Utilizzo dei promemoria di Outlook 2019 per attività e attività

Outlook 2019 offre la finestra di messaggio Promemoria per avvisarti quando sta per avvenire un appuntamento o un evento dal Calendario di Outlook , quando si avvicina la scadenza di un'attività, quando un messaggio di posta elettronica richiede una risposta o quando qualcuno il cui nome è nella cartella Contatti ha bisogno di attenzione.

L'immagine sotto mostra la finestra del messaggio Promemoria. Quando Outlook è in esecuzione e meno te lo aspetti, potrebbe apparire una finestra di messaggio di promemoria per tenerti sulle spine. Queste pagine spiegano come gestire i messaggi di promemoria, pianificare i messaggi e far apparire i messaggi quando vuoi che appaiano.

La finestra di messaggio Promemoria di Outlook.

Gestire i messaggi di promemoria

Seleziona un promemoria nella finestra del messaggio Promemoria e procedi come segue per gestire un promemoria di Outlook:

• Ignoralo: fai clic sul pulsante Ignora per archiviare l'avviso di promemoria. Se viene visualizzato più di un avviso nella finestra del messaggio Promemoria e si desidera eliminarli tutti, fare clic sul pulsante Ignora tutto.
• Ricorda in seguito: fai clic sul pulsante Posticipa. Nella parte inferiore della finestra di dialogo, la casella di testo Fare clic su Posticipa per ricevere nuovamente un promemoria in indica quando arriverà il prossimo messaggio di promemoria. Per modificare questa impostazione, apri l'elenco a discesa e scegli un periodo di tempo diverso.
• Aprire l'elemento: fare doppio clic sul promemoria per esaminare l'appuntamento, l'attività, il messaggio di posta elettronica o il contatto a cui si riferisce il promemoria.
• Procrastinare: fare clic sul pulsante Chiudi (la X ) nella finestra del messaggio Promemoria per farlo scomparire. Per aprire la finestra di messaggio in un secondo momento, vai alla scheda Visualizza e fai clic sul pulsante Finestra promemoria.

I promemoria di Outlook funzionano solo per gli elementi archiviati in queste cartelle: Attività, Calendario, Posta in arrivo e Contatti. Memorizza un elemento in un'altra cartella o in una sottocartella di una delle cartelle elencate sopra e non vedrai la finestra del messaggio Promemoria quando il promemoria è dovuto. Per assicurarti di ricevere un promemoria, archivia gli elementi in queste cartelle: Attività, Calendario, Posta in arrivo o Contatti.

Programmare un messaggio di promemoria

Segui queste istruzioni per pianificare un messaggio di promemoria in Outlook 2019 :

• Appuntamento o evento del calendario: nella finestra Appuntamento, aprire l'elenco a discesa Promemoria e scegliere quanti minuti, ore o settimane prima dell'appuntamento o dell'evento per visualizzare il promemoria.
• Scadenza attività: nella finestra Attività di Outlook , selezionare la casella di controllo Promemoria e scegliere un giorno e un'ora da ricordare nei menu a discesa.
• Nome dei contatti: in una finestra di contatto o nella finestra dei contatti, fare clic sul pulsante Follow Up e scegliere Aggiungi promemoria nell'elenco a discesa. Si apre la finestra di dialogo Personalizza. Tratta questa finestra di dialogo nello stesso modo in cui tratti quella per i messaggi di posta elettronica (vedi l'elemento precedente in questo elenco).

Fai in modo che i promemoria funzionino a modo tuo

Puoi fare due o tre cose per far funzionare i promemoria a modo tuo. Nella scheda File di Outlook, scegli Opzioni per aprire la finestra di dialogo Opzioni. Quindi segui queste istruzioni per avere la tua strada con gli avvisi di promemoria di Outlook:

• Modifica dell'ora del promemoria per appuntamenti ed eventi: per impostazione predefinita, la finestra di messaggio Promemoria viene visualizzata 15 minuti prima dell'inizio di appuntamenti ed eventi. Per modificare questa impostazione, vai alla categoria Calendario e inserisci una nuova impostazione nell'elenco a discesa Promemoria predefiniti (guarda in "Opzioni calendario").
• Modifica dell'ora predefinita per i promemoria delle attività: quando arriva la scadenza di un'attività, la finestra di dialogo Promemoria di Outlook ti avvisa alle 8:00 (o all'avvio di Outlook, se avvii il programma dopo le 8:00). Per modificare questa impostazione predefinita, vai alla categoria Attività e scegli un nuovo orario dall'elenco a discesa Ora promemoria predefinito.
• Riproduzione di un suono diverso (o nessun suono): per impostazione predefinita, si sente un piccolo segnale acustico quando viene visualizzata la finestra di messaggio Promemoria di Outlook. Per ascoltare un suono diverso o nessun suono, vai alla categoria Avanzate della finestra di dialogo Opzioni. Per non riprodurre alcun suono, deselezionare la casella di controllo Riproduci suono promemoria. Per riprodurre un suono diverso, fare clic sul pulsante Sfoglia e quindi selezionare un file audio .wav nella finestra di dialogo File audio promemoria.