10 suggerimenti per riunioni di Microsoft Teams migliori

Gli incontri sono di tutte le forme e dimensioni con l'unica costante che riempiono il nostro programma. Con così tanti incontri in programma, è importante essere il più efficienti possibile nell'organizzare, programmare e condurre un incontro. Fortunatamente, Microsoft Teams include diverse funzionalità particolarmente utili per l'efficienza delle riunioni.

Chat durante una riunione di Teams

L'attività più comune che svolgo in Microsoft Teams è chattare con altre persone. E trovo particolarmente utile poter chattare con i colleghi durante una riunione di Teams. Una chat di gruppo viene creata automaticamente all'inizio di ogni riunione di Teams che include tutti i partecipanti alla riunione. La finestra di chat viene visualizzata sul lato destro dello schermo. Mentre è in corso una riunione e le persone presentano e parlano con l'audio, altre persone possono chattare nella finestra di chat. Questo semplice meccanismo si rivela incredibilmente potente. Ad esempio, supponi di aver perso qualcosa che ha detto il presentatore. Invece di interrompere l'intera riunione e chiedere al relatore di ripetersi, puoi semplicemente digitare nella chat e chiedere a qualcuno nella chat di chiarire o colmare un vuoto. Trovo che lo faccio sempre in grandi riunioni.

Al termine di una riunione, la chat continua ad essere attiva e chiunque può continuare a postare messaggi. Per le riunioni ricorrenti, la chat verrà trasferita da una riunione all'altra, quindi c'è sempre una registrazione delle riunioni passate e chiunque sia invitato alla riunione può passare alla chat per le riunioni imminenti. Ho visto aziende più grandi utilizzarlo per tenere traccia degli argomenti all'ordine del giorno per le riunioni imminenti. Le persone pubblicheranno nella chat delle riunioni ricorrenti durante la settimana e quindi durante la riunione il team esaminerà la chat e discuterà gli elementi durante la riunione.

Mi piace disattivare le notifiche dei messaggi durante una riunione se molte persone stanno chattando mentre qualcuno sta parlando in audio. Una notifica suonerà con ogni nuovo messaggio e trovo che possa distrarre. Puoi trovare l'opzione per disattivare l'audio per i messaggi in arrivo nella sezione delle notifiche delle tue impostazioni. Fai clic sull'immagine del tuo profilo che appare nell'angolo in alto a destra della schermata Teams e seleziona Impostazioni. Nel menu a tendina che compare, seleziona Notifiche e cerca la sezione denominata Altro. Lì troverai un'impostazione per Suoni di notifica che puoi impostare su Off.

Catturare una riunione di Teams con una registrazione

Non posso dirvi quante volte la registrazione di una riunione ha risparmiato al mio team un sacco di grattacapi. Una registrazione cattura tutto ciò che è accaduto durante la riunione. Una registrazione può essere condivisa con altri che non facevano parte della riunione e revisionata da coloro che facevano parte della riunione. Se tutti capiscono e concordano che le riunioni verranno registrate, consiglio vivamente di registrare le riunioni.

I team non ti permetteranno di registrare una chiamata con due persone o meno a causa di considerazioni sulla privacy. Una volta che una chiamata ha più di due persone, diventa una riunione e puoi registrarla.

Teams avvisa i partecipanti alla riunione quando inizia una registrazione. Tuttavia, mi piace assicurarmi che tutti siano completamente chiari e a proprio agio con la registrazione della riunione in anticipo in modo che non ci siano problemi lungo la strada, menzionando all'inizio che intendo registrare la riunione.

La registrazione di una riunione è facile da eseguire in Teams. Per iniziare la registrazione:

Partecipa a una riunione esistente o avviane una nuova.

Apri i controlli della riunione selezionando i puntini di sospensione dalla barra degli strumenti.

Seleziona Avvia registrazione dal menu a comparsa che appare, come mostrato.

Avvio di una registrazione di una riunione di Teams.

Una volta avviata la registrazione, tutti i partecipanti alla riunione verranno informati.

Per terminare la registrazione, fai nuovamente clic sui puntini di sospensione e seleziona Interrompi registrazione.
Puoi anche terminare la registrazione terminando la riunione.
La registrazione sarà resa disponibile al canale della riunione, come mostrato. Chiunque nel canale può fare clic sulla registrazione per visualizzare la riunione.

Visualizzazione della registrazione di una riunione in un canale.

La registrazione di una riunione è una cosa incredibilmente potente. Puoi condividerlo con altri che non hanno potuto partecipare alla riunione o utilizzarlo lungo la strada come promemoria di ciò che è stato discusso e/o deciso. La registrazione stessa è in un servizio chiamato Microsoft Stream. È possibile ottenere un collegamento diretto alla riunione selezionando i puntini di sospensione dalla registrazione nel canale e quindi selezionando Ottieni collegamento, come mostrato. Inoltre, puoi aprire la registrazione direttamente in Stream o persino impostare la registrazione nella propria scheda nel canale.

Ottenere il collegamento diretto alla registrazione di una riunione.

Tenere sotto controllo il rumore con mute

Quando sono in riunione, mi piace tenere il microfono disattivato a meno che non stia parlando. In questo modo gli altri partecipanti non sentono alcun rumore di fondo che potrebbe accadere intorno a me. La maggior parte delle persone segue questa stessa etichetta per gli incontri, ma di tanto in tanto tutti dimenticano. Qualcuno potrebbe chiedere se tutti possono disattivare l'audio del microfono, ma questo può disturbare la riunione.

Quando sei in una riunione di Teams, puoi disattivare il microfono degli altri partecipanti. L'ho usato molte volte quando il microfono di qualcuno rileva il rumore di fondo, come un cane che abbaia, ma non voglio interrompere la riunione chiedendo alla persona di disattivare il microfono.

Per disattivare l'audio di uno dei partecipanti alla riunione, vai all'elenco della riunione visualizzato sul lato destro della finestra della riunione, seleziona il nome della persona e scegli Disattiva partecipante. Per disattivare l'audio di tutti, seleziona Disattiva tutto dall'elenco. Entrambe le opzioni sono mostrate qui. I partecipanti che disattivi verranno avvisati che li hai disattivati ​​e potranno riattivare l'audio da soli in qualsiasi momento.

Disattivare il microfono di un partecipante alla riunione in Teams.

Dopo aver disattivato l'audio di qualcuno, è una buona idea inviare a quella persona un messaggio di chat privato per farle sapere che l'hai fatto. Quasi ogni volta che l'ho fatto, la persona mi ringrazia e mi fa sapere che è corsa a prendere un caffè o è andata in bagno e si è dimenticata di disattivare il microfono.

Sfocare lo sfondo

Amo la flessibilità di poter tenere una riunione con i membri del team ovunque disponga di una connessione Internet. E l'utilizzo del video aggiunge un enorme valore alla riunione; tuttavia, introduce anche una sfida. E se ti ritrovi a lavorare in un posto che non vuoi che tutti vedano? Ad esempio, prendo spesso una riunione da casa invece di entrare nel mio ufficio. Quando sono seduto al tavolo della mia cucina, puoi vedere la nostra dispensa aperta improvvisata sullo sfondo. Sarebbe un ottimo sfondo se fossi in un incontro con gli chef, ma può essere fonte di distrazione per qualsiasi altro tipo di incontro.

Teams has a cool feature that lets you blur your background but keep your face in focus when on a video call. Everyone in the meeting can see you clearly, even when you move your head around while you are talking, but whatever is behind you and in the background is blurred. No more worrying about any dirty laundry, literally, that might be making an appearance without your knowledge!

Before you join a meeting, you are presented with toggles to turn on your camera and microphone. In between those toggles is a blur toggle, as shown, that you can use to blur your background. When you toggle on the blur option, your background will be become blurry, but your face will stay in focus. If you have already joined the meeting, you can find the blur option in the More Actions pop-up menu, as shown.

Blurring the background before joining a Teams meeting.

Blurring the background after joining a Teams meeting.

If you don’t have a video camera that supports the blur option connected to Teams, you won’t see the toggle to turn on your camera and blur your background. This is a common theme in Teams and Microsoft products in general. Elements of the user interface will appear and disappear if a required component (like a camera that supports the blur feature) is not attached.

Taking notes

Recording a meeting is ideal for capturing the meeting in its entirety, but as a practical matter, what you usually need at the completion of a meeting are meeting notes. You can use the notes, also called meeting minutes, to capture a record of key decisions and action items.

Teams has a feature designed for capturing meeting notes. The notes are shared so that everyone in the meeting can contribute and view notes as they are added. I can’t tell you how many times I have been in a meeting and someone took down notes incorrectly. A simple miscommunication can have ripple effects down the road. When everyone is reviewing and adding to the meeting notes in real time during the meeting, the possibility of miscommunication is greatly reduced.

You can add notes about a meeting before the meeting starts or during the meeting. If a meeting was set up and tied to a Teams channel, you can go into the channel and discuss the meeting there. If the meeting did not have a channel, you can still add notes.

To add pre-meeting notes, follow these steps:

Open your calendar and select the meeting you want to add notes to.

Choose to chat with participants, as shown.

Teams will create a chat for the meeting, and all meeting participants are automatically added to it. When the meeting takes place, the chat will be part of the meeting.

Adding pre-meeting notes to a meeting.

Once a meeting starts, you can add official notes to the meeting beyond chat. To open the meeting notes or to start taking notes, follow these steps:

From the meeting options menu, select the Show Meeting Notes option.
If you have already created notes for the meeting, the meeting notes will open on the right side of the screen, as shown. Or, if notes haven’t been added to the meeting yet, will have the option to create notes for the meeting once the meeting has started, as shown. To create new meeting notes, continue to Step 2.

Click the Take Notes button.
Teams will create meeting notes for the meeting, and you will be able to see the new notes section along the right side of the screen. You can now add notes or review any pre-meeting notes added before the meeting started.

Creating meeting notes for a Teams meeting.

Reviewing and adding meeting notes during a meeting.

When you add meeting notes, members of the channel, or meeting chat, will be notified so that everyone can follow along and add their own notes or review existing notes.

You can even add the meeting notes as a tab to the meeting. You find the option to add the meeting notes as a tab by clicking the ellipsis toward the top of the notes screen and choosing to add the notes as a tab.

Viewing meeting notes as a tab.

Using a Whiteboard in Teams

Some of the most productive meetings I have had over my career are with a group of people standing in front of a whiteboard sketching out ideas. It is an aspect of communication that is hard to beat. Microsoft has recognized this and added a feature to Teams called Whiteboard.

Microsoft Whiteboard is a shared screen that allows you to sketch diagrams. The way you draw on your screen depends on your device. If you are using a standard desktop computer, you use your mouse or a graphics tablet that connects a digital pen to your computer. If you are using a device that has a touch screen, you can use your finger to draw on the screen. My favorite way to sketch on the Teams Whiteboard is with the stylus pen on my Surface laptop. I find it very natural and easy to use.

To use the Whiteboard feature in Teams, follow these steps:

Join an existing Teams meeting or start a new one.

From the meeting controls, expand the Share dialog box by selecting the icon that looks like a computer monitor with an arrow going through it.
The bottom of the screen will expand, and you will see options for sharing your screen, a window on your screen, or a PowerPoint file. On the right side of your screen you will see the option for Whiteboard, as shown.

Select Whiteboard and the screen will update, displaying a digital whiteboard, as shown.

You can select the pen color and pen width and begin drawing on the screen. Everyone in the meeting will see what you are drawing, and they can jump in and add their own drawings or edit an existing drawing.

The whiteboard persists even after the meeting so that you can always go back to it and add new sketches or modify existing sketches. Once you activate the whiteboard, it will be displayed as a tab on the channel or chat. You can export the state of the whiteboard at any time by clicking the settings icon in the top-right of the screen and choosing Export Image. I like to do this in order to lock the whiteboard and capture the state at any given time. This is much the same as taking a picture of a physical whiteboard to make sure you have the drawing on hand in case anyone comes along and erases it.

Opening the whiteboard from the sharing box in a Teams meeting.

Sketching on a shared digital whiteboard in Teams.

Every team in Teams has a digital whiteboard that can be used for meetings.

Sharing your screen

Screen sharing is one of my favorite aspects of digital meetings. I use screen sharing all the time. I even use screen sharing when the people I need to share with are in the same room as I am. Without screen sharing, I would have to have everyone huddle around my computer so that I could show them my screen. With screen sharing, I can share what I am seeing on my screen and they can see it on their screens.

It is much easier to look at your own computer screen than to look over the shoulder of someone else. Using Teams, you can share your screen with others, and they can share their screen with you.

During a Teams meeting, you can share your entire screen, a specific window, a PowerPoint presentation, or a whiteboard (covered in the previous section). Personally, I like to share just the window or PowerPoint slide I am talking about in the meeting. For example, if I am showing a website, I just share the web browser window instead of my entire desktop. If I am walking through a PowerPoint presentation, I just share the PowerPoint window.

There are many reasons you might not want to show your entire desktop. For example, your digital desktop might be messy with various files that you are in the middle of organizing. Or, you might have sensitive material that should not be seen or recorded by everyone in the meeting. Regardless of the reason, you can share just what you want the team to focus on and leave the rest of your desktop hidden.

Per condividere il desktop, una finestra o una presentazione PowerPoint, segui questi passaggi:

Partecipa a una riunione di Teams esistente o avviane una nuova.

Dai controlli della riunione, espandi la finestra di dialogo Condividi selezionando l'icona che assomiglia a un monitor di computer con una freccia che lo attraversa.
La parte inferiore dello schermo si espanderà e vedrai le opzioni per condividere lo schermo, una finestra sullo schermo o un file PowerPoint.

Seleziona l'opzione che desideri condividere con la riunione.
Un riquadro rosso delineerà ciò che viene condiviso con gli altri in modo che tu sappia esattamente cosa possono vedere.

Per interrompere la presentazione, selezionare il pulsante Interrompi presentazione nella parte superiore della finestra di visualizzazione, come mostrato.

Condivisione di una presentazione PowerPoint durante una riunione di Teams.

Prendere il controllo dello schermo di qualcun altro

Nella sezione precedente, scopri come condividere il tuo schermo con altri. Puoi anche chiedere a qualcun altro di assumere il controllo del tuo schermo o chiedere di assumere il controllo dello schermo di qualcun altro. Quando assumi il controllo dello schermo di un'altra persona tramite Teams, puoi spostare il mouse di quella persona e digitare sul suo schermo usando il tuo mouse e la tua tastiera. Lo uso spesso quando voglio mostrare a qualcuno come fare qualcosa sul suo computer.

Qualcuno non può prendere il controllo del tuo schermo senza il tuo permesso. Se qualcuno richiede di prendere il controllo del tuo schermo, vedrai apparire un messaggio che ti chiede se vuoi consentire alla persona di prendere il controllo del tuo schermo o meno. Se approvi la richiesta, quella persona sarà in grado di controllare il tuo mouse sullo schermo; tuttavia, se neghi la richiesta, quella persona non sarà in grado di assumere il controllo.

Per dare il controllo di uno schermo condiviso, seleziona il pulsante Dai il controllo che appare nella parte superiore dell'area di condivisione. Quando selezioni questo pulsante, viene visualizzato un menu a discesa che elenca tutti i partecipanti alla riunione. Puoi scegliere a chi dare il controllo del tuo schermo. Puoi riprendere il controllo usando lo stesso metodo.

Organizzare i team per soddisfare le tue esigenze di riunione

Tendo ad apprezzare le impostazioni predefinite di come è strutturato Teams per la maggior parte delle riunioni. I team spesso prendono decisioni intelligenti e passano dalla visualizzazione delle persone sulla schermata principale alla visualizzazione di una presentazione nella schermata principale. I team rileveranno anche chi sta parlando e ingrandiranno il video di quella persona in modo che tu possa concentrarti sulla persona che parla.

Tuttavia, potresti voler prendere il controllo e cambiare il modo in cui vedi le cose. Puoi passare dalle persone alle presentazioni facendo clic sui video dei partecipanti o sulle presentazioni. Puoi anche prendere il video di un partecipante e fissarlo in modo che sia sempre visualizzato. A volte mi piace estrarre un video da Teams e trascinarlo su un altro monitor. Tutta questa flessibilità ti consente di adattare una riunione alle tue esigenze.

Utilizzo di Teams mentre è in corso una riunione

Durante una riunione, la maggior parte delle schermate di Teams sono dedicate alla riunione. Questo è utile quando vuoi concentrarti sulla riunione. Tuttavia, puoi comunque usare altre parti di Teams quando è in corso una riunione. Ad esempio, se c'è una riunione di grandi dimensioni su cui devo ascoltare ma non concentrare tutta la mia attenzione, ridurrò al minimo la riunione e utilizzerò altre parti di Teams. Ridurre al minimo la riunione è semplice come fare clic su un'altra parte di Teams, come un altro canale o una chat. Quando si fa clic all'esterno della riunione, Teams riduce automaticamente a icona la riunione in una piccola finestra nella parte superiore del riquadro di spostamento sinistro, come mostrato. Per tornare alla riunione e ingrandire la finestra sullo schermo, è sufficiente fare clic all'interno della finestra della riunione.

Una riunione di Teams che è stata ridotta a icona.