Qué es Trello y por qué debería usarlo para la gestión de proyectos

Si está involucrado en muchos proyectos de trabajo o trabaja por cuenta propia, entonces la gestión de proyectos efectiva es mucho. Si no planifica su tiempo y esfuerzo, terminará desperdiciándolo en Facebook y, como resultado, perderá los plazos (hablo por experiencia). La industria de las herramientas de gestión de proyectos online es muy competitiva, pero la que parece estar ganando por encima de todas las demás es Trello .

Trello es amado por aquellos obsesionados con administrar su tiempo y sus proyectos, y es fácil ver por qué. Trello no solo es barato y asequible, sino que también es extremadamente fácil de usar. Utilizando un enfoque muy visual para la gestión del tiempo y de los proyectos, puede mover las tarjetas para ver de un vistazo qué se debe hacer y cuándo.

Una mirada más cercana a Trello

Trello ha sido descrito por algunos como "notas Post-it con esteroides". En la pantalla, haces “listas” como una gran pizarra en la pared. Luego, en cada lista hay "tarjetas", como notas Post-it. En cada tarjeta hay una tarea separada.

A medida que avanza con el elemento pendiente, puede usar el mouse para arrastrar la tarjeta de "en progreso" a "terminado" (o la redacción que prefiera).

Las cuatro características principales de Trello

Veremos cada característica con un poco más de detalle en un momento. Pero aquí están las cuatro cosas principales en las que debe concentrarse si observa la captura de pantalla anterior.

• Cada tarjeta se puede codificar por colores con una barra. Cada color puede referirse a un cliente diferente, por ejemplo.
• El ícono que muestra el gravatar/imagen del usuario muestra quién está participando en esa tarjeta. Puede invitar a personas a una tarjeta para que puedan dejar comentarios y actualizaciones. O si quieres asignarles esa tarea. Si se asigna una tarea, se puede agregar una fecha de vencimiento y enviar un recordatorio cuando se acerque la fecha de vencimiento. Cuando se actualiza la tarjeta, se notifica a todos los usuarios de esa tarjeta.
• El fondo de cada tablero de Trello se puede personalizar. Trello le brinda fondos, o puede cargar los suyos propios. Siendo un fanático de Lego, subí este de Lego. Pero si eres una empresa, puedes personalizar tu tablero de Trello con el logo de la empresa.
• Las tarjetas se pueden mover a otros tableros, copiar a otros tableros o archivar cuando haya terminado.

Iniciar un nuevo tablero

El primer paso es agregar una nueva placa. En la esquina superior derecha de la pantalla (una vez que haya iniciado sesión), presione el botón +. Luego elija " Crear tablero " de la lista desplegable.

Luego se le pedirá que le dé un nombre al tablero, un nivel de privacidad y un fondo. Si ya ha creado un equipo, puede optar por asignar el tablero a ese equipo.

Una palabra rápida sobre los niveles de privacidad : si el tablero se deja público, los motores de búsqueda lo indexarán y cualquiera que lo encuentre en Google accederá a él. Recientemente se reveló que los empleados de Uber estaban usando Trello para enumerar las contraseñas confidenciales de la empresa, que luego Google recogía.

Así que tenga cuidado, y si debe usar Trello para las contraseñas, establezca el nivel de privacidad en Privado . Aunque para las contraseñas, realmente deberías estar usando un administrador de contraseñas .

Agregar una nueva lista

Una vez que tenga su nuevo tablero, es hora de comenzar una nueva lista. Puede hacerlo de la forma que desee, pero normalmente hago mis tableros con listas en varias etapas de un proceso. Entonces , " pendiente",  " en proceso " , etc. O puede tener listas para proyectos que tienen múltiples tareas, como " decorar la casa ", " lograr la paz mundial" y " conquistar el espacio exterior ".

Para agregar una nueva lista, haga clic en  Agregar una lista.

Luego escriba el título de esa lista y guárdelo.

Enjuague y repita para cualquier otra lista que necesite el tablero (si corresponde).

Agregar una nueva tarjeta

Ahora es el momento de agregar una nueva tarjeta, y hay varios elementos en una tarjeta que la hacen poderosa.

Hacer una nueva tarjeta

En la lista correspondiente, haga clic en Agregar una tarjeta.

Ahora escriba la tarea que desea agregar. Guárdelo haciendo clic en el botón verde Agregar  .

Repita como antes para otras tareas que necesite agregar (si corresponde).

Pero eso es solo el comienzo de lo que puede agregar a una tarjeta, que puede ver si hace clic en ella para abrirla.

Asignación de otros usuarios

Primero, si ha creado un equipo y se ha invitado a otras personas a acceder al tablero, puede asignar a alguien a una tarea en particular. O simplemente etiquételos, para que se incluyan en la conversación en esa tarjeta.

Para agregar a alguien a la tarjeta, haga clic en Miembros  y haga clic en el gravatar de la persona que desea agregar. Del mismo modo, se pueden eliminar de una tarjeta haciendo clic nuevamente en el gravatar.

Agregar notas y archivos adjuntos

Ya sea en beneficio de su propia memoria o para aconsejar a otros, puede ser necesario dejar notas. Puede hacerlo en la parte superior de la nota y dejar enlaces en los que se pueda hacer clic allí.

Debajo de la sección de notas hay un área para cargar archivos adjuntos. Esto puede ser cualquier cosa, desde un documento hasta un archivo zip o una imagen. Si es una imagen, la imagen se mostrará en la tarjeta

Agregar una fecha de vencimiento

Si una tarea tiene una fecha límite, puede asignarle una fecha de vencimiento. Luego, recibirá recordatorios cuando la fecha se acerque y cuando haya pasado.

Agregar etiquetas de colores

Agrego etiquetas de colores a mi lista de trabajo para mostrar qué trabajo se debe a qué clientes. Así que el rojo es para Luckytemplates, por ejemplo.

Puede editar las etiquetas para decir lo que quiera y puede agregar tantas como quiera a una tarjeta.

Adición de comentarios

Si otras personas tienen acceso a sus tarjetas, eventualmente comenzarán a dejar comentarios. Puede usar la @ para etiquetar personas en comentarios específicos y recibirán una notificación de Trello.

Mover, copiar, ver y archivar tarjetas

También hay otras cuatro acciones que puedes realizar en una carta.

Muevete

Si tiene varios tableros, puede mover cartas entre un tablero y otro. Entonces, si quisiera mover una tarjeta del tablero de Luckytemplates a uno de mis tableros personales, esta opción movería la tarjeta junto con todos los comentarios, archivos adjuntos, etc.

Copiar

Es lo mismo que la  opción Mover , excepto que la tarjeta no se moverá por completo. Recién copiado. Lo uso todo el tiempo para copiar mis asignaciones de Luckytemplates en mi propio tablero de trabajo privado.

Reloj

Si alguien más tiene una tarjeta en un tablero, puede optar por verla y recibir notificaciones de nuevos comentarios sin participar. También conocido como “modo lurker” (bueno, yo lo llamo así).

Archivo

No existe tal cosa como "eliminar" en Trello. En cambio, para eliminar una tarjeta, una lista o un tablero, debe "archivarlo". Luego desaparecerá, pero puede recuperarse fácilmente si lo necesita más tarde.

Otros usos para Trello

Trello tiene tantos usos si te lo propones y piensas lateralmente. Con ese fin, Trello tiene una página llamada “Trello Inspiration ”. Le brinda plantillas e innumerables ideas de uso.

Integración de Trello con otras aplicaciones mediante IFTTT.

Soy un gran admirador de IFTTT (If This Then That), y tienen una gran cantidad de scripts automatizados para Trello . Échales un vistazo.

Conclusión

Esto solo ha arañado la superficie de lo que Trello puede hacer para que tu vida sea más organizada. ¿Usas Trello? Si es así, ¿para qué lo usas?