Quest-ce que Sharepoint ? Principales caractéristiques et fonctions

Êtes-vous fatigué de perdre la trace de documents importants dans une mer d'e-mails, de documents supprimés, de dossiers et de Post-it ?

Avez-vous parfois l'impression d'avoir besoin d'un GPS juste pour trouver ce fichier que votre patron vous a demandé il y a trois semaines ? N'ayez crainte, cher lecteur, car il y a un héros parmi nous : Microsoft SharePoint.

SharePoint est une plate-forme Web développée par Microsoft qui fournit aux organisations un espace centralisé pour gérer, partager et collaborer sur divers types de contenu, tels que des documents, des calendriers, des tâches, etc.

La plate-forme permet aux utilisateurs de créer des sites pour différents départements, projets ou équipes, avec des autorisations utilisateur et des flux de travail personnalisables pour contrôler l'accès, afficher des informations et rationaliser les processus.

Les fonctionnalités robustes de SharePoint peuvent être adaptées pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation, ce qui en fait un outil essentiel pour stimuler la productivité et la collaboration.

Mais ce n'est que la pointe de l'iceberg ! Dans les sections suivantes, nous approfondirons l'historique de Microsoft SharePoint, les fonctionnalités principales, les versions disponibles, les intégrations Microsoft et les cas d'utilisation potentiels.

Alors, prenez la boisson de votre choix, asseyez-vous et explorons ensemble les merveilles de SharePoint.

Table des matières

• Qu'est-ce que SharePoint ?
• Histoire de SharePoint
  • SharePoint d'aujourd'hui
• Top 6 des principales fonctionnalités et capacités de SharePoint
  • 1. Collaboration
  • 2. Gestion de contenu
  • 3. Automatisation des flux de travail
  • 4. Fonctionnalités sociales
  • 4. Intelligence d'affaires
  • 5. Rechercher
• Versions et tarifs de SharePoint
  • SharePoint en ligne
  • Serveur SharePoint
  • SharePoint Foundation et SharePoint Designer
• Intégration avec l'écosystème Microsoft
  • Microsoft Office 365
  • Équipes Microsoft
  • Plate-forme de puissance
• Cas d'utilisation de Microsoft SharePoint
• L'essentiel

Qu'est-ce que SharePoint ?

Imaginez ceci : vous commencez votre journée de travail et êtes accueilli par une boîte de réception débordante, une liste de tâches sans fin et une pile de livrables qui ne s'arrêtent pas. Cela semble écrasant, non ? C'est là que Microsoft SharePoint entre en jeu pour sauver la situation !

Alors, qu'est-ce que SharePoint ? En termes simples, il s'agit d'une plate-forme développée par Microsoft qui fournit un emplacement centralisé aux organisations pour gérer, stocker et partager divers types de contenu et de tâches par des applications Web telles que :

• Documents : Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.

• Calendriers partagés : plannings des équipes, échéances des projets et réunions

• Tâches : listes de tâches, workflows et approbations

• Listes modernes : contacts, boîtes aux lettres partagées, inventaire, métadonnées et informations client

Microsoft SharePoint comprend de puissants outils de collaboration, permettant aux utilisateurs de travailler ensemble sur du contenu en temps réel, de partager des mises à jour et de recevoir des commentaires au même endroit. De plus, grâce aux fonctionnalités de recherche, trouver le bon document ou la bonne information est un jeu d'enfant.

Mais attendez, il y a plus ! Dans la section suivante, nous explorerons l'histoire de plus de deux décennies de SharePoint avant d'examiner les principales fonctionnalités de son produit.

Si vous souhaitez faire passer la productivité de votre organisation au niveau supérieur, continuez à lire pour découvrir tout le potentiel de SharePoint.

Histoire de SharePoint

Promenons-nous dans le passé, à une époque où les téléphones à clapet faisaient fureur, MySpace était le réseau social incontournable et SharePoint n'était qu'une lueur dans les yeux de Microsoft.

C'est vrai, nous parlons du début des années 2000, une époque où Internet en était encore à ses balbutiements et où le monde commençait à peine à comprendre l'importance de la collaboration et de la gestion de contenu.

Microsoft SharePoint a été introduit pour la première fois en 2001, à l'époque où le monde s'habituait encore à l'idée d'utiliser Internet pour autre chose que l'envoi d'e-mails et la navigation sur des vidéos de chats.

La version initiale de ce projet MS était une application Web de base qui permettait aux équipes de partager des documents et de collaborer sur des projets. Ce n'était pas exactement un changement de jeu, mais cela a jeté les bases de ce qui allait arriver.

Au fil des ans, la plateforme SharePoint a continué d'évoluer, ajoutant de nouvelles fonctionnalités et capacités qui en ont fait un outil indispensable pour les entreprises et les organisations de toutes tailles.

En 2003, Microsoft a lancé SharePoint Portal Server, qui permettait une gestion de contenu et des fonctionnalités de recherche plus avancées.

Et en 2006, Microsoft Office SharePoint Server 2007 a été lancé, introduisant des fonctionnalités sociales et des capacités de business intelligence.

SharePoint d'aujourd'hui

Ce n'est qu'à la sortie de SharePoint Server 2010 que la plate-forme a vraiment commencé à gagner du terrain.

Avec son interface utilisateur améliorée et de nouvelles fonctionnalités puissantes telles que la co-création de documents et l'automatisation des flux de travail, SharePoint 2010 est rapidement devenu la plate-forme incontournable pour la collaboration et la gestion de contenu.

Aujourd'hui, SharePoint est une plate-forme puissante qui offre un large éventail de fonctionnalités et de capacités, de la gestion de documents et de la prise de décision commerciale à la collaboration sociale et à la fonctionnalité de recherche.

Mais tout est parti d'une idée simple : la nécessité pour les équipes de partager des informations et de collaborer sur des projets.

Dans la section suivante, nous examinerons de plus près les fonctionnalités qui font de SharePoint un outil aussi puissant pour les entreprises et les organisations.

Top 6 des principales fonctionnalités et capacités de SharePoint

Microsoft SharePoint n'est pas seulement un vieux système de gestion de documents ennuyeux. Il s'agit d'une plate-forme riche en fonctionnalités qui peut aider les entreprises et les organisations à collaborer, à automatiser les processus et même à prendre des décisions basées sur les données.

Dans cette section, nous examinerons de plus près certaines des fonctionnalités et capacités clés qui font de SharePoint un outil si puissant pour le lieu de travail numérique.

1. Collaboration

Commençons par la collaboration. Microsoft SharePoint offre une large gamme d'outils pour aider les équipes à partager des informations et à travailler ensemble plus efficacement dans un environnement SharePoint.

Vous pouvez créer des sites d'équipe pour différents services ou projets et les utiliser pour stocker et organiser des documents, suivre des tâches et partager des mises à jour en temps réel.

Et avec des fonctionnalités telles que le contrôle de version et la co-création , vous pouvez vous assurer que tout le monde travaille sur la même version d'un document et éviter le casse-tête des chaînes d'e-mails sans fin.

Les fonctionnalités de collaboration de SharePoint permettent la co-création et permettent aux utilisateurs de créer des sites SharePoint, d'accéder à des documents partagés, de partager rapidement des mises à jour et de fournir des commentaires.

La plate-forme propose également des paramètres d'autorisation personnalisables, afin que vous puissiez contrôler qui a accès à des documents spécifiques dans votre site SharePoint.

2. Gestion de contenu

Avec un site SharePoint, les utilisateurs peuvent facilement créer, télécharger et stocker des documents dans une bibliothèque de documents centralisée. Les utilisateurs peuvent également utiliser des intégrations avec MS Teams pour améliorer encore la communication.

Un accueil SharePoint offre également un contrôle de version, ce qui vous permet de suivre les modifications et de vous assurer que tout le monde travaille avec les informations les plus récentes.

3. Automatisation des flux de travail

Un site SharePoint est plus qu'un simple système de gestion de documents. Il offre également de puissantes capacités d'automatisation des processus métier, vous permettant de rationaliser les flux de travail et d'automatiser les tâches répétitives.

Les flux de travail SharePoint sont personnalisables et peuvent automatiser les tâches et rationaliser les processus. Par exemple, vous pouvez configurer un flux de travail pour approuver des documents, envoyer des notifications, intégrer des employés ou recueillir des commentaires.

Et grâce à son intégration à Power Automate (anciennement Microsoft Flow), vous pouvez même automatiser les processus au-delà de votre site SharePoint et sur différentes applications et services.

4. Fonctionnalités sociales

SharePoint offre également des fonctionnalités sociales pour créer des sites de communication où vous pouvez vous connecter avec des collègues et partager des connaissances au sein de votre organisation.

Vous pouvez utiliser les outils sociaux pour créer des environnements SharePoint qui fonctionnent comme des communautés de pratique, où les employés peuvent partager des idées et des meilleures pratiques et collaborer sur des projets.

4. Intelligence d'affaires

Et n'oublions pas l'intelligence économique ! Avec SharePoint, vous pouvez créer des tableaux de bord et des rapports puissants pour vous aider à prendre des décisions basées sur les données sur plusieurs serveurs.

Vous pouvez utiliser les outils d'analyse et de création de rapports intégrés de SharePoint et également intégrer votre serveur de projet à LuckyTemplates pour créer des visualisations et des informations interactives.

5. Rechercher

Les puissantes capacités de recherche de SharePoint permettent aux utilisateurs de trouver rapidement le contenu dont ils ont besoin, qu'il s'agisse d'un document spécifique, d'une page de site de projet ou du profil d'un collègue.

Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités essentielles qui font de SharePoint un outil essentiel pour les lieux de travail modernes. Mais saviez-vous qu'il existe différentes versions de SharePoint disponibles, chacune avec des fonctionnalités différentes ?

Dans la section suivante, nous explorerons les différentes versions de SharePoint, de SharePoint Online à SharePoint Server, afin que vous puissiez découvrir celle qui convient à votre organisation.

Versions et tarifs de SharePoint

Cette section couvre les différentes versions de SharePoint et comment elles répondent aux divers besoins organisationnels.

Il existe une variété de versions disponibles, mais les deux qui sont en cours de développement actif sont les versions en ligne et sur site : SharePoint Online et SharePoint Server.

SharePoint en ligne

SharePoint Online est la version basée sur le cloud de la plate-forme incluse dans les plans d'abonnement Microsoft Office 365 et accessible via l'application mobile SharePoint.

Il est parfait pour les organisations qui souhaitent profiter des avantages de SharePoint sans avoir à gérer leurs propres serveurs SharePoint.

Avec SharePoint Online, les utilisateurs peuvent accéder à toutes les fonctionnalités de SharePoint à partir de n'importe quel appareil (y compris les appareils mobiles) avec une connexion Internet et un navigateur Web, ce qui en fait une option flexible et pratique pour les lieux de travail modernes.

Certains avantages de SharePoint Online incluent :

• Accessible depuis n'importe quel appareil avec une connexion Internet

• Pas besoin de gérer vos propres serveurs ou composants WebPart

• Mises à jour automatiques et nouvelles fonctionnalités

• Intégration avec d'autres applications Microsoft Office 365

SharePoint Online est disponible dans le cadre d'un abonnement Microsoft Office 365 . Le prix varie en fonction du plan d'abonnement que vous choisissez, mais SharePoint Online est inclus dans tous les plans, à l'exception du plan de base Microsoft Office 365 Business Basic.

Serveur SharePoint

SharePoint Server est la version locale de SharePoint qui peut être installée sur les serveurs de votre organisation.

Il offre toutes les fonctionnalités de SharePoint Online, ainsi que des options de personnalisation supplémentaires et un contrôle sur le stockage des données et d'autres contrôles de sécurité.

L'utilisation de SharePoint sur site est idéale pour les organisations qui ont besoin d'un contrôle total sur leur environnement SharePoint ou qui créent des sites Web avec des exigences de sécurité et de conformité spécifiques.

Certains avantages de SharePoint Server sont :

• Contrôle total du stockage des données, des bibliothèques de documents et de la sécurité

• Options de personnalisation supplémentaires pour les sites SharePoint

• Intégration avec d'autres systèmes SharePoint sur site

• Plus de flexibilité dans les options de déploiement

SharePoint Server 2019 est concédé sous licence par serveur et par utilisateur ou appareil accédant au serveur. Deux modèles de licence sont disponibles : la CAL standard (licence d'accès client) et la CAL entreprise.

La CAL Standard fournit des fonctionnalités SharePoint de base, tandis que la CAL Entreprise inclut des fonctionnalités plus avancées telles que l'informatique décisionnelle et la recherche d'entreprise.

SharePoint Foundation et SharePoint Designer

Ces deux-là méritent des mentions honorables. Ce sont tous deux des outils gratuits qui ne sont plus en cours de développement actif et peuvent même désactiver les fonctionnalités du produit trouvées dans les futures versions ; cependant, certaines versions fonctionnent toujours sur les systèmes d'exploitation modernes.

SharePoint Designer est généralement utilisé par les utilisateurs avancés ou les développeurs qui souhaitent créer des flux de travail et des solutions personnalisés sur SharePoint.

SharePoint Foundation, d'autre part, est une version d'entrée de gamme gratuite de SharePoint qui peut être utilisée pour le partage, la gestion et la collaboration de documents de base.

C'est un excellent point de départ pour les débutants et les petites organisations qui n'ont pas besoin de toutes les fonctionnalités de SharePoint Online ou de SharePoint Server, mais qui souhaitent tout de même profiter d'avantages tels que le partage de fichiers.

Certains avantages de SharePoint Foundation incluent :

• Utilisation gratuite

• Fonctionnalités de base de gestion de documents et de collaboration

• Facile à configurer et à utiliser

Maintenant que nous avons couvert les différentes versions et les options de tarification, explorons un autre aspect important de SharePoint : son intégration avec d'autres produits Microsoft.

SharePoint peut être intégré à des produits tels que Teams, OneDrive et Power Platform peut considérablement améliorer ses fonctionnalités.

Dans la section suivante, nous examinons de plus près comment SharePoint s'intègre à ces produits et comment il peut améliorer la productivité et la collaboration de votre organisation. Alors, plongeons !

Intégration avec l'écosystème Microsoft

L'intégration avec d'autres produits Microsoft est un avantage majeur, car elle offre une collaboration transparente, des flux de travail rationalisés et une expérience moderne.

Dans cette section, nous examinons de plus près certains des principaux produits Microsoft qui s'intègrent à SharePoint.

Microsoft Office 365

Dans le cadre de l'écosystème Office 365, SharePoint s'intègre de manière transparente à d'autres outils de productivité, tels qu'Excel , Word et PowerPoint . Cela vous permet d'accéder et de partager des documents en temps réel, en vous assurant que votre équipe reste sur la même longueur d'onde.

En incorporant SharePoint dans la suite de services Office 365, les utilisateurs professionnels de votre organisation peuvent bénéficier de :

• Stockage de fichiers centralisé avec contrôle d'accès sécurisé

• Communication d'équipe collaborative et simplifiée

• Conception de site d'équipe flexible et personnalisable

Équipes Microsoft

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration qui permet aux équipes de discuter, de partager des fichiers et de collaborer sur des projets en temps réel. Teams s'intègre à SharePoint, permettant aux utilisateurs d'accéder aux fichiers et documents SharePoint directement à partir de l'interface Teams.

En vous intégrant à Microsoft Teams, vous pouvez :

• Accédez facilement aux documents à jour partagés avec votre équipe

• Collaborez sur des documents simultanément avec d'autres membres de l'équipe

• Suivre les révisions et conserver l'historique des versions

Plate-forme de puissance

SharePoint interagit avec les outils Microsoft Power Platform , tels que Power Automate , Power Apps et LuckyTemplates . En tirant parti des fonctionnalités de Power Platform, vous pouvez ajouter une automatisation personnalisée, des solutions d'application et une visualisation des données à vos sites de communication SharePoint.

Avec l'intégration de Power Platform, vous pouvez :

• Créez des flux de travail automatisés entre SharePoint et d'autres applications et services

• Créez des applications personnalisées pour gérer et afficher les données SharePoint

• Générez des visualisations de données puissantes avec LuckyTemplates

L'intégration avec l'écosystème Microsoft vous permet de libérer tout le potentiel de SharePoint, créant des possibilités infinies de collaboration et d'innovation au sein de votre organisation.

Dans la section suivante, nous examinerons de plus près certains cas d'utilisation réels potentiels de SharePoint. Allons-y!

Cas d'utilisation de Microsoft SharePoint

Comme vous le savez maintenant, SharePoint est une plate-forme polyvalente avec un large éventail de cas d'utilisation dans différents secteurs et est un favori dans de nombreuses organisations. Voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants pour SharePoint :

1. Gestion de documents : les capacités du système de gestion de documents de SharePoint sont parmi ses fonctionnalités les plus populaires. Les organisations peuvent utiliser SharePoint pour stocker, organiser et gérer des documents provenant de différentes sources de données, en veillant à ce que les membres de l'équipe puissent facilement accéder et collaborer sur la dernière version d'un document. Les fonctionnalités de contrôle de version et d'archivage/extraction de SharePoint permettent d'éviter les conflits et de garantir que les membres de l'équipe travaillent en permanence, que ce soit sur site ou en ligne, avec la dernière version d'un document.

2. Intranet et portails : SharePoint peut également être utilisé pour créer des sites intranet et des portails autonomes pour la communication interne, le partage d'informations, les composants Web modernes et la collaboration. Les sites intranet peuvent être personnalisés pour inclure des actualités, des événements, des wikis et des annonces importantes, ainsi que les politiques et procédures de l'entreprise. Ses capacités de recherche intégrées permettent à un utilisateur final de trouver facilement des informations sensibles stockées sur site.

3. Gestion de projet : les fonctionnalités de gestion de projet de SharePoint peuvent aider les équipes à gérer les projets du début à la fin. Les équipes peuvent utiliser SharePoint pour créer des pages de site de projet, attribuer des tâches, suivre la progression, modifier la structure du site et collaborer sur des documents de projet sur un seul serveur. Son intégration avec d'autres produits Office 365 et applications Office, telles que MS Teams et Planner, peut également améliorer les capacités de gestion de projet.

4. Automatisation des processus métier : l'intégration de SharePoint avec Power Automate (anciennement connu sous le nom de Microsoft Flow) permet aux utilisateurs d'automatiser les tâches et processus répétitifs. Vous pouvez utiliser une batterie de serveurs SharePoint avec Power Automate pour automatiser les flux de travail, tels que les processus d'approbation de documents, avec une prise en charge de fichiers volumineux.

SharePoint a un large éventail de cas d'utilisation, et ce ne sont que quelques exemples. Quels que soient les besoins de votre organisation, la plateforme, associée aux compléments SharePoint, peut aider à améliorer la productivité et le ciblage de l'audience et à rationaliser les flux de travail.

L'essentiel

SharePoint est une plate-forme puissante et polyvalente qui aide les organisations et les services de connectivité d'entreprise à améliorer la productivité et à renforcer la collaboration.

Avec ses fonctionnalités d'intranet et de portail, ses intégrations d'applications Office 365, ses outils de gestion de projet, ses composants Web, ses services d'accès et ses capacités d'automatisation des processus métier, SharePoint offre un guichet unique de solutions pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs.

De plus, l'intégration de SharePoint avec d'autres produits Office 365 et services Office, tels que MS Teams, OneDrive, Outlook et Power Automate, en fait une application Web encore plus précieuse pour améliorer votre flux de travail.

Et, avec diverses options de tarification et modèles de déploiement disponibles, il peut être adapté aux besoins et au budget de toute organisation.

Que vous soyez une petite entreprise cherchant à rationaliser les processus métier ou une grande entreprise cherchant à améliorer le travail d'équipe, les communications internes et la collaboration entre les services et les sites, SharePoint est une plate-forme à considérer.

Pour en savoir plus sur les avantages de l'utilisation de SharePoint en tant qu'application Web, consultez le didacticiel ci-dessous :