Un simple outil de suivi de la paie bihebdomadaire vous permettra de répondre rapidement à trois questions : qui est payé ? Quelles heures ou quels montants de paie approuvés correspondent à la période en cours ? Et si les totaux correspondent au résultat de la paie que vous souhaitez approuver ? Pour une petite équipe, Excel convient parfaitement à cette tâche, à condition que le classeur soit concis et régulièrement mis à jour.
« Bihebdomadaire » signifie toutes les deux semaines. Ce n'est pas la même chose que « semi-mensuel », qui signifie deux fois par mois. Le Département du Travail américain définit une période de paie bihebdomadaire comme ayant lieu toutes les deux semaines, ce qui représente normalement 26 périodes de paie par an. L'alignement sur le calendrier peut parfois générer 27 dates de paie sur certains calendriers ; il est donc déconseillé de créer un classeur en supposant que chaque année civile comporte toujours exactement 26 paiements. Consultez la définition du Département du Travail concernant les périodes bihebdomadaires et l'explication de l'Office of Personnel Management concernant les 26 ou 27 dates de paie .
Le classeur décrit ci-dessous est un outil de suivi et de rapprochement , et non un système de paie complet. Il permet d'organiser les heures travaillées, les dates des périodes de paie, les composantes du salaire brut, les déductions déjà calculées et de vérifier les totaux. Il ne doit pas être considéré comme la source de référence pour le calcul des retenues d'impôt, l'éligibilité aux heures supplémentaires, les saisies sur salaire, les avantages sociaux ou les obligations déclaratives, sauf si ces calculs ont été validés séparément pour votre entreprise.
Avant toute chose, définissez le résultat souhaité. Un classeur utile doit permettre à un vérificateur de confirmer chaque période de paie sans avoir à parcourir plusieurs fichiers disparates. À minima, vous devez pouvoir vérifier :
Si ces vérifications ne prennent que quelques minutes et que les totaux correspondent à votre rapport de paie approuvé, l'outil de suivi fonctionne correctement. En revanche, si vous passez beaucoup de temps à corriger des formules, à résoudre des conflits de copies ou à interpréter manuellement des règles de paie complexes, le classeur a probablement dépassé son objectif initial.
Commencez par les données sources plutôt que par les formules. Pour chaque employé, rassemblez son identifiant interne, son nom, son statut d'emploi, son type de rémunération et tout taux autorisé ou montant de salaire de base approuvé que le système de suivi est autorisé à enregistrer. Pour chaque période de paie, rassemblez le relevé de temps approuvé, les dates de la période de paie, les ajustements de paie et le rapport de paie final qui servira au rapprochement.
Ne saisissez pas d'informations sensibles dans un outil de suivi partagé informel, même si les documents de paie peuvent les exiger ailleurs. Pour les employeurs américains soumis à la loi américaine sur les normes équitables du travail (Fair Labor Standards Act), le Département du Travail américain (Department of Labor) dresse la liste des documents obligatoires, qui peuvent inclure les informations d'identification, les heures travaillées, la base de rémunération, les majorations ou déductions, et les salaires versés. Conservez les documents d'identité et fiscaux requis par la loi dans un système sécurisé et utilisez, dans la mesure du possible, un identifiant interne pour chaque employé dans l'outil de suivi. Consultez la fiche d'information du Département du Travail américain sur la tenue des registres de paie .
Aux États-Unis, l'IRS recommande aux employeurs de conserver les documents relatifs aux cotisations sociales pendant au moins quatre ans. La durée de conservation exacte des autres documents de paie dépend du type de document et de la juridiction. Par conséquent, votre politique de conservation des documents doit être adaptée à vos obligations légales et comptables, et non à une règle standard. Consultez les directives de l'IRS concernant la conservation des documents relatifs aux cotisations sociales .
Un classeur facile à utiliser pour les débutants est plus efficace lorsque les données de base, les paramètres de période, les transactions et les totaux de révision sont séparés. Créez ces quatre feuilles :
| Feuille | But | Champs typiques |
|---|---|---|
| Paramètres | Un seul endroit pour la période de paie actuelle | Début de période, fin de période, date de paiement, préparé par, état de révision |
| Employés | Liste principale réduite | Numéro d'identification de l'employé, nom, type de rémunération, taux autorisé ou montant de référence, statut |
| Paie | Une ligne par employé et par période de paie | Dates, numéro d'employé, heures travaillées, composantes de la rémunération, salaire brut, déductions, salaire net, statut, notes |
| Résumé | Vérifications préalables | Effectif, nombre total d'heures, salaire brut, total des déductions, salaire net, exceptions |
L'utilisation de dates plutôt qu'une structure fixe « Période 1 à Période 26 » rend le classeur plus sûr lors des changements d'année et des calendriers de paie atypiques. Si votre entreprise a un calendrier fixe, vous pouvez réutiliser la période précédente et avancer les dates de début et de fin de 14 jours, mais vérifiez les dates de paie réelles, car les jours fériés ou la politique de l'entreprise peuvent les modifier.
La feuille « Employés » doit contenir des valeurs moins fréquemment mises à jour que les transactions de paie. Utilisez un identifiant interne comme clé principale. Les noms peuvent changer et deux employés peuvent porter le même nom ; par conséquent, les formules et les recherches sont plus fiables lorsqu'elles s'appuient sur l'identifiant de l'employé.
Pour une équipe entièrement composée d'employés payés à l'heure, une configuration minimale peut inclure l'identifiant de l' employé , son nom , son taux horaire et son statut . Si vous avez également des employés salariés, ajoutez une colonne « Type de rémunération » et enregistrez le montant autorisé utilisé par votre système de paie. Évitez de diviser aveuglément le salaire annuel par 26, car certains calendriers peuvent prévoir une 27e paie et le traitement des salaires peut dépendre des règles de paie de l'employeur.
Si plusieurs personnes modifient le classeur, utilisez la validation des données Excel pour les champs tels que Statut ou Type de rémunération afin de garantir la cohérence des saisies. Microsoft explique comment utiliser la validation des données pour limiter le type ou la valeur que les utilisateurs peuvent saisir. Consultez le guide de validation des données Excel de Microsoft .
Dans la feuille de paie, saisissez vos en-têtes et convertissez la plage en tableau Excel. Dans les versions de bureau actuelles d'Excel, sélectionnez une cellule de la plage, puis utilisez Accueil > Mettre en forme comme tableau , choisissez un style, confirmez la plage et indiquez que le tableau comporte des en-têtes. Microsoft documente la même procédure pour Microsoft 365 et les versions perpétuelles récentes. Consultez la documentation « Créer et mettre en forme des tableaux dans Excel » .
Un ensemble de colonnes pratique est :
Les tableaux sont utiles car les formules peuvent utiliser des références structurées , c'est-à-dire qu'elles font référence aux noms de colonnes plutôt qu'aux coordonnées de cellules. Microsoft précise que les références structurées s'ajustent automatiquement lorsque des lignes sont ajoutées ou supprimées. Consultez le guide des références structurées de Microsoft .
Pour un suivi simple de la paie horaire, quelques formules permettent de réduire les calculs manuels. Supposons que votre tableau Excel s'appelle « Paie » . Une colonne « Total des heures » peut utiliser :
=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])
Si les taux horaires et les taux d'heures supplémentaires du classeur sont des entrées autorisées, le salaire normal et les heures supplémentaires peuvent être calculés comme suit :
=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]
=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]
Le salaire brut peut alors utiliser :
=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])
La documentation de la fonction SOMME de Microsoft confirme que SOMME peut additionner des valeurs individuelles, des références ou des plages de valeurs. Dans un tableau, cette même fonction fonctionne avec les références structurées.
N’utilisez pas ce modèle pour créer des règles relatives aux heures supplémentaires. Le système de suivi doit recevoir le taux d’heures supplémentaires correct de votre politique ou système de paie approuvé. De même, une simple formule de rapprochement du salaire net, telle que celle-ci, n’effectue =[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])que des calculs arithmétiques. Elle ne calcule pas les impôts ni ne détermine si une déduction est légalement autorisée.
Si votre fournisseur de paie calcule déjà le salaire brut et le salaire net, la méthode la plus sûre consiste souvent à importer ou à saisir ces résultats approuvés et à utiliser Excel uniquement pour les comparer aux heures travaillées, aux ajustements et aux totaux prévus.
La feuille de synthèse doit être suffisamment concise pour être consultée sur un seul écran. Les totaux utiles comprennent le nombre d'employés actifs, le total des heures normales, le total des heures supplémentaires, le salaire brut total, le total des déductions et le salaire net total. Par exemple :
=SUM(Payroll[Regular Hours])
=SUM(Payroll[Overtime Hours])
=SUM(Payroll[Gross Pay])
Ajoutez au moins une vérification d'exception pour les doublons. Si chaque employé ne doit apparaître qu'une seule fois par période de paie, une colonne auxiliaire peut être utilisée :
=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1
Un résultat VRAI signifie que le même identifiant d'employé apparaît plusieurs fois pour cette date de fin de période et nécessite une vérification. Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les identifiants d'employé manquants, les heures négatives ou les statuts de vérification non terminés. Microsoft explique dans son guide sur la mise en forme conditionnelle que cette dernière applique des règles basées sur les valeurs des cellules afin de faciliter la détection des exceptions .
Un outil de suivi peut faciliter le rapprochement bancaire, mais il ne contient pas nécessairement tous les documents requis pour la paie, les cotisations sociales, les impôts ou les audits. Conservez les documents officiels relatifs au temps de travail, aux impôts et à la paie dans les systèmes et lieux de conservation requis par votre entreprise.
L'éligibilité aux heures supplémentaires, leurs taux, les retenues d'impôt, le traitement avant impôt, les congés payés, les commissions, les primes et les saisies sur salaire peuvent être soumis à des règles qu'un modèle générique ne peut déterminer avec certitude. Il est donc essentiel de réaliser ces calculs dans le cadre d'un processus de paie autorisé et de laisser Excel se charger du rapprochement des montants obtenus.
Les noms sont faciles à lire, mais peu efficaces pour identifier les personnes de manière unique. Utilisez l'identifiant de l'employé pour les recherches et la détection des doublons, puis affichez le nom pour une meilleure lisibilité.
Un classeur unique mélangeant données de base des employés, données de la période en cours, données des périodes précédentes, hypothèses et totaux est difficile à auditer. Il est donc important de structurer le classeur par objectif et d'archiver systématiquement les périodes clôturées.
Les calendriers de paie bihebdomadaires comportent généralement 26 périodes, mais certains calendriers prévoient 27 dates de paie. Pour le suivi des périodes, basez-vous sur les dates réelles et votre calendrier de paie approuvé plutôt que de supposer le même nombre chaque année.
Cette approche est optimale lorsque l'équipe est suffisamment réduite pour qu'une seule personne puisse vérifier le tableau de paie ligne par ligne, que les règles de rémunération sont simples et qu'une procédure de paie officielle, externe au tableur, est en place pour la gestion des impôts et la conformité. Excel s'avère particulièrement utile comme liste de contrôle simplifiée, document de préparation de la paie ou fichier de rapprochement après paie.
Envisagez de passer à un système de paie ou de gestion du temps dédié si vous gérez plusieurs juridictions de paie, différents taux horaires par employé, des ajustements rétroactifs fréquents, des commissions complexes, des pourboires, des saisies sur salaire, des avantages sociaux, des congés payés, de nombreux contributeurs simultanés ou si vous avez un besoin croissant de contrôle d'accès basé sur les rôles et d'un historique d'audit. Il n'existe pas de seuil universel en termes d'effectif ; la complexité et les exigences de contrôle sont plus importantes que le nombre d'employés.
Pour une petite équipe, le meilleur outil de suivi de la paie n'est pas celui qui contient le plus de formules. C'est celui qui rend la période de paie facile à comprendre, facile à rapprocher et difficile à mal interpréter.
Créez un outil simple de suivi de la paie bihebdomadaire sous Excel pour une petite équipe, avec des feuilles claires, des formules, des vérifications et des limites pratiques pour un rapprochement de paie sécurisé.
Apprenez à exporter vos contacts Salesforce vers un fichier Excel propre, à préserver les identifiants et les champs de texte, à supprimer les doublons en toute sécurité et à éviter les erreurs courantes liées aux fichiers CSV.
Créez un devis de travaux de construction imprimable dans Excel avec des catégories de coûts pratiques, des formules, des champs de modification, des paramètres d'impression et une liste de contrôle prête à l'emploi pour les entrepreneurs.
Utilisez cette liste de contrôle et ce modèle de budget pour la planification d'événements imprimables dans Word pour suivre les responsables, les échéances, les coûts, les fournisseurs et la préparation du jour J avec des contrôles qualité clairs.
Corrigez les formules Excel qui ne se calculent plus automatiquement en trois étapes : restaurez le mode de calcul, forcez un recalcul et réparez les formules formatées en texte.
Utilisez ce calendrier de nettoyage hebdomadaire imprimable pour la gestion Airbnb afin d'organiser les rotations, le nettoyage récurrent, le réapprovisionnement, les inspections et les transferts de Word à PDF.
Créez un journal de maintenance des équipements pratique sur Excel pour les responsables d'atelier, incluant les identifiants d'actifs, l'historique des services, les dates d'échéance, les contrôles de statut, le suivi des temps d'arrêt et une liste de contrôle d'audit finale.
Créez un pitch deck investisseur minimaliste dans PowerPoint avec une structure pratique en 12 diapositives pour les startups tech, ainsi que des conseils sur les preuves, les métriques, les affirmations de levée de fonds et les modèles réutilisables .potx.
Créez une présentation de mandat immobilier moderne dans PowerPoint grâce à un modèle de diapositives gratuit, des conseils vérifiés, des précautions concernant l'ACM, des vérifications des droits sur les photos et des garanties Fair Housing.
Comparez HubSpot Free CRM et Zoho CRM pour les agents immobiliers indépendants, incluant les contacts, les pipelines, l'automatisation, la personnalisation, la planification, les limites et les déclencheurs de mise à niveau.
