소규모 팀을 위한 간단한 격주 급여 추적 엑셀 템플릿: 초보자도 쉽게 사용할 수 있는 구성

간단한 격주 급여 추적기를 사용하면 다음 세 가지 질문에 신속하게 답할 수 있습니다. 누가 급여를 받는지, 현재 기간에 해당하는 승인된 시간이나 급여 금액은 얼마인지, 그리고 총액이 승인하려는 급여 결과와 일치하는지 여부입니다. 소규모 팀의 경우, 통합 문서의 범위를 제한하고 정기적으로 검토한다면 Excel로도 충분히 이 작업을 처리할 수 있습니다.

격주 지급 은 말 그대로 2주마다 지급하는 것을 의미합니다. 이는 한 달에 두 번 지급하는 반월 지급과는 다릅니다. 미국 노동부는 격주 지급을 2주마다 지급하는 것으로 정의하며, 일반적으로 연간 26회의 급여 지급이 이루어집니다. 하지만 달력 정렬 문제로 인해 일부 지급 일정에서는 27회 지급되는 경우가 발생할 수 있으므로, 매년 정확히 26회의 지급이 있다고 가정하고 워크북을 작성하지 않도록 주의해야 합니다. 자세한 내용은 노동부의 격주 지급 정의 와 인사관리처(OPM)의 26회 또는 27회 지급에 대한 설명을 참조하십시오 .

아래 설명된 통합 문서는 급여 추적 및 조정 도구 일 뿐, 완전한 급여 계산 엔진이 아닙니다. 이 도구를 사용하여 근무 시간, 급여 지급 기간, 총 급여 구성 요소, 이미 다른 곳에서 계산된 공제액을 정리하고 총액을 검토할 수 있습니다. 이 통합 문서는 세금 원천징수, 초과 근무 수당 지급 자격, 급여 압류, 복리후생 또는 신고 요건에 대한 근거 자료로 사용해서는 안 되며, 해당 계산 방식이 귀사의 사업체에 맞게 별도로 검증된 경우에만 사용할 수 있습니다.

좋은 급여 관리 시스템이 갖춰야 할 기능

무엇을 만들기 전에 먼저 원하는 결과를 정의하세요. 유용한 통합 문서는 검토자가 여러 개의 분리된 파일을 뒤지지 않고도 각 급여 기간을 확인할 수 있도록 해야 합니다. 최소한 다음 사항은 확인할 수 있어야 합니다.

• 급여 지급 기간의 시작일, 종료일 및 지급일;
• 해당 기간에 속하는 직원은 누구입니까?
• 정규 근무 시간 및 해당되는 경우 초과 근무 시간을 승인합니다.
• 각 지급액의 출처;
• 해당 값이 추적되는 경우, 기간별 근무 시간, 총 급여, 공제액, 원천징수 세금 및 순 급여의 합계;
• 기간이 종료되기 전에 모든 행에 대한 검토가 완료되었는지 여부.

이러한 확인 작업에 몇 분밖에 걸리지 않고 총액이 승인된 급여 보고서와 일치한다면, 추적 도구는 제 역할을 제대로 하고 있는 것입니다. 하지만 수식을 수정하거나, 충돌하는 사본을 해결하거나, 복잡한 급여 규칙을 수동으로 해석하는 데 상당한 시간을 소비하고 있다면, 해당 통합 문서가 본래의 용도를 넘어섰을 가능성이 큽니다.

엑셀을 열기 전에: 필요한 입력값을 준비하세요

수식보다는 원본 데이터부터 시작하세요. 각 직원에 대해 내부 직원 ID, 이름, 고용 상태, 급여 유형, 그리고 추적 시스템에서 저장할 수 있도록 허용된 승인된 급여율 또는 기본 급여 금액을 수집하세요. 각 급여 지급 기간에 대해서는 승인된 근무 시간 기록, 급여 지급 기간 시작일, 급여 조정 내역, 그리고 대조 작업에 사용할 최종 급여 보고서를 수집하세요.

급여 기록에 필요하다는 이유만으로 민감한 개인 식별 정보를 일반적인 공유 추적 시스템에 입력하지 마십시오. 공정근로기준법(Fair Labor Standards Act)의 적용을 받는 미국 고용주의 경우, 노동부는 신원 정보, 근무 시간, 임금 산정 기준, 가감 내역, 지급된 임금 등 법적으로 요구되는 기록 목록을 제공합니다. 법적으로 요구되는 신원 및 세금 관련 기록은 적절하게 보안된 시스템에 보관하고, 가능하면 업무용 추적 시스템에는 내부 직원 ID를 사용하십시오. 노동부의 급여 기록 관리 안내 자료를 검토해 보시기 바랍니다 .

미국 고용세 기록의 경우, IRS는 현재 고용주가 고용세 기록을 최소 4년 동안 보관해야 한다고 규정하고 있습니다. 기타 급여 관련 서류의 정확한 보존 기간은 기록의 종류와 관할 지역에 따라 다를 수 있으므로, 일반적인 템플릿 규칙보다는 귀사의 법률 및 회계 요건에 따른 기록 보존 정책을 수립해야 합니다. 자세한 내용은 IRS 고용세 기록 보관 지침을 참조하십시오 .

1단계: 간단한 워크시트 4개를 만드세요

초보자가 사용하기 쉬운 통합 문서는 마스터 데이터, 기간 설정, 거래 내역 및 검토 합계를 분리할 때 가장 효과적입니다. 다음 네 개의 시트를 만드세요.

"1기부터 26기까지"와 같이 고정된 구조 대신 날짜를 사용하면 연도 경계 및 불규칙한 급여 일정에 관계없이 통합 문서를 더 안전하게 관리할 수 있습니다. 회사의 급여 지급 일정이 고정되어 있는 경우 이전 기간을 재사용하고 시작일과 종료일을 14일씩 앞당길 수 있지만, 공휴일이나 회사 정책으로 인해 실제 지급일이 변경될 수 있으므로 정확한 지급일을 확인해야 합니다.

2단계: 깔끔한 직원 정보 시트를 작성하세요

직원 정보 시트는 급여 거래보다 변경 빈도가 낮은 값을 저장해야 합니다. 내부 ID를 기본 키로 사용하세요. 이름은 변경될 수 있고, 두 직원이 같은 이름을 가질 수도 있으므로, 직원 ID를 기반으로 하는 수식과 조회 기능이 더 안정적입니다.

시간제 직원으로만 구성된 팀의 경우, 최소한의 설정으로 직원 ID , 직원 이름 , 시간당 급여 및 상태를 포함할 수 있습니다. 월급제 직원이 있는 경우, 급여 유형 열을 추가하고 급여 처리 과정에서 실제로 사용하는 승인된 금액을 저장하세요. 연봉을 단순히 26으로 나누는 것은 피해야 합니다. 일부 급여 지급 일정에서는 27번째 지급일이 발생할 수 있으며, 급여 처리 방식은 고용주의 급여 규정에 따라 달라질 수 있기 때문입니다.

여러 사람이 통합 문서를 편집하는 경우, 상태 또는 급여 유형과 같은 필드에 Excel 데이터 유효성 검사를 사용하여 입력 내용의 일관성을 유지하세요. Microsoft는 데이터 유효성 검사를 사용자가 입력할 수 있는 유형 또는 값을 제한하는 방법으로 설명합니다. Microsoft의 Excel 데이터 유효성 검사 지침을 참조하세요 .

3단계: 급여 범위를 엑셀 표로 변환합니다.

급여 시트에 머리글을 입력하고 범위를 Excel 표로 변환합니다. 최신 데스크톱 버전의 Excel에서는 범위 내 셀을 선택하고 홈 > 표로 서식을 선택한 다음 스타일을 선택하고 범위를 확정하고 표에 머리글이 있음을 지정합니다. Microsoft는 Microsoft 365 및 최근 영구 버전에서도 동일한 워크플로를 설명합니다. Excel에서 표 만들기 및 서식 지정을 참조하세요 .

실용적인 컬럼 구성은 다음과 같습니다.

• 급여 기간 시작
• 급여 지급 기간 종료
• 지불일
• 직원 ID
• 직원 이름
• 정규 근무 시간
• 초과 근무 시간
• 시간당 요금
• 초과근무 시급
• 정기 급여
• 초과 근무 수당
• 기타 소득
• 총 급여
• 세전 공제
• 원천징수세
• 기타 공제
• 순수입
• 검토 상태
• 메모

표는 수식에서 구조화된 참조를 사용할 수 있기 때문에 유용합니다 . 즉, 수식에서 불안정한 셀 좌표 대신 열 이름을 참조할 수 있습니다. Microsoft는 표 행이 추가되거나 제거될 때 구조화된 참조가 자동으로 조정된다고 설명합니다. 자세한 내용은 Microsoft의 구조화된 참조 가이드를 참조하십시오 .

4단계: 유효성 검사를 할 수 있는 수식만 추가하세요.

간단한 시간당 급여 추적을 위해서는 몇 가지 수식을 사용하여 수동 계산을 줄일 수 있습니다. 엑셀 테이블 이름이 '급여' 라고 가정해 보겠습니다 . '총 시간' 열에는 다음과 같은 수식을 사용할 수 있습니다.

=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])

워크북의 시간당 임금 및 초과 근무 임금이 승인된 입력값인 경우, 정규 급여와 초과 근무 수당은 다음과 같이 계산할 수 있습니다.

=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]

=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]

총 급여는 다음을 사용할 수 있습니다.

=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])

Microsoft의 SUM 함수 설명서에 따르면 SUM 함수는 개별 값, 참조 또는 범위를 더할 수 있습니다. 표에서는 동일한 함수가 구조화된 참조와 함께 작동합니다.

이 템플릿을 사용하여 임의로 초과 근무 규칙을 만들지 마십시오. 추적기는 승인된 급여 정책 또는 급여 시스템에서 제공하는 정확한 초과 근무율을 입력받아야 합니다. 마찬가지로, 이와 같은 간단한 순 급여 조정 공식은 =[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])단순히 산술적인 계산일 뿐입니다. 세금을 계산하거나 공제 항목이 법적으로 허용되는지 여부를 판단하지 않습니다.

급여 처리 업체에서 이미 총 급여와 순 급여를 계산해 주는 경우, 승인된 결과를 가져오거나 직접 입력한 후 엑셀을 사용하여 근무 시간, 조정 사항 및 예상 총액과 비교하는 것이 더 안전한 작업 흐름입니다.

5단계: 급여 지급을 완료로 표시하기 전에 기간별 수표를 추가하십시오.

요약표는 한 화면에서 검토할 수 있을 만큼 간결해야 합니다. 유용한 합계 항목에는 재직 직원 수, 총 정규 근무 시간, 총 초과 근무 시간, 총 급여액, 총 공제액 및 총 순 급여액이 포함됩니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

=SUM(Payroll[Regular Hours])

=SUM(Payroll[Overtime Hours])

=SUM(Payroll[Gross Pay])

중복 검사를 최소 하나 이상 추가하세요. 각 직원이 급여 지급 기간당 한 번만 나타나야 하는 경우, 보조 열을 사용할 수 있습니다.

=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1

조건이 참이면 해당 기간 종료일에 동일한 직원 ID가 두 번 이상 나타나므로 검토가 필요합니다. 조건부 서식을 사용하여 직원 ID가 비어 있거나, 근무 시간이 음수이거나, 검토 상태가 완료되지 않은 항목을 강조 표시할 수도 있습니다. Microsoft는 조건부 서식 가이드에서 조건부 서식 이 셀 값에 따라 규칙을 적용하여 예외 사항을 더 쉽게 확인할 수 있도록 한다고 설명합니다 .

흔히 저지르는 실수들을 피하는 방법

워크북을 유일한 급여 기록으로 사용

근태 관리 시스템은 대조 작업을 지원할 수 있지만, 급여, 노무, 세금 또는 감사 목적에 필요한 모든 기록을 포함하지 않을 수 있습니다. 공식적인 근태, 세금 및 급여 관련 서류는 사업체에서 요구하는 시스템과 보관 장소에 보관하십시오.

소유권 없이 법률 규정을 공식에 ​​직접 포함시키는 것

초과 근무 자격, 초과 근무 수당, 세금 원천징수, 세전 처리, 유급 휴가, 수수료, 보너스 및 급여 압류에는 일반적인 템플릿으로는 정확하게 계산할 수 없는 규칙이 포함될 수 있습니다. 이러한 계산은 승인된 급여 처리 절차에서 수행하고, 엑셀은 결과 금액을 대조하는 데 사용하도록 하십시오.

직원 ID 대신 직원 이름을 입력하기

이름은 읽기 쉽지만 고유 식별자로는 적합하지 않습니다. 조회 및 중복 확인에는 직원 ID를 사용하고, 가독성을 위해 이름은 별도로 표시하세요.

커다란 종이 한 장을 영원히 보관하기

직원 마스터 데이터, 당기 입력값, 이전 기간 데이터, 가정값 및 합계가 혼합된 단일 시트는 감사가 어려워집니다. 워크북을 용도별로 분리하고 마감된 기간을 일관되게 보관하십시오.

급여 계산에 26개의 기간을 하드코딩하는 것

격주 지급 방식은 일반적으로 26일의 급여 지급 기간을 의미하지만, 일부 달력에서는 27일의 급여 지급일이 발생하기도 합니다. 매년 동일한 지급일 수를 가정하지 말고, 실제 지급일과 승인된 급여 달력을 기준으로 급여 지급 기간을 추적하십시오.

엑셀이 여전히 적합한 시점과 다른 도구로 바꿔야 할 시점은 언제일까요?

이 접근 방식은 팀 규모가 작아서 한 사람이 급여 표를 행별로 검토할 수 있고, 급여 규칙이 간단하며, 세금 및 규정 준수를 위한 권위 있는 급여 처리 프로세스가 스프레드시트 외부에 존재할 때 가장 효과적입니다. 엑셀은 특히 간단한 체크리스트, 급여 지급 전 준비 시트 또는 급여 지급 후 대조 파일로 유용하게 사용할 수 있습니다.

여러 급여 지급 관할 구역, 직원별 여러 임금률, 잦은 소급 조정, 복잡한 수수료, 팁, 급여 압류, 복리후생, 휴가 적립, 여러 사용자가 동시에 편집하는 경우, 또는 역할 기반 접근 권한 및 감사 이력에 대한 필요성이 증가하는 경우, 전용 급여 또는 근태 관리 시스템으로의 전환을 고려하십시오. 직원 수에 따른 일반적인 기준은 없으며, 복잡성과 관리 요구 사항이 직원 수보다 더 중요합니다.

급여 지급 전 최종 점검 목록

• 급여 지급 기간의 시작일, 종료일 및 지급일을 확인하십시오.
• 모든 필수 직원이 참석했는지 확인하고, 비활성 직원은 제외합니다.
• 정규 근무 시간과 초과 근무 시간을 승인된 시간 기록과 대조하십시오.
• 공인된 출처와 비교하여 요금 및 특별 수익을 확인하십시오.
• 급여 지급 기관 또는 승인된 급여 보고서와 총 급여액 및 순 급여액을 비교하십시오.
• 중복 행, 공백, 음수 값 및 설명할 수 없는 조정 사항을 해결합니다.
• 검토 기간을 표시하고 보존 정책에 따라 승인된 버전을 저장하십시오.

소규모 팀에게 가장 적합한 급여 관리 도구는 수식이 가장 많은 통합 문서가 아닙니다. 급여 지급 기간을 이해하기 쉽고, 대조하기 쉬우며, 잘못 해석하기 어려운 통합 문서가 바로 최적의 도구입니다.

참고 자료 및 추가 읽을거리

• Microsoft 지원: 표 만들기 및 서식 지정
• Microsoft 지원: Excel 표에서 구조화된 참조 사용하기
• Microsoft 지원: 데이터 유효성 검사
• 미국 노동부: FLSA 기록 보관 요건
• 국세청(IRS): 고용세 기록 관리