Microsoft SharePoint | Una panoramica

In questo tutorial, avremo una panoramica di Microsoft SharePoint . Discuteremo anche dei suoi usi e del perché è essenziale conoscerlo.

SharePoint è uno strumento di collaborazione basato sul Web per un'organizzazione che consente agli utenti di comunicare e condividere informazioni sul Web. 

Sommario

• Comprensione di Microsoft SharePoint
• Usi di Microsoft SharePoint
  • 1. Libreria sofisticata per conservare i documenti della tua organizzazione
  • 2. Notizie e aggiornamenti per il tuo team
  • 3. Microsoft SharePoint come database
  • 4. Mantenere flussi di lavoro comuni nelle aziende
  • 5. Sportello unico per le imprese
• Caratteristiche di Microsoft SharePoint
• Importanza dell'apprendimento di Microsoft Sharepoint
• Conclusione

Comprensione di Microsoft SharePoint

Tutti in un'organizzazione possono utilizzare SharePoint in quanto aiuta i team a collaborare.

Può anche essere la tua intranet personale . Internet è una collaborazione di siti Web e risorse che chiunque può visitare. Intranet, d'altra parte, è una raccolta di siti Web e risorse che solo le persone di un'organizzazione possono visitare.

Con l'intranet, possiamo avere diversi siti simili a quelli a cui possiamo accedere tramite Internet. Possiamo avere diversi siti per la nostra organizzazione a cui solo le persone della nostra organizzazione possono accedere per un particolare progetto.

Inoltre, SharePoint è un modo per condividere e gestire contenuti e conoscenze all'interno di un team . Come organizzazione, potremmo avere molti contenuti e conoscenze come l'invio di una nota spese, chi sono i nostri clienti o il nostro team di vendita o come entrare in un ufficio specifico. 

SharePoint consente inoltre a un team di disporre di uno " sportello unico " per tutte le informazioni. Tutte le informazioni potrebbero essere in un unico posto e possono anche essere facilmente accessibili.

Potremmo ancora utilizzare il vecchio processo anche se esiste già un processo aggiornato. Ecco perché SharePoint è utile come mezzo per condividere e gestire contenuti e conoscenze all'interno del nostro team. 

Infine, SharePoint potenzia il lavoro di squadra utilizzando i siti . Fornisce uno spazio di collaborazione che consente ai team di collaborare, tenere traccia dei progressi e gestire i contenuti o le autorizzazioni utilizzando siti basati sul Web. 

È anche molto accessibile e intuitivo. È una di quelle abilità facili da imparare e da capire.

Usi di Microsoft SharePoint

SharePoint è uno strumento flessibile. Puoi fare varie cose o puoi fare anche solo una o due di quelle cose. Sta a te decidere come vuoi usarlo. Quando si utilizza SharePoint, è possibile utilizzare strumenti semplici per ora e quindi adattarli a funzionalità più avanzate man mano che l'organizzazione cresce. 

1. Libreria sofisticata per conservare i documenti della tua organizzazione

SharePoint è una libreria sofisticata per conservare i documenti della tua organizzazione . È simile a OneDrive o Google Drive. È un modo per tenere tutti i tuoi documenti in un unico posto. 

Una caratteristica di SharePoint che OneDrive e Google Drive non offrono è la possibilità di associare i metadati a questi documenti. Quindi, invece di avere una struttura di cartelle tipica di come conservi i tuoi documenti, puoi associare anche i metadati e raggrupparli in base a cose diverse.

Ad esempio, alcune potenti organizzazioni non mettono i loro contenuti condivisi in una struttura simile a una cartella poiché possono esserci molti problemi con questo. Di solito hanno un elenco di file con metadati.

In questo modo, possono facilmente tenere traccia, raggruppare le diverse cose che desiderano e mantenere i metadati. Se le cose vengono aggiornate, non hanno bisogno di spostarsi tra le cartelle perché devono solo aggiornare i metadati. 

2. Notizie e aggiornamenti per il tuo team

SharePoint può anche essere utilizzato per fornire facilmente notizie e aggiornamenti per il tuo team . Oltre a poter impostare siti che contengono informazioni, puoi anche creare pagine sul tuo sito per aggiornare il tuo team su determinate cose.

Diciamo ad esempio che hai un sito di SharePoint per il tuo team. Quindi c'è un nuovo processo di vendita che vuoi implementare. Invece di inviarlo via e-mail, puoi semplicemente pubblicarlo come una nuova pagina sul tuo SharePoint.

Con questo, dà a tutti l'accesso a quella pagina su cui possono commentare. Se, ad esempio, hai commesso un errore, puoi anche modificarlo o aggiornarlo di volta in volta.

3. Microsoft SharePoint come database

SharePoint può essere utilizzato come database per contenere informazioni su qualsiasi cosa . Esistono organizzazioni che creano un elenco di SharePoint contenente dati sui clienti, dati sulle transazioni, dati sugli ordini e molti altri. È anche potente e molto flessibile perché può contenere virtualmente qualsiasi tipo di dati come allegati, utenti e profili. 

È anche più intuitivo di altri database. Ad esempio, non useresti Excel per archiviare i dati perché vuoi che siano condivisi tra molte persone e vuoi che si trovino nello stesso posto. Vuoi avere regole di convalida in cui alcune persone possono aggiungere solo clienti che hanno determinate condizioni e sono validi. 

Non vorrai utilizzare SQL, Salesforce o qualsiasi altro database complicato perché devi imparare il linguaggio SQL per poterlo utilizzare. Quindi, SharePoint è un ottimo strumento da utilizzare come database e anche una buona alternativa al Dataverse di Microsoft. 

4. Mantenere flussi di lavoro comuni nelle aziende

SharePoint viene utilizzato anche per mantenere i flussi di lavoro comuni nella tua azienda per l'efficienza . Una volta che hai il tuo database in SharePoint, puoi utilizzare le sue capacità di flusso di lavoro per gestire alcune attività aziendali comuni.

Supponiamo ad esempio che tu abbia un flusso di lavoro relativo alla compilazione di una nota spese. Ai vecchi tempi, dovevamo andare alla nostra e-mail e cercare la nota spese per compilarla manualmente. Quindi, dobbiamo inviare l'allegato al manager per l'approvazione ed eseguire altri processi complicati.

Puoi eseguire questo processo molto più facilmente facendo eseguire un flusso di lavoro interamente in SharePoint. Ci sarà un database per contenere tutte le spese. È quindi possibile creare un nuovo record e inviarlo allo SharePoint del manager per l'approvazione.

Dopo l'approvazione, passerà direttamente alla contabilità fornitori in SharePoint. Infine, lo approveranno in modo da poter ottenere il pagamento. Non c'è bisogno di avanti e indietro di e-mail, ed è anche tracciabile e controllabile. 

5. Sportello unico per le imprese

Tutto sommato, è uno sportello unico per tutto ciò che riguarda la tua attività . Tutto accade sulla loro piattaforma, il che lo rende molto efficiente. Con SharePoint, non è necessario disporre di origini di database diverse. Inoltre, non è necessario disporre di flussi di lavoro davvero complessi che sono puramente manuali.

Ecco le funzionalità di SharePoint che voglio che tu sperimenti in seguito. 

Caratteristiche di Microsoft SharePoint

SharePoint è un sistema di gestione dei contenuti che puoi facilmente cercare. Ha anche alcune funzionalità di social networking che consentono ai dipendenti di collaborare. Ad esempio, puoi inserire post di discussione, domande frequenti, feed di notizie su ciò che le persone stanno facendo e simili. Porta un aspetto di social networking alla tua organizzazione. 

Ha anche un'eccellente integrazione con le app di Office 365.

Inoltre, SharePoint è molto personalizzabile non solo dal punto di vista del design ma anche dal punto di vista funzionale. Puoi creare qualsiasi flusso di lavoro o dati che desideri tramite gli elenchi di SharePoint. È inoltre possibile disporre di un sistema di raccolta documenti basato su cartelle o metadati. Può persino consentire agli utenti di avere pagine all'interno di pagine o una pagina intera. 

SharePoint ha il proprio database. È abbastanza complicato da contenere tipi di dati molto complessi ma anche abbastanza intuitivo in modo che chiunque possa usarlo senza conoscere alcun codice. 

Ci sono anche buone funzionalità di business intelligence all'interno di SharePoint. Dopo avere i tuoi dati in SharePoint, puoi gestire cosa sta cambiando e come sta cambiando. Puoi avere visualizzazioni, dashboard e altre cose del genere. 

SharePoint ha anche uno dei migliori sistemi di autorizzazione e sicurezza. Puoi gestire le autorizzazioni in modo molto semplice e granulare. Puoi impostare le autorizzazioni a livello di bio, a livello di app, a livello di database, a livello di colonna o a livello di intero sito. 

Invece dei sistemi tipici in cui le autorizzazioni vengono gestite a livello di utente, questo viene gestito a livello di gruppo. Quindi, assegni l'autorizzazione a determinati gruppi e quindi assegni gli utenti a quei gruppi. 

Infine, Microsoft rende SharePoint molto semplice, intuitivo e accessibile a tutti i livelli dell'organizzazione, indipendentemente dal livello di competenza.

Importanza dell'apprendimento di Microsoft Sharepoint

Ci sono molte ragioni per cui dobbiamo imparare SharePoint. Uno dei motivi principali è che consente agli utenti di aumentare la collaborazione, migliorare il lavoro di squadra e promuovere l'efficienza nell'organizzazione. 

Consente inoltre agli utenti di creare uno sportello unico per tutti i dipendenti attuali e futuri. Ad esempio, potresti avere un dipendente in carica o nuovi dipendenti che hanno perso notizie o email importanti dalla cronologia. È meglio se tutte queste informazioni sono contenute in SharePoint in modo che quando i nuovi dipendenti vengono assunti, possano vedere tutta la cronologia all'interno di SharePoint stesso. 

L'ultima ragione per cui dovremmo davvero imparare questo è per essere assunti. SharePoint è utilizzato così tanto nelle organizzazioni che è una delle cose che le persone cercano quando vieni assunto. Simile alle competenze in ufficio, anche SharePoint è molto importante, soprattutto se puoi creare il tuo sito.

Un utente di SharePoint è diverso da uno sviluppatore di SharePoint. Se nel tuo curriculum dici di essere uno sviluppatore di SharePoint, è molto rilevante perché il tuo capo saprebbe che puoi automatizzare i loro flussi di lavoro e sai come creare uno sportello unico per tutti i suoi dipendenti.

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Conclusione

Per riassumere, è essenziale imparare a utilizzare SharePoint in quanto offre molti vantaggi per la tua organizzazione. È particolarmente importante per i team che usano LuckyTemplates poiché collaborano perfettamente tra loro e completano le reciproche funzioni.

Potresti sbloccare valore e funzionalità aggiuntivi di SharePoint che la tua organizzazione può utilizzare. Puoi fare molte cose con gli elenchi di SharePoint, i sistemi di autorizzazione, la gestione del flusso di lavoro, la cronologia delle versioni e molto altro. 

È anche qualcosa che tutti in un'organizzazione possono utilizzare facilmente senza essere sopraffatti. Come utente, è molto facile da usare ma può anche essere difficile da padroneggiare e sviluppare. Ma una volta ottenuto, ti aiuterà a fornire efficienza ai tuoi flussi di lavoro aziendali.

Ti auguro il meglio,

Enrico