Excel 2016 - Les 4: Spreadsheets opslaan en delen

• Excel 2016 - Les 3: Nieuwe spreadsheets maken en bestaande spreadsheets openen

Wanneer u een nieuw spreadsheet in Excel maakt, moet u weten hoe u het kunt opslaan, zodat u het later kunt openen en bewerken. Net als eerdere versies van Excel kunt u bestanden lokaal op uw computer opslaan. Maar in tegenstelling tot eerdere versies kunt u met Excel 2016 ook een spreadsheet opslaan in het cloudsysteem met behulp van OneDrive . U kunt uw spreadsheet ook rechtstreeks vanuit Excel exporteren en delen met anderen.

Inhoudsopgave van het artikel

• Bewaar en deel Excel 2016-spreadsheets
  • Opslaan en opslaan als
  • Hoe een Excel-spreadsheet op te slaan
  • Gebruik Opslaan als om op te slaan in een nieuw spreadsheet
  • Hoe u de standaard opslaglocatie voor Excel-bestanden kunt wijzigen
• AutoHerstel-functie
  • Gebruik de AutoHerstel-functie
• Excel 2016-spreadsheet exporteren
  • Een spreadsheet exporteren als PDF-bestand
  • Hoe u een spreadsheet naar andere bestandstypen exporteert
• Deel Excel 2016-spreadsheets
  • Deel een spreadsheet

Bewaar en deel Excel 2016-spreadsheets

Bekijk de onderstaande video voor meer informatie over het opslaan en delen van spreadsheets in Excel 2016 :

Telkens wanneer u een spreadsheet opent of opslaat, heeft u de mogelijkheid om OneDrive te gebruiken , een online dienst voor bestandsopslag die bij uw Microsoft-account wordt geleverd. Om deze optie in te schakelen, moet u zich aanmelden bij Office. Ga voor meer informatie naar onze Excel 2016 Complete Guide (deel 2): ​​Meer informatie over het OneDrive-artikel .

Opslaan en opslaan als

Excel 2016 biedt twee manieren om bestanden op te slaan: Opslaan en Opslaan als . Deze opties werken op dezelfde manier als de oude versie, met slechts een paar belangrijke verschillen:

• Opslaan : wanneer u een spreadsheet maakt of bewerkt, gebruikt u de opdracht Opslaan om uw wijzigingen op te slaan . U zult deze opdracht vaak gebruiken. Wanneer u een bestand opslaat, hoeft u alleen de eerste keer de bestandsnaam en de opslaglocatie te kiezen. Klik vervolgens op de opdracht Opslaan om het met dezelfde naam en locatie op te slaan.
• Opslaan als : u gebruikt deze opdracht om een ​​kopie van de spreadsheet te maken terwijl u het origineel behoudt. Wanneer u Opslaan als gebruikt , moet u een andere naam en/of locatie kiezen voor de gekopieerde versie.

Hoe een Excel-spreadsheet op te slaan

Het is belangrijk om uw spreadsheet op te slaan wanneer u een nieuw project start of wijzigingen aanbrengt in een bestaand plan. Regelmatig opslaan kan voorkomen dat uw werkgegevens verloren gaan. U moet er ook op letten waar u uw spreadsheet opslaat, zodat u deze later gemakkelijk kunt terugvinden.

1. Zoek en selecteer de opdracht Opslaan op de werkbalk Snelle toegang .

2. Als u dit bestand voor de eerste keer opslaat, verschijnt Opslaan als in de Backstage-weergave .

3. Vervolgens moet u kiezen waar u het bestand wilt opslaan en een naam geven. Om de spreadsheet op uw computer op te slaan, selecteert u Computer en klikt u vervolgens op Bladeren . U kunt ook op OneDrive klikken om bestanden op OneDrive op te slaan.

4. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Kies waar u de spreadsheet wilt opslaan.

5. Voer een bestandsnaam in voor het spreadsheet en klik vervolgens op Opslaan .

6. Het spreadsheet wordt opgeslagen. U kunt op de opdracht Opslaan klikken om de wijzigingen op te slaan wanneer u het werkblad wijzigt. Bovendien kunt u de opdracht Opslaan ook openen door op Ctrl + S op het toetsenbord te drukken.

Gebruik Opslaan als om op te slaan in een nieuw spreadsheet

Als u een andere versie van een spreadsheet wilt opslaan en het origineel wilt behouden, kunt u een kopie maken. Als u bijvoorbeeld een bestand met de naam Sales Data heeft , kunt u dit opslaan als Sales Data 2, zodat u het nieuwe bestand kunt bewerken en nog steeds naar de originele versie kunt verwijzen.

Om dit te doen, klikt u op de opdracht Opslaan als in de Backstage-weergave. Net als wanneer u een bestand voor de eerste keer opslaat, moet u kiezen waar u het bestand wilt opslaan en het een nieuwe bestandsnaam geven.

Hoe u de standaard opslaglocatie voor Excel-bestanden kunt wijzigen

Als u OneDrive niet wilt gebruiken, als u zich ongemakkelijk voelt als OneDrive als standaardlocatie wordt geselecteerd bij het opslaan, of als u het lastig vindt om elke keer Computer te moeten selecteren , kunt u de standaardopslaglocatie wijzigen zodat uw computer wordt geselecteerd om op te slaan standaard.

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Klik op Opties .

3. Het dialoogvenster Opties van Excel verschijnt. Selecteer Opslaan , schakel het vakje naast Standaard opslaan op computer in en klik vervolgens op OK . De standaard opslaglocatie wordt gewijzigd.

AutoHerstel-functie

Excel slaat uw spreadsheets automatisch op in een tijdelijke map terwijl u eraan werkt. Als u vergeet uw wijzigingen op te slaan of als Excel crasht, kunt u bestanden herstellen met AutoRecover .

Gebruik de AutoHerstel-functie

1. Excel openen . Als er een automatisch opgeslagen versie van het bestand wordt gevonden, verschijnt het deelvenster Documentherstel .

2. Klik om een ​​bestaand bestand te openen. Het spreadsheet wordt hersteld.

• Standaard wordt Excel elke 10 minuten automatisch opgeslagen . Als u een werkmap minder dan 10 minuten bewerkt, kan Excel geen automatisch opgeslagen versie maken.
• Als u het gewenste bestand niet ziet, kunt u vanuit de Backstage-weergave door al uw automatisch opgeslagen bestanden bladeren . Selecteer gewoon het tabblad Bestand , klik op Versies beheren en selecteer vervolgens Niet-opgeslagen werkmappen herstellen .

Excel 2016-spreadsheet exporteren

Standaard worden Excel-spreadsheets opgeslagen in een .xlsx- bestand . Soms moet u echter een ander bestandstype gebruiken, zoals een PDF- of Excel 97-2003 -spreadsheet . U kunt spreadsheets eenvoudig vanuit Excel exporteren naar verschillende bestandstypen.

Een spreadsheet exporteren als PDF-bestand

Het exporteren van een spreadsheet als een Adobe Acrobat- document , beter bekend als een PDF- bestand , kan vooral handig zijn als u de spreadsheet deelt met iemand die de Excel-toepassing niet heeft geïnstalleerd. Met een PDF-bestand kunnen gebruikers de inhoud van de spreadsheet bekijken, maar niet bewerken.

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave .

2. Klik op Exporteren en selecteer vervolgens PDF/XPS maken .

3. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Selecteer waar u de spreadsheet naartoe wilt exporteren, voer een bestandsnaam in en klik vervolgens op Publiceren .

• Standaard exporteert Excel alleen het actieve werkblad . Als u meerdere spreadsheets heeft en deze allemaal in hetzelfde PDF-bestand wilt opslaan, klikt u op Opties in het dialoogvenster Opslaan als . Het dialoogvenster Opties verschijnt. Selecteer Volledige werkmap ( volledige werkmap ) en klik vervolgens op OK.

• Wanneer u een spreadsheet als PDF exporteert, moet u ook rekening houden met de spreadsheetgegevens die op elke PDF-pagina verschijnen, net zoals bij het afdrukken van een spreadsheet.

Hoe u een spreadsheet naar andere bestandstypen exporteert

Mogelijk vindt u het ook handig om uw spreadsheet naar andere bestandstypen te exporteren, zoals een Excel 97-2003- spreadsheet als u deze wilt delen met mensen die oudere versies van Excel gebruiken, of een .CSV- bestand als u een spreadsheet-essentie in platte tekst nodig heeft.

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave.

2. Klik op Exporteren en selecteer vervolgens Bestandstype wijzigen .

3. Selecteer een algemeen bestandstype en klik vervolgens op Opslaan als .

4. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Selecteer de locatie waarnaar u de spreadsheet wilt exporteren, voer een bestandsnaam in en klik vervolgens op Opslaan .

• U kunt ook het vervolgkeuzemenu Opslaan als type: in het dialoogvenster Opslaan als gebruiken om spreadsheets in verschillende bestandstypen op te slaan.

Deel Excel 2016-spreadsheets

Excel maakt het gemakkelijk om spreadsheets te delen en eraan samen te werken wanneer u OneDrive gebruikt. Als u voorheen een bestand met iemand wilde delen, kon u dit als e-mailbijlage verzenden. Hoewel dit handig is, worden er ook meerdere versies van hetzelfde bestand gemaakt, wat lastig te ordenen is.

Wanneer u een spreadsheet vanuit Excel deelt, geeft u feitelijk andere mensen toegang tot exact hetzelfde bestand. Hierdoor kunnen jij en de mensen met wie je deelt dezelfde spreadsheet bewerken zonder dat je meerdere versies hoeft bij te houden.

Opmerking : als u een spreadsheet wilt delen, moet deze eerst worden opgeslagen op uw OneDrive.

Deel een spreadsheet

1. Klik op het tabblad Bestand om toegang te krijgen tot de Backstage-weergave en klik vervolgens op Delen .

2. Het venster Delen verschijnt. Als u de spreadsheet nog niet heeft voltooid, wordt u gevraagd uw document op te slaan in OneDrive.

• Houd er rekening mee dat u na het opslaan mogelijk terug moet navigeren naar het venster Delen .

3. Als uw document in OneDrive is opgeslagen, klikt u in het venster Delen op de knop Delen met personen .

4. Excel keert terug naar de normale weergave en opent het venster Delen aan de rechterkant van het venster. Hier kunt u mensen uitnodigen om uw document te delen, een lijst bekijken van mensen die toegang hebben tot het document en instellen of zij het document mogen bewerken of alleen kunnen bekijken.

Volgende les: Excel 2016 - Les 5: Basisconcepten van cellen en bereiken

Plezier hebben!