Power Automate-stroomtypes en wanneer ze te gebruiken

Twijfel je over stroomtypen in Power Automate? In deze blog nemen we de overeenkomsten en verschillen tussen de verschillende soorten flow door en bepalen we wanneer elke flow moet worden gebruikt. We doorlopen een eenvoudig besluitvormingsproces dat u zal helpen beslissen. Dit is de eerste stap die u moet doorlopen bij het maken van een stroom. Je kunt de volledige video van deze tutorial onderaan deze blog bekijken.

Power Automate maakt deel uit van het Power Platform. Het wordt gebruikt om stromen te automatiseren, die slechts visuele representaties zijn van taken. Wat ik merk bij veel beginners die Power Automate gebruiken, is dat ze niet weten welke flow ze moeten gebruiken voor hun situatie.

Er zijn 5 stromen aan de rechterkant en wanneer u voor het eerst begint, vraagt ​​Power Automate u welk type stroom u wilt maken. U kunt Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud en Scheduled Cloud selecteren. Dat is veel voor een beginner, want afhankelijk van de taak die je hebt, kun je Desktop Flow of Scheduled Cloud kiezen.

Dus in deze zelfstudie heb ik eenvoudigweg een besluitvormingsproces of een diagram getekend dat u kunt doorlopen met een taak in gedachten die u altijd zal vertellen welke stroom u voor uw taak moet gebruiken.

Bedenk dus een taak die u wilt automatiseren. Het kan alles zijn wat herhaalbaar en niet-creatief is dat u dagelijks, week-tot-week of maand-tot-maand doet. Het maakt niet uit. Met dat in gedachten moet u drie vragen beantwoorden.

Inhoudsopgave

• Hoe u kiest welke Power Automate-stroomtypen u wilt maken
• Conclusie

Hoe u kiest welke Power Automate-stroomtypen u wilt maken

De eerste vraag is: vereist de taak meerdere complexe touchpoints en staan ​​de gegevens gerelateerd aan de taak in een standaardtabel in Dataverse?

Als je niet weet wat Dataverse is, ga je automatisch naar de NEE-haak en kun je verder. Maar als uw bedrijf wel gebruik maakt van Dataverse en als de taak die u wilt automatiseren gekoppeld is aan een van de tabellen in Dataverse, dan kunt u het automatiseren heel eenvoudig maken door een Business Process flow te gebruiken . Bedrijfsprocesstromen worden gebruikt in combinatie met Dataverse-tabellen om gebruikers door processen met meerdere stappen te leiden.

Het volgende dat u moet vragen, ervan uitgaande dat u hier NEE hebt geantwoord (waarvan ik denk dat meer dan 99% van de mensen dat waarschijnlijk zal doen), is wat voor soort actie u wilt automatiseren .

Er zijn hier twee antwoorden. Of u wilt alleen acties automatiseren die zijn gekoppeld aan Power Automate- connectoren , of u wilt daarnaast ook acties automatiseren op uw desktop of op internet .

Wat zijn Power Automate-connectoren? Het zijn gewoon connectors van derden die Power Automate gebruikt om acties te automatiseren .

Een Power Automate-connector is bijvoorbeeld Outlook. Met de acties die aan de Outlook-connector zijn gekoppeld, kunt u een e-mail verzenden. Hiermee kunt u een groep maken. Hiermee kunt u een e-mail beantwoorden, een e-mail doorsturen, uh, bepalen of een e-mail in uw inbox is ontvangen of niet.

Al deze acties maken dus deel uit van de Outlook-connector. Als al uw acties acties omvatten die al met een Power Automate Connector zijn, dan kunt u deze route volgen en is het veel eenvoudiger. Als u echter een actie heeft die geen Power Automate-connector is, moet u Desktopflow kiezen , omdat deze dan wordt gedekt via desktop of web.

Power Automate heeft duizenden connectoren die ze hebben geïnstalleerd. Dit zijn dingen die mensen normaal gesproken doen. Als er een actie is die u bijvoorbeeld wilt uitvoeren op een SQL-server of op Twitter of op 12 Trello of op slack, dan is er al een Power Automate Connector voor u gebouwd.

Voor meer dan 90% van de taken die u zou willen doen, is er een connector voor u. Je hoeft het alleen maar te vinden. En de beste manier om dat te doen, is door naar deze URL te gaan en daar gewoon naar connectors te zoeken.

U wilt bijvoorbeeld de verplaatsing van een map van het ene bestand naar het andere op uw computer automatiseren. Of stel dat u bedrijfseigen software op uw computer hebt die geen Power Automate-connector heeft, dan moet u daarvoor een Desktop-stroom gebruiken.

De laatste vraag die je wilt beantwoorden is: hoe trigger je de flow eigenlijk? Met andere woorden, hoe weet je wanneer de flow daadwerkelijk op gang komt ?

Er zijn drie verschillende typen: Gebeurtenis, Klik en Tijd.

De eerste is de gebeurtenis ( geautomatiseerde cloudstroom ). Wilt u dat de stroom wordt geactiveerd op basis van een gebeurtenis ? Dus laten we zeggen dat als het uw taak is om elke keer dat u een e-mail van uw baas ontvangt een actie voor uzelf te maken, dat als zeer belangrijk wordt gemarkeerd. Welnu, de daadwerkelijke actie is het instellen van de juiste taak, maar de trigger is op gebeurtenissen gebaseerd. Het is gebaseerd op een gebeurtenis die plaatsvindt en de gebeurtenis is dat u die e-mail ontvangt. Kies dan voor Evenement.

Dan hebben we Click ( Instant Cloud flow ), wat betekent dat u de actie wilt laten plaatsvinden wanneer u maar wilt . Dus als u op een knop klikt, gebeurt de actie daadwerkelijk. Sommige manieren waarop ik dit heb gebruikt, bijvoorbeeld, laten we zeggen dat als je een flow in Slack wilt maken, die set een felicitatiebericht naar iedereen stuurt na een grote stuurgroepvergadering die je hebt gehad.

In plaats van naar Slack te gaan en iedereen individueel berichten te sturen en zo, kun je een stroom maken die is gebaseerd op een klik op een knop. U kunt gewoon naar Power Automate gaan, op een knop klikken en het stuurt gewoon een felicitatiebericht naar iedereen in uw Slack-groep of iedereen in uw vergadering of iedereen die u opgeeft. Maar de trigger is de klik op een knop die is gebaseerd op wanneer u het wilt doen.

Ten slotte kunt u stromen hebben op basis van tijd ( geplande cloudstroom ). Dit zijn de typen stromen die u wilt uitvoeren. Bijvoorbeeld elke week, elke dag, elk uur, elke maand, twee keer per maand, drie keer per maand, vier keer per jaar, elk kwartaal, enz.

U wilt bijvoorbeeld aan het einde van elke week een e-mail sturen met een overzicht van alle klanten die u de afgelopen 10 dagen hebt aangemeld. U zou dus de e-mailconnector gebruiken en u zou ook een SharePoint-connector gebruiken, omdat uw gegevens zich op dat moment waarschijnlijk in SharePoint zouden bevinden.

Conclusie

Dus zo bepaal je welke stroom je moet gebruiken op basis van de taak die je eigenlijk wilt automatiseren. Nogmaals, vraag je jezelf af, vereist de stroom meerdere complexe contactpunten, of staan ​​je gegevens in een standaardtabel? En Dataverse welke actie wil je automatiseren? En hoe wil je de flow triggeren?

Bedrijfsprocesstromen zijn het moeilijkst te maken, gevolgd door Desktopstromen, gevolgd door de overige drie stromen.

Ik hoop dat het allemaal logisch was. Als dit niet het geval is, laat dan een opmerking achter en stel me een vraag. Bekijk de volledige video hieronder van deze tutorial voor meer details

Al het beste!

Henry

Integratie van bedrijfsprocesstromen in Power Automate
Power Automate UI-stromen: maken en instellen
Power Automate Flow: gebruik en typen uitgelegd