En Microsoft Excel 2007, no es difícil usar el informe y el tablero de manera intercambiable. A menudo, los informes se denominan paneles de control solo porque incluyen algunos gráficos. Asimismo, muchos paneles se han denominado informes. Todo esto puede parecer semántica, pero es útil aclarar un poco el aire de Excel y comprender los atributos centrales de lo que se consideran informes y paneles de control.
Los informes son probablemente la aplicación más común de inteligencia empresarial. Un informe se puede describir como un documento que contiene datos que se utilizan para leer o ver. Puede ser tan simple como una tabla de datos o tan complejo como una vista subtotalizada con exploración interactiva, similar a la funcionalidad Subtotal de Excel.
El atributo clave de un informe es que no lleva al lector a una conclusión predefinida. Aunque un informe puede incluir análisis, agregaciones e incluso gráficos, los informes a menudo permiten que el usuario final aplique su propio juicio y análisis a los datos.
Para aclarar este concepto, la Figura 1 muestra un ejemplo de informe. Este informe muestra las estadísticas de visitantes que pernoctan en el Parque Nacional por período. Aunque estos datos pueden ser útiles, está claro que este informe no está guiando al lector en ningún juicio o análisis predefinido; simplemente presenta los datos agregados.
Figura 1: Los informes presentan datos para su visualización, pero no llevan a los lectores a conclusiones.
Un tablero es una interfaz visual que proporciona vistas de un vistazo a las medidas clave relevantes para un objetivo o proceso comercial en particular. Los paneles tienen tres atributos principales:
La Figura 2 ilustra un tablero que usa los mismos datos que se muestran en la Figura 1. Este tablero muestra información clave sobre las estadísticas de visitantes durante la noche en el Parque Nacional. Como puede ver, esta presentación tiene todos los atributos principales que definen un tablero. Primero, es una pantalla visual que le permite reconocer rápidamente la tendencia general de las estadísticas de visitantes durante la noche. En segundo lugar, puede ver que aquí no se muestran todos los datos detallados; solo la información clave que es relevante para respaldar el objetivo de este panel. Finalmente, en virtud de su objetivo, este tablero le presenta de manera efectiva análisis y conclusiones sobre las tendencias de los visitantes que pernoctan.
Figura 2: Los paneles brindan vistas de un vistazo a las medidas clave relevantes para un objetivo o proceso comercial en particular.
A continuación se describen los pasos iniciales para crear un panel de Excel:
Antes de invertir tiempo y dinero para crear paneles de Excel, los usuarios primero deben intercambiar ideas sobre el tipo de datos que agregarán al panel. Elabora estrategias sobre el propósito principal que deseas que cumpla el panel. ¿Quiere realizar un seguimiento de ciertos departamentos del negocio o del desempeño de un producto específico producido por la empresa?
Después de decidir el propósito, el siguiente paso es identificar la fuente adecuada de los datos que se mostrarán en el panel. Los datos forman el elemento básico del tablero y guían los componentes que se le agregarán.
El propósito de crear el tablero determina, en gran medida, su apariencia y características. El tablero debe abarcar sólo los aspectos necesarios de los datos que sean relevantes para la toma de decisiones clave. Su apariencia también depende de los destinatarios de la información. ¿Cuáles son sus preferencias? ¿Es el consumidor un directivo, un cliente externo o un colega? ¿Cuánto tiempo tienen para estudiar el tablero? Todos los atributos deben ser clave al diseñar el tablero teniendo en cuenta las preferencias del consumidor.
La etapa de lluvia de ideas describirá los elementos relevantes del tablero que se incluirán en el diseño. Puede decidir utilizar o mejorar plantillas prediseñadas para ahorrar tiempo y dinero. Los elementos clave de la plantilla incluirán tablas dinámicas , tablas estáticas, gráficos dinámicos, objetos de forma automática, widgets de indicadores y otros widgets que no son gráficos.
El espacio que ocupa cada uno de los elementos también determina el aspecto y legibilidad del salpicadero. ¿Hay demasiados objetos pequeños en el tablero? ¿Son necesarios los elementos o necesitas unos cuantos objetos grandes que sean fáciles y rápidos de estudiar? Identifique todos los elementos clave que querrá ver en el panel para poder categorizar elementos similares en la misma sección dentro del panel.
Además, el color de fondo del panel de Excel afecta en gran medida la legibilidad de los datos. Puede optar por codificar con colores objetos similares para que a los usuarios de datos les resulte más fácil leer la información presentada en el panel. La elección de colores también ayuda a los usuarios a distinguir entre ciertos grupos de elementos para facilitar la comparación. La interfaz de usuario del panel de Excel se puede mejorar simplificando los paneles de navegación. Una forma de lograrlo es agregar etiquetas a los gráficos, incluir listas desplegables y congelar paneles para limitar los desplazamientos.
En Microsoft Excel 2007, no es difícil usar el informe y el tablero de manera intercambiable. A menudo, los informes se denominan paneles de control solo porque incluyen algunos gráficos. Asimismo, muchos paneles se han denominado informes. Todo esto puede parecer semántico, pero es útil aclarar un poco el aire de Excel y comprender el núcleo […]
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