Excel 2019 (パート 25): ブックのチェックと保護

ワークブックを共有する前に、タイプミスや非公開にしたい情報がワークブックに含まれていないことを確認してください。幸いなことに、Excel には、ドキュメント検査機能やブックの保護機能など、ブックを完成させて保護するためのツールが多数用意されています。

文書検査官

ワークブックを作成または編集するたびに、特定の個人情報がファイルに自動的に追加される場合があります。ブックを他のユーザーと共有する前に、ドキュメント検査を使用してこの情報を削除できます。

一部の変更は永続的なものである場合があるため、ドキュメント検査を使用して情報を削除する前に、ブックの追加コピーを保存する必要があります。

ドキュメントインスペクターを使用するには:

1. [ファイル]タブをクリックして、Backstage ビューにアクセスします。

2. [情報] パネルで[問題の確認]をクリックし、ドロップダウン メニューから[ドキュメントの検査]を選択します。

3. ドキュメント検査を実行する前に、ファイルを保存するように求められる場合があります。

4. ドキュメント検査が表示されます。確認したい内容に応じてボックスをオンまたはオフにして、「検査」をクリックします。この例では、すべてが選択されたままになります。

5. テスト結果が表示されます。この例では、ワークブックにコメントと個人情報が含まれていることがわかります。そのため、ワークブックからこの情報を削除するには、両方の項目で [すべて削除]をクリックする必要があります。

6. 完了したら、「閉じる」をクリックします。

ワークブックを保護する

デフォルトでは、ワークブックにアクセスできる人は誰でも、保護しない限り、コンテンツを開いたり、コピーしたり、編集したりできます。ニーズに応じて、ブックを保護する方法がいくつかあります。

ワークブックを保護するには:

1. [ファイル]タブをクリックして、Backstage ビューにアクセスします。

2. [情報] ペインで、[ワークブックの保護] コマンドをクリックします。

3. ドロップダウン メニューで、ニーズに最も適したオプションを選択します。たとえば、「最終としてマーク」を選択します。 ワークブックを最終としてマークすることは、他の人がワークブックを編集できないようにするための良い方法ですが、必要に応じて他のオプションを使用すると、より詳細な制御が可能になります。

4. 保存するように求めるダイアログ ボックスが表示されます。「OK」をクリックします。

5. 別のダイアログボックスが表示されます。「OK」をクリックします。

6. ワークブックは最終バージョンとしてマークされます。

ワークブックを最終としてマークしても、他のユーザーがそのワークブックを編集できるようになります。ユーザーが編集できないようにしたい場合は、代わりに [アクセスを制限する]オプションを使用できます。