Configuración y prueba del flujo de trabajo de aprobación en Power Automate

En este tutorial, aprenderemos a configurar un en Power Automate . Hay momentos en los que los flujos no se pueden automatizar por completo y pueden requerir alguna intervención del usuario.

Las aprobaciones son muy útiles porque podemos automatizar parte del flujo y dividir la parte que necesita la intervención del usuario en su propio flujo separado.

Por ejemplo, podría haber un flujo para una solicitud de gastos. Se tramitará a través de los canales habituales. Sin embargo, alguien todavía necesita mirarlo solo para asegurarse de que la cantidad tenga sentido. Si supera los mil dólares, la solicitud debe someterse a aprobación antes de que continúe el flujo.

En nuestra discusión, tendremos un ejemplo diferente. Usaremos este flujo de muestra que envía un correo electrónico cuando se publica un nuevo tweet.

Luego, existe una condición en la que, si el elemento incluye un problema, crea una tarjeta de Trello. De lo contrario, retuitea el tuit.

Sin embargo, es posible que no queramos retuitearlo hasta que un ser humano real lo apruebe. Por lo tanto, pondremos una aprobación justo antes de que llegue al paso de retuitear. El flujo automatizado en realidad se detendrá cuando llegue a ese punto y continuará una vez que el usuario lo apruebe. 

Tabla de contenido

• Creación de un flujo de trabajo de aprobación en Power Automate
• Configuración de la condición para el flujo de trabajo de aprobación
• Prueba del flujo de trabajo
• Análisis del flujo de trabajo de aprobación
• Aprobaciones por teléfono
• Conclusión

Creación de un flujo de trabajo de aprobación en Power Automate

Ahora vamos a crear un flujo de trabajo de aprobación. Primero, necesitamos agregar una acción.

Luego, simplemente escriba " aprobación " y haga clic en el conector Aprobaciones que aparecerá.

Hay tres acciones diferentes para este conector. Puede crear una aprobación, esperar una aprobación o combinar esas dos cosas ( Iniciar y esperar una aprobación ). Elegiremos la segunda opción porque queremos comenzar y esperar a que se realice la aprobación.

Hay cuatro opciones de aprobación disponibles para esta acción. Elijamos la opción Primero en responder .

En el campo Título , debemos especificar lo que queremos que sepa el aprobador antes de aprobar. Entonces, pongámoslo en una expresión concatenada que diga “Se ha publicado un nuevo Tweet; ¿Deberíamos retuitear? ”. Luego haga clic en el botón Aceptar .

Voy a copiar y pegar la dirección de correo electrónico que usé para esta organización. Asegúrate de usar correos electrónicos válidos.

También podemos asignar varias personas. Podemos tener 20 revisores y solo uno de ellos necesita aprobarlos.

Para el campo Detalles , solo necesitamos el texto del Tweet y también el nombre del usuario. Entonces, hagamos clic en la pestaña Expresiones y usemos una expresión concatenada . Escribe " Twittear: " y asegúrate de agregar una coma (,) justo después de eso.

A continuación, haz clic en la pestaña Contenido dinámico y elige " Twittear texto ".

Agreguemos también espacio.

Después de eso, escriba " Nombre: ". Nuevamente, asegúrese de agregar una coma justo después de eso. 

Luego haga clic en " Nombre " dentro de la pestaña Contenido dinámico .

Por último, haga clic en Aceptar .

También podemos poner un enlace de elemento si queremos vincularlo al tweet real, pero vamos a omitir eso. Por ahora, guardemos esta acción haciendo clic en Guardar .

Configuración de la condición para el flujo de trabajo de aprobación

Queremos que el retweet realmente suceda después de la aprobación. Entonces, necesitamos cambiar el orden de las dos acciones. Mueva la acción Retweet debajo de la acción " Comenzar y esperar una aprobación ".

También necesitamos rutas separadas o flujos separados en función de si el usuario aprueba el tweet o lo rechaza. Por lo tanto, haga clic en el botón más y seleccione " Agregar una acción ".

Nuestra acción debe ser una condición. Por lo tanto, haga clic en el control Condición .

La condición es si el resultado es igual a " Aprobar ".

Si la condición es verdadera, entonces debe ser retuiteado. Por lo tanto, movamos la acción Retweet dentro de la ruta " Si es así ".

Si no se aprueba, queremos un registro de eso. Entonces, agreguemos una acción dentro de la ruta " Si no ".

Busque y haga clic en “ Trello ”.

Luego elige “ Crear una tarjeta ”.

Elija Tareas para el campo Id. del tablero y Problemas para el Id. de la lista principal .

Para el campo Nombre de la tarjeta , escriba " Tweet ha sido rechazado ".

En cuanto al campo Descripción , elija " Twittear texto " dentro de la pestaña Contenido dinámico .

Luego haga clic en Guardar .

Prueba del flujo de trabajo

Probemos ahora el proceso de aprobación. Primero, haga clic en Prueba .

Seleccione " Realizaré la acción de activación " y haga clic en el botón Probar .

Abramos Twitter y tuiteemos “¡ Power Automate es AMAZEBALLS! ”.

Una vez más, esto suele tardar unos minutos porque está consultando constantemente a Twitter. Después de que el flujo se ejecute correctamente, vaya a Aprobaciones .

Luego veremos que hay una nueva solicitud de aprobación. 

Análisis del flujo de trabajo de aprobación

Analicemos ahora cómo funcionó nuestro flujo. El proceso ha pasado por la condición.

El tweet no tiene la palabra " Problema ". Es por eso que aún no se creó una tarjeta Trello. En cambio, esperó una aprobación.

A continuación, recibiremos una notificación por correo electrónico, teléfono y este panel. Desde aquí, podemos elegir si aprobarlo o no. Echemos un vistazo y haga clic en la solicitud.

Como podemos ver, contiene todos los argumentos que requerimos, como el texto del tweet y el nombre de la persona que lo tuiteó.

Por eso, aprobemos el tuit.

Luego, haga clic en el botón Confirmar .

Ahora volvamos a nuestro flujo. Como podemos ver, la condición era verdadera. Por lo tanto, se ejecutó la acción ( Retweet ) dentro de la ruta " Si sí ".

Una vez que revisemos nuestro Twitter, veremos que el tweet ya fue retuiteado.

Aprobaciones por teléfono

Veamos ahora cómo se ven estas aprobaciones en los teléfonos móviles. Para este ejemplo, realicé el mismo proceso de prueba para el flujo que habíamos creado. Luego apareció una notificación después de un tweet recién publicado.

Una vez que hagamos clic en eso, seremos redirigidos a la página Aprobaciones que contiene todas las aprobaciones que tenemos actualmente. Luego, podemos simplemente aprobar, rechazar o hacer clic en la aprobación.

Cuando hacemos clic en la aprobación, veremos sus detalles en otra página.

Dado que el tweet cumple con nuestra condición/estándar, hagamos clic en Aprobar .

Y así es como puede administrar las aprobaciones en la aplicación móvil Power Automate .

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Conclusión

Hemos creado correctamente un flujo de trabajo de aprobación en Power Automate. Tenga en cuenta que los flujos no necesitan estar completamente automatizados y no tiene que preocuparse por no estar seguro de lo que podría suceder en sus flujos. Simplemente puede incluir la intervención del usuario en sus flujos y hacerlos más personalizados y lógicos. 

Si es consultor y va a implementar Power Automate en una empresa, muchos de estos procesos y herramientas de aprobación están integrados para usted. Esto hace que la experiencia del usuario en Power Automate sea mucho mejor, especialmente cuando los usuarios pueden hacer todo desde su escritorio y teléfono.

Mis mejores deseos,

Enrique