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Guida completa a Word 2013 (Parte 3): come archiviare e condividere documenti
- Word 2013: istruzioni per l'utilizzo degli account Microsoft e OneDrive
- Guida completa a Word 2013 (Parte 1): attività di base in Word
- Guida completa a Word 2013 (Parte 2): come creare nuovi e aprire documenti esistenti
Quando crei un nuovo documento in Word, dovrai sapere come salvarlo in modo da poterlo accedere e modificare in seguito. Come con le versioni precedenti di Word, puoi facilmente salvare i file sul tuo computer. Inoltre, se lo desideri, puoi anche salvare i file sul servizio cloud utilizzando OneDrive .
Puoi anche esportare e condividere documenti direttamente da Word .
Guarda altri video: istruzioni su come salvare e condividere documenti Word
OneDrive era precedentemente noto come SkyDrive . Essenzialmente non c'è nulla di diverso nel modo in cui funziona OneDrive: è solo un nuovo nome dato a un servizio esistente. Nei prossimi mesi potresti ancora vedere SkyDrive in alcuni prodotti Microsoft.
A. Salva e Salva con nome
Word offre agli utenti due opzioni per salvare qualsiasi file: Salva e Salva con nome . Nel complesso, queste due opzioni funzionano in modo simile, con solo alcune importanti differenze di impostazione.
- Salva : durante la creazione o la modifica di un documento, utilizzerai il comando Salva per salvare le modifiche. Nella maggior parte dei casi utilizzerai questo comando. Quando si salva un file, il primo passaggio è assegnare un nome al file e trovare la posizione in cui salvarlo. Dopo aver completato il processo di modifica, fai clic sul comando Salva per salvare il file nella stessa posizione e con lo stesso nome.
- Salva con nome : utilizzare questo comando per creare una copia del documento lasciando intatto l'originale. E quando usi il comando Salva con nome, dovrai dare un nome al titolo diverso e trovare un'altra posizione in cui salvare quella copia.
I. Salvare un documento
Ogni volta che apri un nuovo progetto o apporti modifiche al tuo documento Word, è molto importante salvare il documento. Archiviare i documenti in anticipo e regolarmente ti aiuta a non doverti più preoccupare di perderli. Inoltre, devi anche prestare attenzione alla posizione in cui viene salvato il documento in modo da poter trovare e aprire il documento più facilmente.
1. Navigare e selezionare il comando Salva sulla barra di accesso rapido .
2. Se si salvano i file per la prima volta, verrà visualizzata la finestra Salva con nome nella visualizzazione Backstage .
3. Il passaggio successivo che devi fare è scegliere una posizione in cui salvare il file e denominarlo . Fare clic su Sfoglia per scegliere una posizione in cui salvare il file sul computer oppure fare clic su OneDrive per salvare il file su OneDrive.
4. Ora verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome . Seleziona la posizione in cui desideri salvare il documento.
5. Assegnare un nome al file e quindi fare clic su Salva .
6. Il documento verrà salvato. È possibile fare nuovamente clic sul comando Salva per salvare le modifiche sul documento. Inoltre, puoi anche accedere al comando Salva premendo la combinazione di tasti Ctrl + S .
II. Utilizzare Salva con nome per fare una copia
Se desideri salvare il documento come un'altra copia preservando l'originale, puoi creare una copia . Ad esempio, se il tuo file si chiama Sales Report , puoi salvarne una copia come Sales Report 2 e puoi modificare liberamente il documento nella nuova versione lasciando intatto l'originale.
Per fare ciò, fai clic sul comando Salva con nome nella visualizzazione Backstage. E segui gli stessi passaggi di quando salvi un file, scegliendo una posizione in cui salvare il file e nominando il nuovo file.
III. Modifica la posizione di salvataggio file predefinita
Se non desideri utilizzare OneDrive , poiché OneDrive è selezionato come percorso di archiviazione predefinito, puoi modificare il percorso di archiviazione predefinito in Computer .
1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage.
2. Fare clic su Opzioni .
3. La finestra di dialogo Opzioni di Word verrà visualizzata sullo schermo. Seleziona Salva nel riquadro di sinistra, quindi seleziona la casella accanto all'opzione Salva su computer per impostazione predefinita. Fare clic su OK e la posizione di archiviazione predefinita verrà modificata.
B. Ripristino automatico
Word 2013 salverà automaticamente il documento in una cartella temporanea mentre utilizzi il documento Word. Se dimentichi accidentalmente di salvare le modifiche al documento o se Word si arresta in modo anomalo, puoi ripristinare il file utilizzando il ripristino automatico .
Utilizzo del ripristino automatico:
1. Apri Word 2013. Se viene trovata una versione salvata automaticamente del file, il pannello Ripristino documenti verrà visualizzato nel riquadro di sinistra.
2. Fare clic su Apri per aprire i file disponibili. E i tuoi documenti verranno ripristinati.
Per impostazione predefinita, Word salverà automaticamente ogni 10 minuti . Se modifichi un documento per meno di 10 minuti, Word potrebbe non creare una versione salvata automaticamente.
- Se non trovi il file che ti serve, puoi sfogliare tutti i file salvati automaticamente dalla visualizzazione Backstage . Seleziona la scheda File , quindi fai clic su Gestisci versioni, quindi su Recupera documenti non salvati .
C. Documenti di esportazione
Per impostazione predefinita, i documenti Word verranno salvati nel formato file .docx . Tuttavia, in alcuni casi potrebbe essere necessario utilizzare altri formati di file, come documenti PDF o Word 97-2003 . Il modo più semplice è esportare il tuo documento da Word in altri formati di file disponibili.
I. Esporta documenti come file PDF
Esportare il tuo documento come documento Adobe Acrobat , noto anche come file PDF, è particolarmente utile nel caso di condivisione di un file con qualsiasi utente che non utilizza Word. Un file PDF consentirà al destinatario di visualizzare, ma non di modificare, il contenuto del documento.
1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage.
2. Selezionare Esporta e quindi selezionare Crea PDF/XPS .
3. Ora sullo schermo verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome . Seleziona la posizione in cui desideri salvare il documento esportato, assegnagli il nome che desideri e quindi fai clic su Pubblica .
Per impostazione predefinita, Word esporta tutte le pagine del documento. Se desideri esportare solo la pagina corrente, fai clic su Opzioni nella finestra di dialogo Salva con nome . Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni. Selezionare Pagina corrente ( pagina corrente ), quindi fare clic su OK per terminare.
Se desideri modificare un file PDF, Word ti consente di convertire un file PDF in un documento modificabile . Per saperne di più , fai riferimento al nostro articolo Come convertire file PDF in Word in modo semplice, senza errori di carattere .
II. Esporta documenti in altri formati di file
Inoltre, puoi anche esportare documenti in altri formati di file, come documenti Word 97-2003 nel caso in cui desideri condividerli con altri utenti che utilizzano versioni precedenti di Word, o in file .txt se il tuo documento è di solo testo .
1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage.
2. Selezionare Esporta , quindi selezionare Cambia tipo di file .
3. Scegli un formato file quindi fai clic su Salva con nome .
4. Sullo schermo verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome . Scegli la posizione in cui desideri salvare il documento esportato, assegnagli un nome e quindi fai clic su Salva .
Inoltre, puoi anche utilizzare il tipo Salva come : menu a discesa nella finestra di dialogo Salva con nome per salvare i documenti in diversi formati di file.
D. Condivisione dei documenti
Word 2013 consente agli utenti di condividere e collaborare facilmente sui documenti utilizzando OneDrive. In precedenza, se volevi condividere un file con un altro utente, dovevi allegare il file del documento in un'e-mail. Sebbene sia conveniente, questo sistema crea anche più versioni dello stesso file, il che è difficile da organizzare.
Quando condividi un documento da Word 2013, in realtà consenti ad altri di accedere esattamente allo stesso file. Ciò consente a te e alle persone con cui condividi di modificare lo stesso documento senza dover tenere traccia di più versioni.
Per condividere un documento, il primo passo che devi compiere è salvarlo su OneDrive .
Condividere documenti:
1. Fare clic sulla scheda File per accedere alla visualizzazione Backstage, quindi fare clic su Condividi .
2. Sullo schermo verrà visualizzata la finestra Condividi . Fai clic su qualsiasi opzione Condividi per condividere il tuo documento.
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