Come creare e classificare le note in Outlook 2019

Molte persone usano le note adesive per creare promemoria per se stesse di bit di informazioni: tutto, dalle password dei siti Web alle citazioni memorabili. Outlook 2019 include le note, che sono l'equivalente elettronico di queste note adesive. Puoi memorizzare tutto ciò che desideri su una nota, ma sono meglio utilizzati per piccoli bit di dati, come codici di conferma della prenotazione o numeri ID di iscrizione. Puoi lasciare una nota aperta (fintanto che Outlook è aperto) in modo che ti venga ricordato ogni volta che la vedi, oppure puoi chiudere la nota in modo che non sia d'intralcio.

Per creare una nota, segui questi passaggi:

Visualizza la sezione Note di Outlook.

Per fare ciò, fare clic sull'icona Altro (...) nell'angolo inferiore sinistro della finestra e, nel menu visualizzato, fare clic su Note.

Scegli Home → Nuova nota o premi Ctrl+N.

Viene visualizzata una nuova nota vuota.

Dai un'occhiata a queste altre scorciatoie da tastiera di Outlook 2019 .

Nella nuova nota vuota che appare, digita quello che vuoi.

Le prime parole della prima riga appariranno come titolo dell'icona, quindi cerca di essere descrittivo lì. A meno che, ovviamente, tu non stia cercando di camuffare le informazioni, come una password; allora potresti volere del testo fuorviante come prima riga. Un utente intelligente conserva le sue password in una nota intitolata Compleanni di famiglia, pensando che a qualcuno che ficca il naso per rubarle le password non importi dei compleanni di famiglia e lo ignori.

Chiudi la nota facendo clic sul pulsante X nell'angolo in alto a destra. Viene salvato automaticamente.

Ecco alcuni utili suggerimenti per le note di Outlook:

• Per riaprire una nota: fai doppio clic su di essa. Rimane aperto finché non lo chiudi o finché non esci da Outlook.
• Per spostare una nota: trascinala sulla barra del titolo (la barra colorata nella parte superiore), posizionandola ovunque sullo schermo, anche al di fuori dei limiti della finestra di Outlook. Rimane lì finché non chiudi Outlook.
• Per modificare una nota: aprila e modificala.
• Per modificare la dimensione della nota: Fare clic e trascinare il suo angolo in basso a destra.
• Per eliminare una nota: selezionala ed esegui una delle seguenti operazioni: scegli Home → Elimina, premi il tasto Elimina sulla tastiera o fai clic con il pulsante destro del mouse sulla nota e scegli Elimina dal menu che si apre.

Proprio come con un contatto eliminato, una nota eliminata viene spostata nella cartella Posta eliminata.

Per recuperare una nota eliminata, apri la sezione Posta di Outlook , visualizza il contenuto della cartella Posta eliminata, trova la nota e trascinala sull'icona Note nell'angolo in basso a sinistra della finestra. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Sposta nella cartella e quindi specificare dove vuoi spostarlo.

Come classificare le note di Outlook

Poiché una nota è un elemento multiuso, potresti trovare utile creare categorie per differenziare un tipo di nota da un altro.

Assegnando un colore a una nota, puoi indicare che tipo di informazioni contiene. Ad esempio, potresti scegliere di rendere verdi le note finanziarie e di blu le note di famiglia.

Per assegnare una categoria di colore a una nota

Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nota e scegliere Classifica. Viene visualizzato un menu di scelte di colore.

Fare clic sul colore desiderato.

Se il tuo account email principale/predefinito è di tipo IMAP, non potrai utilizzare le categorie. Se non vedi Categorizza nel menu di scelta rapida, ecco perché.

Se hai già usato questa categoria, a questo punto hai finito. L'icona e lo sfondo della nota cambiano colore. Tuttavia, la prima volta che si utilizza un determinato colore, si apre la finestra di dialogo Rinomina categoria, in cui è possibile assegnare un nome. Outlook non attribuisce alcun significato speciale a un colore; lo fai da solo. Se richiesto, modificare il nome nella casella Nome. Quindi fare clic su OK.

Se desideri rinominare una categoria, puoi farlo seguendo questi passaggi:

Scegli Home → Categorie → Tutte le categorie.

Si apre la finestra di dialogo Categorie di colori.

Fare clic sulla categoria desiderata e fare clic su Rinomina.

Il nome diventa modificabile.

Digita il nuovo nome e premi Invio.

Nota nell'immagine sopra che puoi anche creare ed eliminare categorie e cambiare il colore assegnato a una categoria. (Questo potrebbe essere utile, ad esempio, se si desidera modificare il colore utilizzato per rappresentare una determinata categoria ma non si vogliono perdere le informazioni sulla categoria già assegnate alle note esistenti.) È possibile avere fino a 25 categorie.

A una nota possono essere assegnate più categorie. Ogni categoria è un interruttore on/off per ogni nota. L'icona di una nota mostra solo il colore dell'ultima categoria assegnatale, ma mantiene anche l'altra categorizzazione. Per rimuovere una categoria da una nota, seleziona la nota, fai clic su Home → Classifica e fai clic sulla categoria per disattivare quella nota.

Le categorie sono condivise anche dalle funzionalità Calendario e Attività in Outlook. Mentre crei categorie, pensa a come potresti classificare anche appuntamenti ed eventi.