Organizzare la posta di Outlook: pulire le cartelle

Eliminare gli elementi non necessari nelle cartelle di Outlook è essenziale per una buona salute mentale. Tutto quel disordine nella posta in arrivo di Outlook può essere angosciante. Queste informazioni spiegano altre due tecniche per organizzare la posta elettronica di Outlook 2019 e rimuovere i detriti dalle cartelle: l'archiviazione e il comando Pulisci cassetta postale.

Archiviare le vecchie cose nella posta in arrivo di Outlook

In alcuni casi, Outlook inserisce messaggi di posta elettronica, attività e appuntamenti più vecchi di sei mesi nella cartella Archivio, una cartella speciale per gli elementi che Outlook ritiene obsoleti e che non vale più la pena conservare. Outlook chiama l'invio di questi elementi alla cartella Archivio "archiviazione automatica". Gli elementi che sono stati archiviati non sono persi per sempre. Puoi visitarli aprendo la cartella Cartelle archivio e le sue sottocartelle nel riquadro Cartelle. Queste cartelle e sottocartelle vengono create automaticamente la prima volta che archivi gli elementi.

L'archiviazione è un modo per eliminare le cartelle di posta, gli elenchi di attività e il calendario degli elementi che non contano più. Sta a te decidere come e quando archiviare gli elementi. Per archiviare gli elementi, puoi archiviarli da solo, stabilire un insieme predefinito di regole di archiviazione che si applicano a tutte le cartelle o, se una cartella richiede un'attenzione individuale e non dovrebbe essere soggetta alle regole di archiviazione predefinite, stabilire regole speciali per quella cartella. Ogni cartella può avere il proprio set di regole di archiviazione o essere soggetta alle regole predefinite.

Per dire a Outlook come archiviare cose vecchie:

• Stabilire regole di archiviazione predefinite: nella scheda File, scegliere Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni di Outlook. Quindi, nella scheda Avanzate, fai clic sul pulsante Impostazioni di archiviazione automatica. Viene visualizzata la finestra di dialogo Archiviazione automatica.
• Stabilire regole per una cartella specifica: seleziona la cartella, vai alla scheda Cartella e fai clic sul pulsante Impostazioni di archiviazione automatica. Viene visualizzata la scheda Archiviazione automatica della finestra di dialogo Proprietà, come mostrato in

Creare le regole di archiviazione predefinite (a sinistra) e le regole per una cartella (a destra).

Regole di archiviazione predefinite in Outlook

Negoziare queste opzioni nella finestra di dialogo Archiviazione automatica per stabilire regole di archiviazione predefinite:

• Esegui archiviazione automatica ogni: immettere un numero per indicare a Outlook la frequenza con cui archiviare gli elementi.
• Richiedi prima dell'esecuzione dell'archiviazione: se questa casella di controllo è selezionata, viene visualizzata una finestra di messaggio prima dell'inizio dell'archiviazione e, se lo si desidera, è possibile rifiutare l'archiviazione selezionando No nella finestra di messaggio.
• Elimina elementi scaduti (solo cartelle e-mail): selezionare questa casella di controllo per eliminare tutti i messaggi e-mail allo scadere del periodo di tempo.
• Archivia o elimina vecchi elementi: deseleziona questa opzione se non desideri archiviare gli elementi.
• Mostra cartella archivio nell'elenco cartelle: selezionare questa opzione se si desidera mantenere la versione archiviata della cartella nel riquadro Cartelle. Gli elementi archiviati vengono conservati in questa cartella in modo da poterli rivedere.
• Pulisci elementi più vecchi di: scegli un periodo di tempo limite dopo il quale archiviare gli elementi.
• Sposta vecchi elementi in: fare clic sul pulsante Sfoglia e selezionare una cartella se si desidera archiviare il file di archivio in una determinata posizione.
• Elimina definitivamente i vecchi elementi: selezionare questa opzione se si desidera eliminare, non archiviare, i vecchi elementi.

Regole di archiviazione per una cartella di Outlook

Scegli tra queste opzioni nella finestra di dialogo Proprietà per stabilire le regole di archiviazione per una cartella specifica:

• Non archiviare elementi in questa cartella: selezionare questa opzione se non vale la pena archiviare gli elementi nella cartella.
• Archivia elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite: selezionare questa opzione per rinviare alle regole di archiviazione predefinite per la cartella.
• Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni: selezionare questa opzione per stabilire le regole di archiviazione per la cartella.
• Pulisci elementi più vecchi di: scegli un periodo di tempo limite dopo il quale archiviare gli elementi nella cartella.
• Sposta vecchi elementi nella cartella archivio predefinita: selezionare questa opzione per spostare gli elementi nella cartella selezionata come predefinita.
• Sposta vecchi elementi in: fare clic sul pulsante Sfoglia e selezionare una cartella se si desidera archiviare gli elementi archiviati in una posizione specifica.
• Elimina definitivamente i vecchi elementi: selezionare questa opzione se si desidera eliminare, non archiviare, gli elementi in questa cartella.

Oltre all'archiviazione, un altro modo per rimuovere bric-à-brac automaticamente è sfruttare la procedura guidata per eliminare determinati tipi di messaggi di posta elettronica quando arrivano.

Esecuzione del comando di pulizia della cassetta postale di Outlook

Il comando Mailbox Cleanup è un comando multiuso per la ricerca di messaggi di posta elettronica, l'archiviazione di elementi, l'eliminazione di elementi e l'eliminazione di versioni alternative degli elementi. Per utilizzare il comando, vai alla scheda File, scegli Informazioni, fai clic sul pulsante Strumenti e scegli Pulizia cassetta postale. Viene visualizzata la finestra di dialogo Pulizia cassetta postale. La finestra di dialogo offre un rapido accesso a queste diverse attività di Outlook :

• Vedere quanto spazio su disco occupano le cartelle: fare clic sul pulsante Visualizza dimensioni casella di posta e quindi prendere nota delle dimensioni delle cartelle nella finestra di dialogo Dimensioni cartella.
• Ricerca di elementi: selezionare un pulsante di opzione per trovare elementi più vecchi di un certo numero di giorni o maggiori di un certo numero di kilobyte, inserire un numero di giorni o kilobyte e fare clic sul pulsante Trova. Atterri nella finestra di dialogo Ricerca avanzata.
• Archiviazione degli elementi: fare clic sul pulsante Archiviazione automatica per archiviare gli elementi nelle cartelle.
• Svuotamento della cartella Posta eliminata : fare clic sul pulsante Svuota per svuotare la cartella Posta eliminata.
• Elimina tutte le versioni alternative degli elementi: fare clic su Elimina se si inviano messaggi di posta elettronica tramite un account di Exchange Server e si desidera eliminare versioni alternative degli elementi creati durante la sincronizzazione.

Svuotare le cassette della posta.