Excel 2019 (パート 3): ブックの保存と共有

Excel 2019 (パート 3): ブックの保存と共有

Excel で新しいブックを作成するときは、後でアクセスして編集できるように保存する方法を知っておく必要があります。以前のバージョンの Excel と同様に、 OneDriveを使用してファイルをローカルのコンピューターまたはクラウドに保存したり、Microsoft Excelから直接ブックをエクスポートして他のユーザーと共有したりできます。

保存および名前を付けて保存機能

Excel には、 [保存][名前を付けて保存] という2 つのファイルの保存方法があります。これらのオプションは同様に機能しますが、いくつかの重要な違いがあります。

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保存および名前を付けて保存機能

保存: ワークブックを作成または編集するときに、[保存] コマンドを使用して変更を保存します。このコマンドは、ほぼすべての状況で使用します。ファイルを保存するときは、最初にファイル名と場所を選択するだけで済みます。次に、[保存]コマンドをクリックするだけで、同じ名前と場所に保存できます。

名前を付けて保存: このコマンドを使用して、元のブックを保持したままブックのコピーを作成します。[名前を付けて保存]を使用する場合は、コピーしたバージョンに別の名前や場所を選択する必要があります。

ワークブックの保存方法

新しいプロジェクトを開始するとき、または既存のプロジェクトに変更を加えるときは、必ずワークブックを保存することが重要です。ドキュメントを早めに頻繁に保存しておくと、何か問題が発生した場合に作業内容が失われるのを防ぐことができます。後で簡単に見つけられるように、ワークブックを保存する場所にも注意する必要があります。

1.クイック アクセス ツールバー[保存]コマンドを見つけて選択します。

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保存コマンドを選択します

2. ファイルを初めて保存する場合は、 Backstage ビューに[名前を付けて保存]コントロール バーが表示されます。

3. 次に、ファイルの保存場所と名前を選択する必要があります。ワークブックをコンピュータに保存するには、[コンピュータ]を選択し、[参照] をクリックします。[OneDrive] をクリックしてファイルを OneDrive に保存することもできます。

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保存場所を選択し、ファイルに名前を付けます

4. [名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。ワークブックを保存する場所を選択します。

5. ワークブックのファイル名を入力し、「保存」をクリックします。

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「保存」をクリックします

6. ワークブックが保存されます。ワークブックを変更するときに、[保存]コマンドを再度クリックして変更を保存できます。

キーボードのCtrl + Sを押して「保存」コマンドにアクセスすることもできます。

「名前を付けて保存」を使用してコピーを作成します

元のワークブックを保持したまま別のバージョンのワークブックを保存したい場合は、コピーを作成できます。たとえば、 Sales Dataというファイルがある場合、それをSales Data 2として保存すると、新しいファイルを編集しながら元のバージョンを参照できます。

これを行うには、Backstage ビューで[名前を付けて保存]コマンドをクリックします。初めてファイルを保存するときと同様に、保存場所を選択し、新しいファイルに名前を付ける必要があります。

デフォルトの保存場所を変更する方法

OneDrive を使用したくない場合は、保存時に OneDrive が既定の場所として選択されることにイライラするかもしれません。毎回「コンピューター」を選択するのが面倒な場合は、デフォルトの保存場所を変更して、デフォルトで「コンピューター」が選択されるようにすることができます。

1. [ファイル]タブをクリックして、Backstage ビューにアクセスします。

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「ファイル」タブをクリックします

2. 「オプション」をクリックします。

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「オプション」をクリックします

3. [Excel のオプション]ダイアログ ボックスが表示されます。[保存]を選択し、 [デフォルトでコンピュータに保存]の横のボックスをオンにして、[OK] をクリックします。デフォルトの保存場所が変更されます。

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Excel の [オプション] ダイアログ ボックス

自動回復機能

Excel では、ワークブックの作業中、ワークブックが一時フォルダーに自動的に保存されます。変更を保存するのを忘れた場合、または Excel がクラッシュした場合は、自動回復を使用してファイルを復元できます。

自動回復の使用方法

1. Excel を開きます。ファイルの自動保存バージョンが見つかった場合は、[ドキュメントの回復]パネルが表示されます。

2. をクリックして既存のファイルを開きます。ワークブックが復元されます。

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ワークブックが復元されました

デフォルトでは、Excel は 10 分ごとに自動的に保存します。ブックを 10 分以内に編集する予定の場合、Excel は自動的に保存されたバージョンを作成しない可能性があります。

必要なファイルが見つからない場合は、Backstage ビューから自動保存されたすべてのファイルを参照できます。[ファイル]タブを選択し、[ワークブックの管理 ] をクリックして、[未保存のワークブックを回復]を選択するだけです。

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「未保存のワークブックを回復」を選択します

ワークブックのエクスポート

デフォルトでは、Excel ワークブックは .xlsx 形式で保存されます。ただし、場合によっては、 PDFや Excel 97-2003などの別のファイル タイプを使用する必要があります。Excel からさまざまな種類のファイルにワークブックを簡単にエクスポートできます。

ワークブックを PDF ファイルとしてエクスポートする方法

ワークブックをAdob​​e Acrobatドキュメント(一般に PDF ファイルとして知られる) としてエクスポートすることは、Excel を持っていない人とワークブックを共有する場合に特に便利です。PDF を使用すると、受信者はワークブックのコンテンツを表示できますが、編集することはできません。

1. [ファイル]タブをクリックして、Backstage ビューにアクセスします

2. [エクスポート]をクリックし、[PDF/XPS の作成]を選択します。

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「PDF/XPSの作成」を選択します。

3. [名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。ワークブックをエクスポートする場所を選択し、ファイル名を入力して、「発行」をクリックします。

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「公開」をクリックします

デフォルトでは、Excel はアクティブなワークシートのみをエクスポートします。複数のワークシートがあり、それらをすべて同じ PDF ファイルに保存する場合は、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスの[オプション]をクリックします。[オプション]ダイアログボックスが表示されます。[ワークブック全体]を選択し、[OK] をクリックします。

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ワークブック全体を選択します

ワークブックを PDF としてエクスポートする場合は、ワークブックを印刷する場合と同様に、ワークブック データが各 PDF ページにどのように表示されるかを考慮する必要があります。

ワークブックを他のファイルタイプにエクスポートする方法

また、古いバージョンの Excel を使用しているユーザーと共有する必要がある場合は Excel 97-2003 ワークブック、プレーン バージョンが必要な場合は.CSV ファイルなど、ワークブックを他のファイル タイプにエクスポートすると便利な場合もあります。ワークブックの。

1. [ファイル]タブをクリックして、 Backstage ビューにアクセスします。

2. [エクスポート]をクリックし、[ファイル タイプの変更]を選択します。

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「ファイルタイプの変更」を選択します

3. 一般的なファイルの種類を選択し、[名前を付けて保存] をクリックします。

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「名前を付けて保存」をクリックします

4. [名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが表示されます。ワークブックをエクスポートする場所を選択し、ファイル名を入力して、「保存」をクリックします。

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[名前を付けて保存]ダイアログ ボックス

[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスの[ファイルの種類:]ドロップダウン メニューを使用して、ブックをさまざまなファイル形式で保存することもできます。

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[ファイルの種類] ドロップダウン メニュー:

ワークブックを共有する

Excel では、OneDrive を使用してブックの共有と共同作業を簡単に行うことができます。以前は、ファイルを誰かと共有したい場合は、電子メールの添付ファイルとして送信できました。このシステムは便利ですが、同じファイルの複数のバージョンも作成するため、整理するのが難しい場合があります。

Excel からブックを共有すると、実際には他のユーザーに同じファイルへのアクセスを許可することになります。これにより、あなたと共有相手は、複数のバージョンを追跡することなく、同じワークブックを編集できます。

ワークブックを共有するには、まずワークブックを OneDrive に保存する必要があります。

ワークブックを共有する方法

1. [ファイル]タブをクリックしてBackstage ビューにアクセスし、[共有] をクリックします。

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「共有」をクリックします

2. Excel は通常表示に戻り、ウィンドウの右側に[共有]パネルが開きます。ここから、ドキュメントを共有するように他のユーザーを招待したり、ドキュメントにアクセスできるユーザーのリストを表示したり、ドキュメントを編集または表示できるように権限を設定したりできます。

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共有する相手を選択してください


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