Adobe Acrobat Creative Suites 5 incluye herramientas que facilitan la conversión de archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint a PDF. Cuando instala Acrobat en su computadora, busca programas de Microsoft Office. Si Acrobat localiza Word, Excel, PowerPoint u Outlook, instala un complemento, PDF Maker, en estos programas que ayuda a convertir documentos de Microsoft Office a PDF con un solo clic.
Cuando trabaje en Microsoft Word, Excel o PowerPoint, puede acceder a los controles de PDF Maker haciendo clic en la pestaña Acrobat y luego en el botón Preferencias (Office 2007) o eligiendo Adobe PDF → Cambiar configuración de conversión (versiones anteriores de Microsoft Office).
En el cuadro de diálogo Acrobat PDF Maker que aparece, puede elegir entre una variedad de configuraciones que controlan cómo se crea el archivo PDF. En esta sección, nos enfocamos en las opciones más útiles para los usuarios de Microsoft Office.
En la lista desplegable Configuración de conversión en el cuadro de diálogo Acrobat PDF Maker, puede encontrar estas útiles opciones que controlan cómo se genera el archivo PDF:
Estándar : elija esta opción para crear archivos PDF que se imprimirán en una impresora de oficina o se distribuirán por correo electrónico. Esta configuración satisface las necesidades de la mayoría de los usuarios: proporciona cierta compresión de gráficos, pero permanecen claros en la pantalla y se ven razonablemente bien cuando se imprimen. Esta configuración crea las fuentes en el archivo PDF para mantener una representación exacta del documento, sin importar dónde se vea el archivo.
Tamaño de archivo más pequeño : con esta configuración, puede controlar el tamaño de archivo de los documentos PDF que cree. Esta configuración proporciona una compresión significativa de imágenes y también reduce la resolución, lo que hace que los gráficos dentro de los archivos pierdan algo de claridad y tal vez parezcan irregulares.
Además, las fuentes no están incrustadas en archivos PDF creados con esta configuración. Si las fuentes utilizadas en el documento no están disponibles en una computadora donde se visualiza un PDF creado con la configuración de Tamaño de archivo más pequeño, Acrobat utiliza una tecnología de sustitución de fuentes para replicar el tamaño y la forma de las fuentes utilizadas en el documento. Esto proporciona una apariencia similar al documento original, pero no una coincidencia exacta.
Debido a que esta configuración tiene tanta pérdida, utilícela solo si necesita comprimir un archivo grande a un tamaño lo suficientemente pequeño para enviarlo como un archivo adjunto de correo electrónico. Asegúrese de que el destinatario tenga las fuentes utilizadas en el documento instaladas en su computadora. De lo contrario, Adobe utiliza la sustitución de fuentes.
Calidad de prensa : si necesita proporcionar archivos PDF a su imprenta comercial o copistería, utilice esta configuración para crear un archivo PDF diseñado para una reproducción de impresión de alta calidad. Además de incluir fuentes en el archivo PDF, los gráficos no se comprimen significativamente y mantienen una resolución mucho más alta.
En general, estos archivos tienden a ser más grandes, pero la calidad del archivo PDF es más importante que el tamaño del archivo cuando imprime el PDF de manera profesional.
Varias otras opciones altamente técnicas pueden serle útiles si tiene una profesión especializada. Por ejemplo, si archiva elementos con PDF, las opciones de PDF / A están diseñadas para esto. Además, las opciones de PDF / X son útiles para quienes envían anuncios a publicaciones que requieren que los anuncios en PDF se adhieran al estándar PDF / X.
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