Enregistrer la pièce jointe dun e-mail sur SharePoint avec Power Automate

Dans le blog d'aujourd'hui, vous apprendrez à enregistrer automatiquement une pièce jointe dans SharePoint à l'aide de Power Automate. En utilisant un flux Power Automate, je gagne beaucoup de temps dans mes activités quotidiennes et j'espère qu'il pourra également en faire de même pour vous. Vous pouvez regarder la vidéo complète de ce tutoriel au bas de ce blog.

Table des matières

• Aperçu
• Enregistrer la pièce jointe de l'e-mail sur SharePoint et supprimer l'e-mail
• Exemple de flux Power Automate : LawtonAR
• Création d'un flux à l'aide du modèle Power Automate
  • Étape 1 : Lorsqu'un e-mail avec pièce jointe arrive
  • Étape 2 : Enregistrer la pièce jointe d'un e-mail sur Sharepoint
  • Étape 3 : Supprimer l'e-mail
• Utilisation de Desktop Flow après avoir enregistré la pièce jointe dans SharePoint
• Conclusion

Aperçu

Chaque jour, je reçois plusieurs e-mails avec des pièces jointes et ce que je fais régulièrement, c'est de prendre ces pièces jointes et de les enregistrer dans un dossier SharePoint . 

Mais au lieu de parcourir chaque e-mail individuellement, d'enregistrer les pièces jointes dans SharePoint et de mettre à jour les fichiers quotidiennement, j'ai créé un flux unique dans Power Automate pour automatiser cette tâche fastidieuse.  

Ainsi, pour chaque e-mail provenant d'un expéditeur spécifique, le flux prend la pièce jointe, la déplace vers SharePoint et écrase le fichier existant dans ce dossier. Et puis j'utilise les données stockées dans ce fichier pour mettre à jour mes fichiers LuckyTemplates . Passons aux étapes de configuration de ce flux Power Automate.

Enregistrer la pièce jointe de l'e-mail sur SharePoint et supprimer l'e-mail

Commencez par ouvrir Power Automate Online . Comme vous pouvez le voir dans Mes flux, il y a plusieurs flux que j'utilise au quotidien. Par exemple, les trois premiers flux de ma liste utilisent le même modèle Power Automate dont nous avons parlé. 

Je les ai créés à l'aide d'un modèle Power Automate qui prend les pièces jointes aux e-mails, les enregistre dans SharePoint et supprime même l'e-mail par la suite afin que je n'aie pas à me soucier de les supprimer. 

Pour accéder à ce modèle, cliquez sur Modèles , puis tapez enregistrer les pièces jointes des e-mails dans la barre de recherche. 

Plusieurs modèles Power Automate associés apparaîtront dans les résultats, mais nous nous concentrerons sur Enregistrer les pièces jointes dans SharePoint et supprimer l'e-mail . 

Et au lieu de le créer à partir de zéro, nous en prendrons un existant et verrons comment il est configuré et comment ce flux s'est comporté au fil du temps.

Exemple de flux Power Automate : LawtonAR

Prenons l'un de mes flux comme exemple. LawtonAR est l'un des flux que j'ai créés et que j'exécute depuis un certain temps maintenant. 

L'ouvrir nous montrera la description, qui est le modèle que nous avons choisi plus tôt. Nous pouvons également voir la date à laquelle il a été créé le 20 août, et nous savons qu'il fonctionne depuis lors. 

Si nous faisons défiler vers le bas, nous verrons l'historique d'exécution quotidien du flux, la durée du processus et l'état de réussite ou d'échec.

Concentrez-vous sur la colonne Durée et notez le temps nécessaire pour accomplir le processus. Une fois que l'e-mail arrive dans la boîte de réception, il faut 2 à 3 secondes au flux pour prendre la pièce jointe, l'enregistrer dans SharePoint, puis supprimer l'e-mail.

J'ai besoin de ce flux car j'ai des clients qui utilisent QuickBooks en ligne et j'ai des rapports personnalisés qui m'envoient des e-mails tous les jours. Cependant, QuickBooks en ligne ne prend pas en charge la planification des e-mails pour le moment.

En règle générale, les e-mails arrivent entre 4h30 et 5h00, ce qui laisse suffisamment de temps pour que les fichiers soient enregistrés dans SharePoint avant l'actualisation quotidienne de LuckyTemplates.

Voilà donc l'aperçu de notre échantillon, LawtonAR. Passons maintenant au processus de configuration d'un flux Power Automate similaire.

Création d'un flux à l'aide du modèle Power Automate

Commencez par cliquer sur Modifier pour ouvrir le flux et les étapes que vous devez configurer pour ce flux particulier. Il y a trois étapes principales que nous devons suivre pour ce flux.

Étape 1 : Lorsqu'un e-mail avec pièce jointe arrive

Le premier est Lorsqu'un nouvel e-mail arrive . Cliquez sur cette étape pour ouvrir les options avancées. 

Pour cet exemple, choisissons Boîte de réception pour le dossier . Dans le champ À , choisissez la bonne adresse e-mail, surtout si vous avez enregistré plusieurs adresses e-mail. 

Choisissez Oui sur Inclure les pièces jointes car c'est ce que nous voulons déplacer vers SharePoint. Le filtre d'objet contient la même ligne d'objet de l'e-mail qu'à son arrivée. Définissez l' Importance sur Normal et choisissez Oui sur Uniquement avec pièces jointes . 

Et c'est tout ce dont nous avons besoin pour faire le plein pour cette première étape. 

Étape 2 : Enregistrer la pièce jointe d'un e-mail sur Sharepoint

Une fois l'e-mail arrivé, la deuxième étape nous indique où déplacer ou prendre les pièces jointes. Si vous avez un e-mail contenant cinq pièces jointes différentes, chacun de ces fichiers peut être déplacé d'un point vers l'emplacement attribué.

Ouvrez la deuxième étape, Appliquer à chaque pièce jointe de l'e-mail . Une fois qu'il s'ouvre, vous pouvez voir que les pièces jointes sont déjà placées sous Sélectionnez une sortie des étapes précédentes.

Cliquez avec le bouton gauche à côté des pièces jointes pour ouvrir la liste du contenu dynamique et de l'expression . Ouvrez la sous-étape Créer un fichier . Dans l' adresse du site, ajoutez l' adresse SharePoint à utiliser. Indiquez également votre chemin de dossier préféré avec l'endroit où vous souhaitez déplacer les pièces jointes.

Pour le nom du fichier , accédez à la liste des contenus dynamiques et choisissez Nom de la pièce jointe . Pour le contenu du fichier, choisissez Contenu de la pièce jointe .

Pour résumer la deuxième étape, nous prenons la pièce jointe de l'e-mail d'origine, puis la désignons où et dans quel dossier nous voulons qu'elle soit ajoutée dans SharePoint. Ensuite, nous l'enregistrons avec le nom et le contenu de la pièce jointe. 

Étape 3 : Supprimer l'e-mail

Enfin, nous supprimerons l'e-mail dans la troisième étape. Ouvrez cette étape comme nous l'avons fait dans les deux précédentes.

Ensuite, pour l' ID de message , choisissez- le dans la liste Contenu dynamique . Cet identifiant de message a l'identifiant unique du message qui aidera à la suppression ultérieure de l'e-mail. Ajoutez ensuite l'adresse e-mail appropriée dans le champ Adresse de la boîte aux lettres d'origine .

Ce qui est génial avec ce flux, c'est qu'une fois que vous l'avez configuré et exécuté, vous n'aurez plus à vous soucier de la planification. En effet, le flux n'aura lieu qu'une fois qu'un e-mail sera envoyé à l'adresse e-mail prévue, avec le filtre d'objet spécifié et une pièce jointe. Ce n'est qu'alors qu'il enregistrera la pièce jointe dans SharePoint.

Utilisation de Desktop Flow après avoir enregistré la pièce jointe dans SharePoint

Une fois les fichiers enregistrés, j'ai d'autres flux de bureau qui prennent ensuite les fichiers de notre dossier temporaire (FilesToMove) vers les dossiers appropriés où les fichiers doivent être enregistrés pour le traitement. 

Si j'ouvre mes fichiers sur mon ordinateur, j'irai dans mon dossier SharePoint > Power Reports – Documents > .FilesToMove . J'ai actuellement un fichier enregistré et nommé ReconAR.

Une fois enregistré dans ce dossier par notre premier flux, mon flux de bureau prend ce fichier à partir d'ici, puis le déplace vers le dossier approprié. Donc, si je retourne à Power Reports - Documents , je peux ouvrir un autre dossier nommé RECON .

Dans ce dossier, nous pouvons voir que le flux de bureau a fonctionné et que ReconAR est déjà déplacé. 

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Conclusion

En conclusion, Power Automate peut être un outil puissant pour enregistrer automatiquement les pièces jointes dans SharePoint. En créant un flux simple à l'aide du déclencheur Lorsqu'un nouvel e-mail arrive et de l' action Créer un fichier , vous pouvez facilement configurer un système pour enregistrer automatiquement les pièces jointes dans le dossier SharePoint de votre choix. 

Ce modèle Power Automate peut vous faire gagner du temps et des efforts en éliminant le besoin de télécharger et de charger manuellement les pièces jointes, et peut également vous aider à vous assurer que les documents importants sont correctement stockés et organisés. Avec Power Automate, il est facile d'automatiser ce processus et de rationaliser votre flux de travail.

Tous mes vœux,

Jarrett Moore