Smartsheet 9.1.1
Smartsheet is een dynamisch werkplatform waarmee u projecten kunt beheren, workflows kunt bouwen en kunt samenwerken met uw team.
Hoe te taggen in SharePoint
Tags zijn trefwoorden die u aan inhoud toewijst. Het taggen van pagina's om met anderen te delen is sociale bladwijzers en het is erg populair op internet en is eenvoudig in SharePoint. Als je ooit een site als Delicious hebt gebruikt , weet je al hoe social bookmarking werkt.
Naarmate meer mensen dezelfde tags toewijzen, worden tags een manier om naar vergelijkbare inhoud te navigeren. Met de groep Tags en opmerkingen op het lint kunt u uw eigen tag-trefwoorden typen, zodat u inhoud kunt markeren met termen die voor u van belang zijn. Met deze knop hebt u ook toegang tot het notitiebord , dat u kunt gebruiken om openbaar zichtbare opmerkingen op een document of pagina achter te laten.
Bij het taggen ligt de nadruk op trefwoorden . SharePoint verhindert niet dat u langere tags typt, maar u kunt het beste losse woorden of zeer korte woordgroepen als tags gebruiken. Anders mis je het doel door tagging te gebruiken als een snelle, beknopte manier om informatie te categoriseren. Als u langere opmerkingen wilt maken, gebruikt u het notitiebord.
Volg deze stappen om inhoud in SharePoint te taggen:
Blader naar de pagina die u wilt taggen.
Om afzonderlijke items of documenten te taggen, moet u naar de app bladeren en op de rij klikken die u wilt taggen. De tags en opmerkingen voor afzonderlijke items of documenten bevinden zich op het tabblad Items van het lint.
Zoek de groep Tags en notities op het tabblad Lijst of Bibliotheek van het lint om uw tagopties te bekijken.
Klik op de knop Tags en notities.
Het venster Tags en notitiebord wordt weergegeven met recente tags die u hebt toegepast.
Klik in het tekstgebied Mijn tags op een bestaande tag en/of typ de tags die u op de inhoud wilt toepassen.
Gebruik een puntkomma om tags te scheiden.
(Optioneel) Als u uw tags als privé wilt markeren, zodat anderen ze niet kunnen zien, schakelt u het selectievakje Privé in.
Klik op de knop Opslaan om uw tags op te slaan.
Wanneer u uw tags opslaat, verschijnen ze in het gedeelte Voorgestelde tags van de pagina. U kunt op een van de tags in dit gedeelte klikken om de pagina Tagsprofiel te bekijken.
Volg deze stappen om een notitie aan een item toe te voegen:
Klik op het tabblad Notitiebord en typ uw notitie in het tekstvak.
In tegenstelling tot tags kunnen notities die met het notitiebord zijn ingevoerd niet als privé worden gemarkeerd en kunnen ze dus worden bekeken door iemand anders met dezelfde toegang. Kies je woorden zorgvuldig.
Klik op de knop Posten om de notitie te plaatsen.
De notitie verschijnt in het venster, samen met eventuele andere notities die zijn ingevoerd. U kunt door alle berichten die voor deze inhoud zijn ingevoerd, bladeren met behulp van de knoppen Volgende en Vorige.
Om het venster te sluiten, klikt u op de X in de rechterbovenhoek van het venster.
Voordelen van actieve tagging
Actieve tagging verbetert de zoeksnelheid en nauwkeurigheid aanzienlijk, waardoor het ook uitstekend geschikt is voor documentbeheersystemen.
Hier zijn er een aantal:
| Categorie | Voordeel | Beschrijving |
| Verbeterde doorzoekbaarheid en vindbaarheid | Snellere zoekopdrachten | Actieve tagging verbetert de snelheid en nauwkeurigheid van zoekresultaten aanzienlijk. |
| Precisie in zoekresultaten | Tags fungeren als specifieke wegwijzers en leiden gebruikers rechtstreeks naar de inhoud die ze nodig hebben, waardoor de zoektijd wordt verkort. | |
| Verbeterd inhoudbeheer | Gemakkelijker organiseren | Actieve tagging maakt het organiseren van inhoud beter beheersbaar door items te categoriseren. |
| Gestroomlijnd ophalen van documenten | Goed gelabelde documenten zijn gemakkelijk terug te vinden voor referentie, rapportage of audits. | |
| Verbeterde samenwerking | Faciliteert teamwerk | Tags helpen teamleden snel documenten voor samenwerkingsprojecten te vinden, vooral in grote teams. |
| Consistentie in werkstromen | Actieve tagging zorgt voor een consistente inhoudsclassificatie, waardoor de workflows worden gestroomlijnd. | |
| Betere naleving en bestuur | Hulp bij naleving | Tags categoriseren documenten in overeenstemming met wettelijke en regelgevende vereisten voor beter beheer. |
| Verbeterd bestuur | Actieve tagging dwingt contentbeheerbeleid af en standaardiseert de toegang tot gecategoriseerde content. | |
| Gepersonaliseerde gebruikerservaring | Aangepaste weergaven | Gebruikers kunnen gepersonaliseerde weergaven creëren op basis van tags voor snelle toegang tot relevante inhoud. |
| Aanpassingsvermogen aan de behoeften van de gebruiker | Actieve tagging past zich aan de veranderende behoeften van de organisatie aan, waardoor indien nodig nieuwe tags kunnen worden gemaakt. |
Naamgevingsconventies
Effectieve naamgevingsconventies zijn belangrijk voor gebruiksvriendelijke en efficiënte tagging in SharePoint.
Juiste naamgevingsconventies verbeteren de vindbaarheid van inhoud en dragen bij aan de algehele systeemorganisatie.
Hier zijn enkele essentiële richtlijnen waarmee u rekening moet houden bij het maken van naamgevingsconventies:
- Wees beschrijvend en toch beknopt: namen moeten voor zichzelf spreken en voldoende informatie bieden om het bestand of item in één oogopslag te begrijpen. Vermijd echter te lange namen die lastig te lezen of te beheren zijn.
- Gebruik gestandaardiseerde notaties: stel een standaardnotatie in voor namen, bijvoorbeeld beginnend met de datum (in een consistente notatie zoals JJJJ-MM-DD voor bestanden waarvoor datumsortering vereist is), gevolgd door een duidelijke beschrijving. Consistentie maakt het gemakkelijker om bestanden te sorteren en te lokaliseren.
- Categorie-elementen opnemen: Neem elementen op in de naam die het bestand of item categoriseren, zoals projectnamen, versienummers of afdelingscodes. Deze praktijk is vooral handig in samenwerkingsomgevingen.
- Vermijd speciale tekens en spaties: Gebruik onderstrepingstekens (_) of koppeltekens (-) in plaats van spaties in bestandsnamen, omdat sommige systemen mogelijk niet goed met spaties omgaan. Vermijd het gebruik van speciale tekens zoals /, , ?, %, *, :, |, “, <, > en ., die in veel besturingssystemen problemen kunnen veroorzaken.
- Gebruik CamelCase of Snake_case: voor codering en digitale middelen kan CamelCase (waarbij de eerste letter van elk woord een hoofdletter is, bijvoorbeeld ProjectReport) of snake_case (woorden gescheiden door onderstrepingstekens, bijvoorbeeld , project_report) kan worden gebruikt voor leesbaarheid en systeemcompatibiliteit.
- Houd het schaalbaar en flexibel: de naamgevingsconventie moet schaalbaar en flexibel genoeg zijn om toekomstige toevoegingen of wijzigingen mogelijk te maken zonder verouderd te raken.
- Documenteer en communiceer de conventie: documenteer de naamgevingsconventie duidelijk en zorg ervoor dat deze aan alle teamleden wordt gecommuniceerd. Consistente toepassing is de sleutel tot de effectiviteit ervan.
- Controleer en herzie indien nodig: Controleer regelmatig de naamgevingsconventie om er zeker van te zijn dat deze nog steeds voldoet aan de behoeften van uw team of project. Sta open voor aanpassingen naarmate uw organisatie of project evolueert.
Veel voorkomende fouten bij het taggen
Bij het implementeren en beheren van een taggingsysteem in SharePoint kunnen veelgemaakte fouten de effectiviteit ervan belemmeren.
Het identificeren en begrijpen van deze fouten is belangrijk voor het handhaven van een functionele en efficiënte taggingstrategie.
Hier volgen enkele van de meest voorkomende tagfouten en tips om deze te vermijden:
| Fout | Probleem | Strategie |
| Overlabelen | Het toevoegen van te veel tags, wat rommel en verwarring veroorzaakt. | Stel richtlijnen op voor het optimale aantal tags en train gebruikers om selectief te zijn. |
| Inconsistente tagging | Gebrek aan uniformiteit in het gebruik van tags, wat leidt tot inefficiëntie. | Ontwikkel en handhaaf een gestandaardiseerd taggingprotocol voor de hele organisatie. Regelmatige training en audits helpen de consistentie te behouden. |
| Het gebruik van niet-beschrijvende of dubbelzinnige tags | Vage of generieke tags die geen waarde toevoegen bij het categoriseren of vinden van inhoud. | Stimuleer duidelijke, specifieke en beschrijvende tags. Geef voorbeelden van effectieve tags in training. |
| Het negeren van de hiërarchische structuur | Geen gebruik maken van een gestructureerde aanpak bij het taggen, wat cruciaal is voor complexe informatiesets. | Implementeer hiërarchische tagging en informeer gebruikers over de voordelen ervan. |
| Het negeren van gebruikersfeedback en deelname | Het niet betrekken van gebruikers bij de ontwikkeling en verfijning van het taggingsysteem. | Creëer feedbackkanalen en betrek gebruikers bij de voortdurende ontwikkeling van taggingsystemen. |
| Het niet regelmatig controleren en bijwerken van tags | Verouderde of irrelevante tags in de loop van de tijd, wat tot inefficiëntie leidt. | Plan regelmatige beoordelingen van het taggingsysteem en update tags zodat ze aansluiten bij de huidige behoeften. |
| Gebrek aan integratie met andere SharePoint-functies | Het niet benutten van de volledige mogelijkheden van SharePoint, zoals inhoudstypen en workflows. | Informeer gebruikers over hoe tagging samenwerkt met andere SharePoint-functies en hun voordelen. |
Deel punt
SharePoint is een webgebaseerd samenwerkingssysteem dat gebruikmaakt van een verscheidenheid aan workflowtoepassingen, “lijst”-databases en andere webcomponenten, evenals beveiligingsfuncties om controle te geven over de samenwerking van bedrijfsgroepen.
Eeuwigdurende kalender 1.0.38/1.0.36
Van Nien Agenda is een applicatie voor het bekijken van agenda's op uw telefoon, waarmee u snel de lunisolaire datum op uw telefoon kunt zien en zo uw belangrijke werk kunt regelen.
Microsoft Outlook 2021
Microsoft Outlook is een bedrijfs- en productiviteitsapplicatie ontwikkeld door Microsoft Corporation.
Klik omhoog
ClickUp is een van de hoogst gewaardeerde productiviteitsplatforms voor elk bedrijf. Grote bedrijven zoals Google, Booking.com, San Diego Padres en Uber gebruiken allemaal ClickUp om de productiviteit op de werkplek te verhogen.
PDF-XChange-viewer 2.5.322.10
PDF is een veelgebruikt formaat geworden voor het lezen, maken en verzenden van tekstdocumenten. Op zijn beurt is er een toename geweest in het aantal programma's dat voor dit soort documentatie wordt gebruikt. PDF-XChange Viewer behoort tot een groeiend aantal PDF-viewers.
Apache OpenOffice
Apache OpenOffice biedt een compleet pakket Office-applicaties die wedijveren met Microsoft 365, vooral in Excel, PowerPoint en Word. Hiermee kunt u uw projecten effectiever beheren en worden verschillende bestandsformaten ondersteund.
Download iTaxviewer 1.8.7
iTaxViewer-software is tegenwoordig de populairste software voor het lezen van XML-bestanden. Deze software is een applicatie voor het lezen van elektronische belastingaangiften in XML-formaat van de Algemene Afdeling Belastingen.
Nitro PDF-lezer
Nitro PDF Reader is een handige PDF-editor die alle basistaken dekt die de meeste mensen dagelijks uitvoeren met PDF-documenten.
Foxit-lezer 12
Foxit Reader is in de eerste plaats een PDF-lezer en biedt u ook de mogelijkheid PDF-bestanden te maken, te ondertekenen, te bewerken en aantekeningen toe te voegen. Het werkt op besturingssystemen, er zijn plug-ins voor verschillende programma's uit het Microsoft Office-pakket.