Goedkeuringswerkstroom instellen en testen in Power Automate

In deze zelfstudie leren we hoe u een in Power Automate instelt . Er zijn momenten waarop stromen niet volledig kunnen worden geautomatiseerd en enige tussenkomst van de gebruiker nodig is.

Goedkeuringen zijn erg handig omdat we een deel van de stroom kunnen automatiseren en het deel dat tussenkomst van de gebruiker nodig heeft, kan opsplitsen in zijn eigen afzonderlijke stroom.

Er kan bijvoorbeeld een stroom zijn voor een onkostendeclaratie. Het zal via reguliere kanalen worden verwerkt. Er moet echter nog steeds iemand naar kijken om er zeker van te zijn dat het bedrag klopt. Als het meer dan duizend dollar is, moet het verzoek worden goedgekeurd voordat de stroom wordt voortgezet.

In onze discussie zullen we een ander voorbeeld hebben. We gebruiken deze voorbeeldstroom die e-mail verstuurt wanneer een nieuwe tweet wordt geplaatst.

Dan is er een voorwaarde dat als het item een ​​probleem of probleem bevat, het een Trello-kaart maakt. Anders retweet het de tweet.

Het is echter mogelijk dat we het niet willen retweeten totdat een echt mens het goedkeurt. Daarom plaatsen we een goedkeuring vlak voordat het bij de retweet-stap komt. De geautomatiseerde stroom pauzeert wanneer het zover is en gaat verder zodra de gebruiker het goedkeurt. 

Inhoudsopgave

• Een goedkeuringsworkflow maken in Power Automate
• De voorwaarde instellen voor de goedkeuringsworkflow
• De werkstroom testen
• Analyse van de goedkeuringsworkflow
• Goedkeuringen op telefoon
• Conclusie

Een goedkeuringsworkflow maken in Power Automate

Laten we nu een goedkeuringsworkflow maken. Eerst moeten we een actie toevoegen.

Typ vervolgens gewoon " goedkeuring " en klik op de goedkeuringsconnector die zal verschijnen.

Er zijn drie verschillende acties voor deze connector. U kunt een goedkeuring maken, wachten op een goedkeuring of deze twee dingen combineren ( Starten en wachten op een goedkeuring ). We kiezen voor de tweede optie omdat we zowel willen starten als wachten op goedkeuring.

Er zijn vier beschikbare goedkeuringsopties voor deze actie. Laten we de optie Als eerste reageren kiezen .

In het veld Titel moeten we specificeren wat we de goedkeurder willen laten weten voordat ze goedkeuren. Dus, laten we het in een aaneengeschakelde uitdrukking zetten en zeggen: “ Nieuwe Tweet is gepost; Moeten we retweeten? ”. Klik vervolgens op de knop OK .

Ik ga het e-mailadres kopiëren en plakken dat ik voor deze organisatie heb gebruikt. Zorg ervoor dat u geldige e-mails gebruikt.

We kunnen ook meerdere mensen toewijzen. We kunnen 20 beoordelaars hebben en slechts één van hen hoeft ze daadwerkelijk goed te keuren.

Voor het veld Details hebben we alleen de Tweet-tekst en de naam van de gebruiker nodig. Laten we dus op het tabblad Uitdrukkingen klikken en een concat- uitdrukking gebruiken. Typ " Tweet: " en zorg ervoor dat u direct daarna een komma (,) toevoegt.

Klik vervolgens op het tabblad Dynamische inhoud en kies " Tweettekst ".

Laten we ook ruimte toevoegen.

Typ daarna " Naam: ". Nogmaals, zorg ervoor dat je direct daarna een komma toevoegt. 

Klik vervolgens op " Naam " op het tabblad Dynamische inhoud .

Klik ten slotte op OK .

We kunnen ook een itemlink plaatsen als we ze aan de daadwerkelijke tweet willen koppelen, maar dat gaan we overslaan. Laten we deze actie voorlopig opslaan door op Opslaan te klikken .

De voorwaarde instellen voor de goedkeuringsworkflow

We willen dat de retweet ook daadwerkelijk gebeurt na de goedkeuring. We moeten dus de volgorde van de twee acties veranderen. Verplaats de actie Retweet onder de actie " Start en wacht op goedkeuring ".

We hebben ook afzonderlijke routes of afzonderlijke stromen nodig, afhankelijk van of de gebruiker de tweet goedkeurt of afwijst. Klik dus op de plusknop en kies voor " Een actie toevoegen ".

Onze actie zou een voorwaarde moeten zijn. Klik dus op het besturingselement Voorwaarde.

Voorwaarde is dat de uitkomst gelijk is aan “ Goedkeuren ”.

Als de voorwaarde waar is, moet deze worden geretweet. Laten we daarom de Retweet- actie naar het pad " Indien ja " verplaatsen.

Als het niet wordt goedgekeurd, willen we daar een record voor. Laten we dus een actie toevoegen binnen het pad " Als nee ".

Zoek en klik op " Trello ".

Kies dan voor " Maak een kaart ".

Kies Taken voor het veld Board Id en Issues voor de Parent List Id .

Typ in het veld Kaartnaam " Tweet is afgewezen ".

Kies voor het veld Beschrijving " Tweet-tekst " op het tabblad Dynamische inhoud .

Klik vervolgens op Opslaan .

De werkstroom testen

Laten we nu het goedkeuringsproces testen. Klik eerst op Testen .

Selecteer " Ik voer de activeringsactie uit " en klik op de knop Testen .

Laten we Twitter openen en tweeten “ Power Automate is AMAZEBALLS! ”.

Nogmaals, dit duurt meestal even, omdat het constant Twitter bevraagt. Nadat de stroom is uitgevoerd, gaat u naar Goedkeuringen .

We zien dan dat er een nieuw goedkeuringsverzoek is. 

Analyse van de goedkeuringsworkflow

Laten we nu analyseren hoe onze stroom werkte. Het proces heeft de conditie doorlopen.

De tweet bevat niet het woord " probleem ". Daarom is er nog geen Trello-kaart gemaakt. In plaats daarvan wachtte het op goedkeuring.

We krijgen dan een melding via e-mail, telefoon en dit dashboard. Vanaf hier kunnen we kiezen of we het goedkeuren of niet. Laten we een kijkje nemen en op het verzoek klikken.

Zoals we kunnen zien, bevat het alle argumenten die we nodig hadden, zoals de tweettekst en de naam van de persoon die het heeft getweet.

Laten we daarom de tweet goedkeuren.

Klik vervolgens op de knop Bevestigen .

Laten we nu teruggaan naar onze flow. Zoals we kunnen zien, was de voorwaarde waar. Daarom is de actie ( Retweet ) binnen het pad " Indien ja " uitgevoerd.

Zodra we onze Twitter controleren, zien we dat de tweet al is geretweet.

Goedkeuringen op telefoon

Laten we nu eens kijken hoe deze goedkeuringen eruit zien op mobiele telefoons. Voor dit voorbeeld heb ik net hetzelfde testproces doorlopen voor de stroom die we hadden gemaakt. Toen kwam er een melding na een nieuw geposte tweet.

Zodra we daarop klikken, worden we doorgestuurd naar de pagina Goedkeuringen die alle goedkeuringen bevat die we momenteel hebben. Vervolgens kunnen we de goedkeuring eenvoudig goedkeuren, afwijzen of aanklikken.

Wanneer we op de goedkeuring klikken, zien we de details op een andere pagina.

Aangezien de tweet aan onze voorwaarde/norm voldoet, klikken we op Goedkeuren .

En zo kunt u goedkeuringen beheren in de mobiele Power Automate-app .

Power Automate-acties | Een diepgaande zelfstudie
Microsoft Flows: bewerken en volgen in Power Automate
Power Automate-triggervoorwaarden - een inleiding

Conclusie

We hebben met succes een goedkeuringsworkflow gemaakt in Power Automate. Houd er rekening mee dat stromen niet volledig geautomatiseerd hoeven te zijn en dat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u onzeker bent over wat er in uw stromen kan gebeuren. U kunt gewoon gebruikersinterventie in uw stromen opnemen en ze meer op maat en logischer maken. 

Als u een consultant bent en Power Automate in een bedrijf gaat implementeren , zijn veel van deze goedkeuringsprocessen en tools voor u ingebouwd. Dit maakt de gebruikerservaring in Power Automate zo veel beter, vooral wanneer gebruikers alles kunnen doen vanaf zowel hun desktop als telefoon.

Al het beste,

Henry