern reicht eine minimale Einrichtung mit Mitarbeiter-ID , Mitarbeitername , Stundensatz und Status aus . Falls Sie auch Angestellte mit Festgehalt haben, fügen Sie eine Spalte für die Gehaltsart hinzu und speichern Sie den Betrag, der in Ihrer Lohnabrechnung tatsächlich verwendet wird. Vermeiden Sie es, das Jahresgehalt einfach durch 26 zu teilen, da manche Abrechnungspläne einen 27. Zahltag vorsehen und die Gehaltsbehandlung von den Lohnabrechnungsvorschriften des Arbeitgebers abhängen kann.
Wenn mehrere Personen die Arbeitsmappe bearbeiten, verwenden Sie die Excel-Datenüberprüfung für Felder wie „Status“ oder „Zahlungsart“, um die Konsistenz der Eingaben zu gewährleisten. Microsoft beschreibt die Datenüberprüfung als Möglichkeit, die Art oder den Wert, den Benutzer eingeben können, einzuschränken. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Excel-Datenüberprüfung von Microsoft .
Geben Sie im Gehaltsabrechnungsblatt Ihre Überschriften ein und konvertieren Sie den Bereich in eine Excel-Tabelle. In aktuellen Desktop-Versionen von Excel wählen Sie eine Zelle im Bereich aus und klicken auf „ Start“ > „Als Tabelle formatieren“ . Wählen Sie eine Formatvorlage, bestätigen Sie den Bereich und geben Sie an, dass die Tabelle Überschriften enthalten soll. Microsoft beschreibt denselben Arbeitsablauf für Microsoft 365 und neuere unbefristete Versionen. Weitere Informationen finden Sie unter „ Tabellen in Excel erstellen und formatieren“ .
Ein praktisches Spaltenset ist:
Tabellen sind nützlich, da Formeln strukturierte Bezüge verwenden können . Das bedeutet, dass Formeln auf Spaltennamen anstatt auf fehlerhafte Zellkoordinaten verweisen. Microsoft weist darauf hin, dass sich strukturierte Bezüge beim Hinzufügen oder Entfernen von Tabellenzeilen automatisch anpassen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zu strukturierten Bezügen von Microsoft .
Für eine unkomplizierte Lohnabrechnung auf Stundenbasis können einige Formeln den manuellen Rechenaufwand reduzieren. Angenommen, Ihre Excel-Tabelle heißt „Lohnabrechnung“ . In der Spalte „Gesamtstunden“ können folgende Formeln verwendet werden:
=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])
Wenn die Stunden- und Überstundensätze im Arbeitsbuch als Eingaben zulässig sind, können das reguläre Gehalt und die Überstundenvergütung wie folgt berechnet werden:
=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]
=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]
Das Bruttogehalt kann dann wie folgt verwendet werden:
=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])
Die Dokumentation der SUMME-Funktion von Microsoft bestätigt, dass SUMME einzelne Werte, Bezüge oder Bereiche addieren kann. In einer Tabelle funktioniert dieselbe Funktion mit strukturierten Bezügen.
Verwenden Sie diese Vorlage nicht, um Überstundenregelungen zu erstellen. Der Zeiterfassungsalgorithmus sollte den korrekten Überstundensatz aus Ihrer genehmigten Lohnrichtlinie oder Ihrem Lohnabrechnungssystem erhalten. Ebenso ist eine einfache Nettolohnabstimmungsformel =[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])rein rechnerisch. Sie berechnet weder Steuern noch prüft sie, ob ein Abzug rechtmäßig zulässig ist.
Wenn Ihr Lohnabrechnungsdienstleister bereits Brutto- und Nettolöhne berechnet, ist es oft sicherer, diese genehmigten Ergebnisse zu importieren oder einzugeben und Excel nur zum Vergleich mit Stunden, Anpassungen und erwarteten Gesamtsummen zu verwenden.
Das Übersichtsblatt sollte so kurz sein, dass es auf einem Bildschirm erfasst werden kann. Sinnvolle Kennzahlen sind die Anzahl der aktiven Mitarbeiter, die regulären Arbeitsstunden, die Überstunden, das Bruttogehalt, die Abzüge und das Nettogehalt. Zum Beispiel:
=SUM(Payroll[Regular Hours])
=SUM(Payroll[Overtime Hours])
=SUM(Payroll[Gross Pay])
Fügen Sie mindestens eine Ausnahmeprüfung auf Duplikate hinzu. Falls jeder Mitarbeiter nur einmal pro Abrechnungszeitraum erscheinen soll, kann eine Hilfsspalte verwendet werden:
=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1
Ein Ergebnis „WAHR“ bedeutet, dass dieselbe Mitarbeiter-ID für den betreffenden Zeitraum mehrfach vorkommt und überprüft werden muss. Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie außerdem leere Mitarbeiter-IDs, negative Stunden oder Prüfstatus, die nicht „Abgeschlossen“ sind, hervorheben. Microsoft erklärt in seinem Leitfaden zur bedingten Formatierung, dass die Regeln auf Zellwerten basieren, um Ausnahmen besser sichtbar zu machen .
Ein Zeiterfassungssystem kann zwar die Datenabstimmung unterstützen, enthält aber möglicherweise nicht alle für Lohn-, Gehalts-, Steuer- oder Prüfungszwecke erforderlichen Daten. Bewahren Sie die offiziellen Zeiterfassungs-, Steuer- und Lohnunterlagen in den für Ihr Unternehmen vorgeschriebenen Systemen und Aufbewahrungsorten auf.
Überstundenberechtigung, Überstundensätze, Lohnsteuerabzug, Vorsteuerbehandlung, bezahlter Urlaub, Provisionen, Boni und Lohnpfändungen können Regelungen beinhalten, die mit einer Standardvorlage nicht sicher ermittelt werden können. Führen Sie diese Berechnungen in einem autorisierten Lohnabrechnungsprozess durch und lassen Sie Excel die Ergebnisse abgleichen.
Namen sind zwar leicht lesbar, eignen sich aber schlecht als eindeutige Schlüssel. Verwenden Sie die Mitarbeiter-ID für Suchvorgänge und Duplikatsprüfungen und zeigen Sie den Namen anschließend zur besseren Lesbarkeit an.
Ein einzelnes Tabellenblatt, das Mitarbeiterstammdaten, Eingaben der aktuellen Periode, Vorperioden, Annahmen und Summen vermischt, ist schwer zu prüfen. Unterteilen Sie die Arbeitsmappe nach Zweck und archivieren Sie abgeschlossene Perioden systematisch.
Zweiwöchentliche Abrechnungszyklen umfassen üblicherweise 26 Perioden, manche Kalender weisen jedoch 27 Zahltage aus. Die Periodenverfolgung sollte auf den tatsächlichen Daten und Ihrem genehmigten Lohnabrechnungskalender basieren, anstatt jedes Jahr die gleiche Anzahl anzunehmen.
Diese Vorgehensweise eignet sich am besten, wenn das Team klein genug ist, dass eine Person die Gehaltsabrechnungstabelle Zeile für Zeile prüfen kann, die Gehaltsregeln einfach sind und ein etablierter Gehaltsabrechnungsprozess außerhalb der Tabellenkalkulation für Steuern und Compliance existiert. Excel ist besonders nützlich als einfache Checkliste, Vorbereitungsblatt für die Gehaltsabrechnung oder Datei für den Abgleich nach der Abrechnung.
Erwägen Sie die Einführung eines dedizierten Lohn- und Zeiterfassungssystems, wenn Sie mehrere Abrechnungsbezirke, unterschiedliche Stundensätze pro Mitarbeiter, häufige rückwirkende Anpassungen, komplexe Provisions-, Trinkgeld-, Lohnpfändungs-, Sozialleistungs- und Urlaubsansprüche, viele gleichzeitige Bearbeiter oder einen wachsenden Bedarf an rollenbasierter Zugriffskontrolle und Prüfhistorie haben. Es gibt keine allgemeingültige Mitarbeiterzahl als Grenze; Komplexität und Kontrollanforderungen sind wichtiger als die reine Mitarbeiterzahl.
Für ein kleines Team ist die beste Lohnabrechnungs-Software nicht diejenige mit den meisten Formeln. Sie ist vielmehr diejenige, die den Abrechnungszeitraum übersichtlich, leicht abgleichbar und fehlerfrei darstellt.
Erstellen Sie in Excel einen einfachen zweiwöchentlichen Lohnabrechnungs-Tracker für ein kleines Team mit übersichtlichen Tabellen, Formeln, Kontrollen und praktischen Grenzwerten für eine sichere Lohnabrechnungsabstimmung.
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