Cómo importar y exportar en Acrobat

Aunque a veces importa y exporta archivos desde y hacia Adobe Acrobat, es principalmente una herramienta para compartir documentos terminados; completará la mayor parte de la construcción y edición de documentos en otros programas, como InDesign o Illustrator.

Importar a Acrobat

Puede importar varios tipos de datos en documentos PDF y también puede hacer algunas cosas creativas cuando coloca datos en archivos PDF:

• Comentarios: los elementos más útiles y comunes para importar a un archivo PDF de Adobe son los comentarios realizados con las herramientas de revisión y marcado proporcionadas por Adobe Acrobat. Al importar comentarios a un archivo PDF, puede consolidar sugerencias y aportes de varios revisores (personas que editan un documento) en un solo documento. Esta función ayuda a consolidar el proceso de revisión cuando muchas personas están trabajando en un solo documento.

  Para importar los comentarios de alguien a un PDF, elija Comentarios → Importar comentarios. Si está revisando un documento, también puede exportar solo los comentarios en lugar de enviar al propietario del documento el archivo PDF completo.

• Datos de formulario: puede importar datos de formulario a un documento PDF seleccionando Formularios → Administrar datos de formulario → Importar datos. Los datos que importa se pueden generar exportando los datos del formulario desde otro formulario PDF, o pueden provenir de un archivo de texto delimitado. Luego, puede compartir datos de formularios entre formularios o desde una base de datos.

• Identidades de confianza: si comparte archivos firmados digitalmente o archivos protegidos con otro usuario de Acrobat, puede importar la versión pública del archivo de firma de esa persona a su lista de usuarios de confianza con los que comparte archivos. Para importar la identidad de un usuario, elija Avanzado → Administrar identidades confiables, y en el cuadro de diálogo Administrar identidades confiables que aparece, haga clic en el botón Agregar contactos.

• Archivos multimedia: si alguna vez ha tenido la necesidad de agregar una película o un archivo de sonido a sus documentos PDF, está de suerte.

  Al usar la herramienta Sonido o la herramienta Película, puede identificar la ubicación en la página donde desea que aparezca el archivo y luego elegir si incrustar el archivo multimedia (compatible con Acrobat 6 o posterior) o crear un enlace al archivo (compatible con Acrobat 5 y versiones anteriores).

• Botones: la creación de botones para pasar páginas, imprimir un documento o ir a un sitio web hace que sus archivos PDF sean más fáciles de usar. Agregar imágenes de botones personalizadas, como imágenes de flechas o un ícono de impresora, hace que su documento sea único.

  Utilice la herramienta Botón para crear la ubicación del botón y luego seleccione el archivo gráfico que se utilizará como imagen en el botón. El archivo de imagen que utiliza primero debe convertirse a un gráfico PDF.

• Información de verificación previa: si está creando un archivo PDF para enviarlo a una impresora comercial para su reproducción, es posible que desee realizar una verificación previa del archivo para asegurarse de que cumple con las especificaciones y necesidades de la impresora y tiene todos los activos necesarios (como fuentes e imágenes) que necesita imprimirse correctamente.

  Si su impresora ha proporcionado un perfil de verificación previa para Acrobat, puede importar el perfil para asegurarse de que Acrobat verifica los elementos que su impresora ha solicitado, como ciertos tipos de fuentes o especificaciones de color.

  Importe un perfil de verificación previa seleccionando Avanzado → Producción de impresión → Verificación previa, y en la ventana de verificación previa que se abre, elija Opciones → Importar perfil de verificación previa.

Exportar contenido de Acrobat

Acrobat le permite exportar ciertas partes de un documento PDF en el que está trabajando. Por ejemplo, puede utilizar datos de formulario (datos que se rellenan en un formulario formado por campos de texto, etc.) en uno de sus archivos.

Puede exportar estos datos desde Acrobat y enviarlos en línea, lo cual es útil porque los documentos PDF tienden a ser bastante grandes para la web. Por lo tanto, solo se envía una pequeña cantidad de datos formateados en línea, no un archivo PDF enorme.

También puede exportar partes de un documento de Acrobat para usar en otros programas. Puede exportar comentarios en un PDF a un archivo de Microsoft Word que se utilizó para crear el PDF seleccionando Comentarios → Exportar comentarios a Word.

También puede exportar comentarios a un archivo de AutoCAD (asumiendo que se utilizó para crear el PDF). En ambos casos, necesita el documento original que se utilizó para generar el archivo PDF para poder importar correctamente los comentarios.

Del mismo modo, puede exportar todos los comentarios de un archivo PDF seleccionando Comentarios → Exportar comentarios a archivo de datos y luego importarlos a otra versión del mismo documento. Puede usar esta opción para consolidar comentarios de varios revisores o superponer comentarios de un borrador con una versión final para confirmar que se completaron todas las ediciones.