Microsoft SharePoint | Un aperçu

Dans ce didacticiel, nous aurons une vue d'ensemble de Microsoft SharePoint . Nous discuterons également de ses utilisations et pourquoi il est essentiel de se renseigner à son sujet.

SharePoint est un outil de collaboration basé sur le Web pour une organisation qui permet aux utilisateurs de communiquer et de partager des informations sur le Web. 

Table des matières

• Comprendre Microsoft SharePoint
• Utilisations de Microsoft SharePoint
  • 1. Bibliothèque sophistiquée pour conserver les documents de votre organisation
  • 2. Nouvelles et mises à jour pour votre équipe
  • 3. Microsoft SharePoint en tant que base de données
  • 4. Maintenir des flux de travail communs dans les entreprises
  • 5. Guichet unique pour les entreprises
• Fonctionnalités de Microsoft SharePoint
• Importance d'apprendre Microsoft Sharepoint
• Conclusion

Comprendre Microsoft SharePoint

Tout le monde dans une organisation peut utiliser SharePoint car il aide les équipes à collaborer.

Il peut également s'agir de votre propre intranet personnel . Internet est une collaboration de sites Web et de ressources que tout le monde peut visiter. L'intranet, quant à lui, est un ensemble de sites Web et de ressources que seules les personnes d'une organisation peuvent visiter.

Avec l'intranet, nous pouvons avoir plusieurs sites similaires à ceux auxquels nous pouvons accéder via Internet. Nous pouvons avoir différents sites pour notre organisation auxquels seules les personnes de notre organisation peuvent accéder pour un projet particulier.

De plus, SharePoint est un moyen de partager et de gérer du contenu et des connaissances au sein d'une équipe . En tant qu'organisation, nous pouvons avoir beaucoup de contenu et de connaissances telles que la soumission d'un rapport de dépenses, qui sont nos clients ou notre équipe de vente, ou comment entrer dans un bureau spécifique. 

SharePoint permet également à une équipe d'avoir un ' guichet unique ' pour toutes les informations. Toutes les informations pourraient être en un seul endroit et peuvent également être facilement accessibles.

Il se peut que nous utilisions toujours l'ancien processus même s'il existe déjà un processus mis à jour. C'est pourquoi SharePoint est utile pour partager et gérer le contenu et les connaissances au sein de notre équipe. 

Enfin, SharePoint permet le travail d'équipe à l'aide de sites . Il fournit un espace de collaboration qui permet aux équipes de collaborer, de suivre les progrès et de gérer le contenu ou les autorisations à l'aide de sites Web. 

Il est également très accessible et intuitif. C'est une de ces compétences qui est facile à apprendre et à comprendre.

Utilisations de Microsoft SharePoint

SharePoint est un outil flexible. Vous pouvez faire diverses choses, ou vous ne pouvez en faire qu'une ou deux. C'est à vous de décider comment vous voulez l'utiliser. Lorsque vous utilisez SharePoint, vous pouvez utiliser des outils simples pour le moment, puis les adapter à des fonctionnalités plus riches à mesure que votre organisation se développe. 

1. Bibliothèque sophistiquée pour conserver les documents de votre organisation

SharePoint est une bibliothèque sophistiquée pour conserver les documents de votre organisation . Ceci est similaire à OneDrive ou Google Drive. C'est un moyen de conserver tous vos documents au même endroit. 

Une fonctionnalité de SharePoint que OneDrive et Google Drive n'offrent pas est que vous pouvez associer des métadonnées à ces documents. Ainsi, au lieu d'avoir une structure de dossiers typique de la façon dont vous conservez vos documents, vous pouvez également associer des métadonnées et les regrouper en fonction de différentes choses.

Par exemple, certaines organisations puissantes ne placent pas leur contenu partagé dans une structure de type dossier, car cela peut poser de nombreux problèmes. Ils ont généralement une liste de fichiers avec des métadonnées.

Ce faisant, ils peuvent facilement suivre, regrouper les différentes choses qu'ils veulent et conserver les métadonnées. Si les éléments sont mis à jour, ils n'ont pas besoin de se déplacer dans les dossiers car ils ont juste besoin de mettre à jour les métadonnées. 

2. Nouvelles et mises à jour pour votre équipe

SharePoint peut également être utilisé pour donner facilement des nouvelles et des mises à jour à votre équipe . En plus de pouvoir définir des sites contenant des informations, vous pouvez également créer des pages sur votre site pour informer votre équipe de certaines choses.

Disons par exemple que vous avez un site SharePoint pour votre équipe. Ensuite, il y a un nouveau processus de vente que vous souhaitez déployer. Au lieu de l'envoyer par e-mail, vous pouvez simplement le publier en tant que nouvelle page sur votre SharePoint.

Avec cela, il donne à chacun accès à cette page sur laquelle il peut commenter. Si, par exemple, vous avez fait une erreur, vous pouvez également la modifier ou la mettre à jour de temps à autre.

3. Microsoft SharePoint en tant que base de données

SharePoint peut être utilisé comme une base de données pour contenir des informations sur n'importe quoi . Certaines organisations créent une liste SharePoint contenant des données client, des données de transaction, des données de commande, etc. Il est également puissant et très flexible car il peut contenir pratiquement n'importe quel type de données comme les pièces jointes, les utilisateurs et les profils. 

C'est aussi plus intuitif que les autres bases de données. Par exemple, vous n'utiliseriez pas Excel pour stocker des données car vous souhaitez qu'elles soient partagées entre plusieurs personnes et qu'elles se trouvent au même endroit. Vous voulez avoir des règles de validation où certaines personnes ne peuvent ajouter que des clients qui ont certaines conditions et qui sont valides. 

Vous ne voudriez pas non plus utiliser SQL, Salesforce ou toute autre base de données compliquée, car vous devez apprendre le langage SQL pour pouvoir l'utiliser. Ainsi, SharePoint est un si bon outil à utiliser comme base de données et également une bonne alternative au Dataverse de Microsoft. 

4. Maintenir des flux de travail communs dans les entreprises

SharePoint est également utilisé pour maintenir les flux de travail communs dans votre entreprise pour plus d'efficacité . Une fois que vous avez votre base de données dans SharePoint, vous pouvez utiliser ses capacités de flux de travail pour gérer certaines tâches commerciales courantes.

Supposons, par exemple, que vous ayez un flux de travail lié au remplissage d'une note de frais. Auparavant, nous devions accéder à notre courrier électronique et rechercher la note de frais pour la remplir manuellement. Ensuite, nous devons envoyer la pièce jointe au responsable pour approbation et effectuer d'autres processus compliqués.

Vous pouvez effectuer ce processus beaucoup plus facilement en exécutant un flux de travail entièrement dans SharePoint. Il y aura une base de données pour contenir toutes les dépenses. Vous pouvez ensuite créer un nouvel enregistrement et l'envoyer au SharePoint du responsable pour approbation.

Après approbation, il ira directement aux comptes fournisseurs dans SharePoint. Enfin, ils l'approuveront afin que vous puissiez obtenir votre paiement. Pas besoin de va-et-vient d'e-mails, et c'est également traçable et auditable. 

5. Guichet unique pour les entreprises

Dans l'ensemble, c'est un guichet unique pour tout ce qui concerne votre entreprise . Tout se passe sur leur plateforme ce qui la rend très efficace. Avec SharePoint, vous n'avez pas besoin d'avoir différentes sources de base de données. De plus, pas besoin d'avoir des flux de travail vraiment complexes qui sont purement manuels.

Voici les fonctionnalités de SharePoint que je veux que vous découvriez plus tard. 

Fonctionnalités de Microsoft SharePoint

SharePoint est un système de gestion de contenu que vous pouvez facilement rechercher. Il dispose également de fonctionnalités de réseautage social qui permettent aux employés de collaborer. Par exemple, vous pouvez mettre des messages de discussion, des FAQ, des flux d'actualités sur ce que font les gens, etc. Il apporte un aspect de réseautage social à votre organisation. 

Il a également une excellente intégration avec les applications Office 365.

De plus, SharePoint est très personnalisable non seulement du point de vue de la conception mais aussi du point de vue fonctionnel. Vous pouvez créer n'importe quel flux de travail ou données de votre choix via des listes SharePoint. Vous pouvez également disposer d'un système de bibliothèque de documents basé sur des dossiers ou des métadonnées. Il peut même permettre aux utilisateurs d'avoir des pages dans des pages ou une page entière. 

SharePoint possède sa propre base de données. C'est assez compliqué pour contenir des types de données très complexes mais aussi assez intuitif pour que n'importe qui puisse l'utiliser sans connaître le codage. 

Il existe également de bonnes fonctionnalités d'informatique décisionnelle dans SharePoint. Après avoir placé vos données dans SharePoint, vous pouvez gérer ce qui change et comment cela change. Vous pouvez avoir des vues, des tableaux de bord et d'autres choses comme ça. 

SharePoint possède également l'un des meilleurs systèmes d'autorisations et de sécurité. Vous pouvez gérer les autorisations très facilement et de manière granulaire. Vous pouvez définir des autorisations au niveau bio, au niveau de l'application, au niveau de la base de données, au niveau de la colonne ou au niveau de l'ensemble du site. 

Au lieu de systèmes typiques où les autorisations sont traitées au niveau de l'utilisateur, cela est traité au niveau du groupe. Ainsi, vous attribuez des autorisations à certains groupes, puis vous affectez des utilisateurs à ces groupes. 

Enfin, Microsoft rend SharePoint très simple, intuitif et accessible à tous les niveaux de l'organisation, quel que soit le niveau de compétence.

Importance d'apprendre Microsoft Sharepoint

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles nous devons apprendre SharePoint. L'une des principales raisons est qu'il permet aux utilisateurs d'accroître la collaboration, d'améliorer le travail d'équipe et d'accroître l'efficacité de l'organisation. 

Il permet également aux utilisateurs de créer un guichet unique pour tous les employés actuels et futurs. Par exemple, vous pourriez avoir un employé en cours d'intégration ou de nouveaux employés qui ont manqué des nouvelles ou des e-mails importants de l'histoire. Il est préférable que toutes ces informations soient contenues dans SharePoint afin que, lorsque ces nouveaux employés sont intégrés, ils puissent voir tout cet historique dans SharePoint lui-même. 

La dernière raison pour laquelle nous devrions vraiment apprendre cela est de se faire embaucher. SharePoint est tellement utilisé dans les organisations que c'est l'une des choses que les gens recherchent lorsqu'ils sont embauchés. Semblable aux compétences bureautiques, SharePoint est également très important, surtout si vous pouvez créer votre propre site.

Un utilisateur SharePoint est différent d'un développeur SharePoint. Si vous dites dans votre CV que vous êtes un développeur SharePoint, c'est très pertinent car votre patron saurait que vous pouvez automatiser ses flux de travail et vous savez comment créer un guichet unique pour tous ses employés.

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Conclusion

Pour résumer, il est essentiel d'apprendre à utiliser SharePoint car il offre de nombreux avantages pour votre organisation. C'est particulièrement important pour les équipes qui utilisent LuckyTemplates, car elles travaillent de manière transparente les unes avec les autres et se complètent les unes les autres.

Vous pouvez déverrouiller la valeur et les fonctionnalités supplémentaires de SharePoint que votre organisation peut utiliser. Vous pouvez faire beaucoup de choses avec les listes SharePoint, les systèmes d'autorisation, la gestion des flux de travail, l'historique des versions et bien d'autres. 

C'est aussi quelque chose que tout le monde dans une organisation peut facilement utiliser sans être submergé. En tant qu'utilisateur, il est très facile à utiliser mais peut aussi être difficile à maîtriser et à développer. Mais une fois que vous l'aurez compris, cela vous aidera à améliorer l'efficacité de vos flux de travail d'entreprise.

Tous mes vœux,

Henri