Comment créer des e-mails de masse personnalisés à laide du publipostage pour Gmail

Vous devez envoyer le même email à plusieurs personnes avec un contenu personnalisé pour chacune ? Peut-être souhaitez-vous saluer chaque destinataire avec son nom, utiliser son adresse postale ou inclure son numéro de membre.

Le publipostage est une fonctionnalité qui vous permet de créer plusieurs copies de lettres et d'e-mails à envoyer à vos contacts. Chaque lettre ou e-mail peut inclure à la fois un contenu personnalisé standard et personnalisé. Les informations que vous utilisez pour personnaliser chaque lettre ou e-mail sont extraites de votre source de données, comme une liste de contacts.

Si vous utilisez Gmail comme client de messagerie principal, il n'y a pas de fonctionnalité de fusion et publipostage intégrée. Cependant, il existe un module complémentaire de fusion et publipostage disponible pour Google Sheets qui est lié à votre compte Gmail. Nous allons vous montrer comment utiliser le module complémentaire Fusion et publipostage pour Gmail avec pièces jointes pour personnaliser un lot des mêmes e-mails et les envoyer.

Installez le module complémentaire Fusion et publipostage pour Gmail avec pièces jointes

Avant d'installer et d'utiliser le module complémentaire de publipostage, connectez-vous au compte Gmail que vous souhaitez utiliser.

Ensuite, installez le module complémentaire Mail Merge pour Google Sheets.

Cliquez sur Continuer dans la boîte de dialogue Commençons pour autoriser l'exécution du module complémentaire de publipostage.

Les différentes autorisations requises par le module complémentaire sont répertoriées. Cliquez sur Autoriser pour autoriser le module complémentaire Fusion et publipostage à accéder à votre compte Gmail.

Le publipostage – Guide de démarrage s'affiche. Cliquez sur le X pour fermer la boîte de dialogue.

Créer le modèle de fusion

Le module complémentaire Fusion et publipostage ouvre une nouvelle feuille de calcul sans titre dans Google Sheets dans un nouvel onglet.

Accédez à Modules complémentaires > Fusion et publipostage avec pièces jointes > Créer un modèle de fusion .

Un modèle de publipostage vide est créé dans la feuille de calcul Sans titre , contenant les colonnes obligatoires telles que Prénom , Nom et Adresse e -mail .

Importer ou saisir vos contacts

Maintenant, vous devez ajouter les contacts que vous souhaitez utiliser à cette feuille de calcul. Pour ce faire, accédez à Modules complémentaires > Fusion et publipostage avec pièces jointes > Importer des contacts Google .

L'importation de vos contacts est le moyen le plus rapide de les ajouter. Mais vous pouvez également saisir manuellement les informations des destinataires dans la feuille de calcul.

Si vous avez certains groupes de destinataires auxquels vous envoyez des e-mails par lots ; vous voudrez peut-être créer des groupes dans vos contacts Google.

Sélectionnez le groupe contenant les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante et cliquez sur Importer des contacts . La boîte de dialogue ne se ferme pas automatiquement, cliquez donc sur le X dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.

Ajouter une pièce jointe pour un contact

L'un des éléments que vous pouvez personnaliser dans chaque e-mail est la pièce jointe. Vous pouvez joindre un fichier différent à chaque e-mail en utilisant un lien vers le fichier dans votre compte Google Drive.

Pour ce faire, ouvrez un nouvel onglet et connectez-vous à Google Drive. Ensuite, téléchargez le fichier que vous souhaitez joindre à l'e-mail. Vous pouvez faire glisser le fichier sur la fenêtre du navigateur pour le télécharger.

Ensuite, faites un clic droit sur le fichier téléchargé et cliquez sur Obtenir un lien partageable .

Dans la boîte de dialogue contextuelle, assurez-vous que le partage de lien sur le curseur est activé (vert).

Si le partage de lien est déjà activé, l'URL est automatiquement copiée lorsque vous sélectionnez Obtenir le lien partageable . Si vous n'avez pas vu de message indiquant que le lien a été copié dans le presse-papiers, sélectionnez l'URL dans la boîte de dialogue et copiez-la.

Revenez à la feuille de calcul Fusion et publipostage et collez l'URL dans la colonne Pièces jointes pour la personne à qui vous souhaitez envoyer ce fichier. Vous pouvez envoyer un fichier différent à chaque contact de votre liste.

Vous pouvez également inclure plusieurs URL de pièces jointes, séparées par des virgules.

Planifier la date et l'heure d'envoi de l'e-mail

La colonne Données planifiées vous permet de spécifier une date et une heure d'envoi de l'e-mail, qui peuvent être différentes pour chaque personne.

Pour programmer un e-mail, entrez la date et l'heure souhaitées, en utilisant le format jj/mm/aaa hh:mm, dans la colonne Date prévue pour le contact souhaité.

Laissez les cellules de la colonne Date prévue vides pour envoyer les e-mails immédiatement une fois qu'ils sont configurés.

Ajouter du contenu personnalisé

Outre les champs standard inclus dans le modèle de publipostage, vous pouvez ajouter d'autres champs personnalisés. Vous souhaitez peut-être ajouter des informations telles que l'adresse e-mail et le numéro de membre de chaque destinataire. Vous pouvez ajouter des colonnes à la feuille de calcul pour stocker ces informations.

Pour notre exemple, nous allons ajouter quelque chose de simple. Nous voulons utiliser le nom de famille du destinataire dans chaque e-mail, précédé de son titre (M., Mme ou Mme). Nous allons donc ajouter une colonne Titre .

Pour ajouter une colonne à la feuille de calcul de publipostage, déplacez votre souris sur l'en-tête de colonne de la dernière colonne remplie. Cliquez sur le bouton fléché vers le bas qui s'affiche, puis cliquez sur Insérer 1 à droite .

Cliquez dans la cellule d'en-tête bleue et remplacez le nom de la colonne par un nom approprié. Vous utiliserez ce nom dans votre brouillon d'e-mail dans Gmail pour insérer ultérieurement la valeur dans chaque e-mail.

Saisissez ensuite la valeur appropriée pour chaque contact dans les cellules sous le nom de la colonne.

Créer le brouillon d'e-mail dans Gmail

Il est maintenant temps de créer le brouillon d'e-mail que vous souhaitez envoyer à vos contacts de feuille de calcul de publipostage et d'utiliser des champs variables pour personnaliser chaque e-mail.

Ouvrez un nouvel onglet et connectez-vous à la même adresse Gmail que celle que vous avez utilisée pour la feuille de calcul de publipostage. Créez un nouvel e-mail et saisissez l'objet et le corps de l'e-mail. Vous pouvez également ajouter une mise en forme de texte enrichi et des images en ligne à votre brouillon d'e-mail.

Pour inclure des champs variables dans l'e-mail, comme Title et Last Name , insérez les noms de champ en utilisant la notation {{field name}} . Par exemple, nous avons ajouté {{Title}} {{Last Name}} à notre e-mail. Vous pouvez également ajouter des champs variables à la ligne d'objet. Si vous avez ajouté des URL de pièces jointes à la feuille de calcul de publipostage, vous n'avez pas besoin d'ajouter ce champ variable à l'e-mail. Ils seront automatiquement inclus dans les e-mails.

NE cliquez PAS sur Envoyer .

Configurer le publipostage

Revenez à la feuille de calcul de fusion et publipostage et accédez à Modules complémentaires > Fusion et publipostage avec pièces jointes > Configurer la fusion et publipostage .

Saisissez les informations relatives au message électronique, telles que le nom complet de l'expéditeur , l' adresse CC et l' adresse CCI . Si l' adresse e-mail de l'expéditeur est différente de l'adresse Gmail avec laquelle vous vous êtes connecté, sélectionnez l'adresse e-mail dans la liste déroulante. L'adresse e-mail de connexion est également utilisée comme adresse de réponse , mais vous pouvez la modifier.

Cliquez sur Continuer .

Envoyer un e-mail test

Sélectionnez Utiliser un brouillon de message Gmail existant comme modèle dans la première liste déroulante. Ensuite, sélectionnez le brouillon que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante Sélectionner un brouillon Gmail .

C'est une bonne idée de tester votre publipostage, alors cliquez sur Envoyer un e-mail de test .

Vous recevrez l'e-mail de test dans le compte auquel vous vous êtes connecté comme sur la feuille de calcul de publipostage. Les valeurs des champs variables du premier contact de votre liste importée sont utilisées. Toutes les URL de pièces jointes que vous avez ajoutées sont ajoutées au bas du message. Vous pouvez soit télécharger le fichier à partir du lien, soit enregistrer le fichier sur votre compte Google Drive.

Exécuter le publipostage

Revenez à la feuille de calcul de fusion et publipostage et cliquez sur Exécuter le publipostage pour commencer à envoyer les e-mails. Si vous avez ajouté des dates et des heures à la colonne Date prévue pour tout ou partie des contacts, les e-mails seront alors envoyés. Les e-mails aux contacts sans date ni heure programmées seront envoyés immédiatement.

Une fois le publipostage terminé, cliquez sur Terminé .

Renommer la feuille de calcul de fusion et publipostage

La feuille de calcul de fusion et publipostage est automatiquement enregistrée sous le nom par défaut Feuille de calcul sans titre . Si vous souhaitez réutiliser cette feuille de calcul, vous pouvez lui donner un meilleur nom.

Pour modifier le nom de la feuille de calcul de publipostage, cliquez sur le nom dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul.

Tapez un nouveau nom. Ce nouveau nom s'affiche sur la feuille de calcul.

Le nouveau nom que vous avez entré est également utilisé comme nom de fichier dans votre compte Google Drive. Maintenant, vous pouvez réutiliser ce publipostage et le modifier si nécessaire.

Le publipostage est également une fonctionnalité intégrée dans Word pour Windows , Word pour Mac et Outlook 2013 ou 2016 sous Windows .

Utilisez-vous le publipostage ? Avez-vous trouvé d'autres façons de faire du publipostage dans Gmail ou des façons de faire du publipostage dans d'autres services de messagerie ? Faites-nous part de vos expériences dans les commentaires.