SharePoint-sites delen en volgen

Het is gemakkelijk om een ​​SharePoint-site te volgen en updates te ontvangen over wat er op die site gebeurt. Met de nieuwste versie van SharePoint is de optie net zo eenvoudig als klikken op een sterpictogram op de hoofdpagina van een SharePoint-website, zoals weergegeven.

Klik op de ster op een SharePoint-site om de site te volgen.

Als u de SharePoint Mobile-app gebruikt, is de ster slechts een tik verwijderd, zoals weergegeven in de volgende afbeelding.

Tik op de ster in de SharePoint Mobile-app om een ​​site te volgen.

Zodra u een SharePoint-site volgt, wordt deze weergegeven op uw belangrijkste SharePoint-dashboard - het hoofddashboard dat u ziet wanneer u zich aanmeldt bij Microsoft Office 365 en op de SharePoint-app klikt. U kunt altijd teruggaan naar het dashboard door op het app-menu te klikken (het wafelpictogram in de linkerbovenhoek van uw scherm) en op SharePoint te klikken.

Wanneer u een site volgt, ontvangt u al het nieuws en updates en activiteiten op uw belangrijkste SharePoint-dashboard. In de volgende afbeelding kunt u zien dat we de SharePoint For LuckyTemplates-site volgen en onder 'Nieuws van sites' zien we dat er een nieuw nieuwsartikel is geplaatst.

Nieuws en activiteit van sites die u volgt, verschijnen op uw SharePoint-dashboard.

Als u de SharePoint Mobile-app gebruikt, ziet u een tabblad Nieuws op het hoofdscherm. Dit tabblad toont al het nieuws en de activiteit van de sites die u volgt. Het tabblad Nieuws wordt hier weergegeven.

Nieuws en activiteiten van sites die u volgt, worden weergegeven op het tabblad Nieuws in de mobiele SharePoint-app.

Hetzelfde nieuwsartikel dat eerder in de webbrowser werd getoond, wordt hier ook getoond in de SharePoint Mobile App. Dit is een terugkerend thema. De SharePoint Mobile App geeft dezelfde inhoud weer die u aantreft wanneer u SharePoint in uw webbrowser gebruikt. Het is slechts een mobiele versie die is ontworpen om gemakkelijker te gebruiken op kleine apparaten.

Het Office 365 SharePoint-dashboard is alleen beschikbaar als u SharePoint gebruikt als onderdeel van Office 365. Als u SharePoint On-Premises gebruikt, neemt u contact op met uw IT-afdeling om na te gaan of er een geconsolideerde site is die zij hebben voor meldingen en activiteiten.

Waarschuwingen instellen voor SharePoint

Naast het volgen van een site, kunt u ook waarschuwingen instellen voor andere delen van SharePoint. Documenten worden bijvoorbeeld opgeslagen in een speciale SharePoint-container-app, een bibliotheek genaamd. De Documenten-app die wordt weergegeven in de linkernavigatie van uw standaard Team-site is een voorbeeld. Waarschuwingen zijn een geweldige manier om de wijzigingen bij te houden die uw teamgenoten in documenten en items aanbrengen.

U moet een e-mailadres hebben geconfigureerd in uw SharePoint-profiel om waarschuwingen te ontvangen. Als uw SharePoint-server zich in uw netwerk bevindt, is dat meestal geen probleem. Office 365 is echter mogelijk niet geïntegreerd met uw netwerk- en e-mailgegevens. In die situaties kan uw beheerder uw e-mailadres handmatig configureren of u toestemming geven om dit te doen.

Volg deze stappen om een ​​waarschuwing voor inhoud in de Documenten-app in te stellen:

Open uw webbrowser en ga naar de Microsoft Office-website .

Log in als u wordt gevraagd.

Selecteer uw SharePoint-site om de site te openen.

Selecteer de Documenten-app die wordt weergegeven in het linkernavigatievenster.

Klik boven aan de Documenten-app op het weglatingsteken en klik vervolgens op Waarschuw mij, zoals weergegeven.
Het dialoogvenster Waarschuw mij wanneer items wijzigen wordt geopend.

De optie Waarschuw mij selecteren in een SharePoint Documenten-app.

Als u SharePoint On-Premises gebruikt en de knop Waarschuw mij niet ziet, is de kans groot dat uw beheerder geen instellingen voor uitgaande e-mail heeft geconfigureerd. Als de instellingen voor uitgaande e-mail niet zijn geconfigureerd in Centraal beheer, wordt de knop Waarschuw mij gewoon niet weergegeven voor gebruikers. Als u echter SharePoint Online gebruikt, is uitgaande e-mail al door Microsoft geconfigureerd en kunt u aan de slag.

Voer in het tekstvak Waarschuwingstitel een naam in voor de waarschuwing.
We raden u aan de naam iets voor u te maken in uw inbox, zoals Documents Modified Today – Budget Team Site. Anders heb je geen zinvolle manier om de ene waarschuwing van de andere te onderscheiden.

Voer in het tekstvak Waarschuwingen verzenden naar de namen van personen in naast u die de waarschuwing zouden moeten ontvangen.
Dat klopt, je kunt andere mensen abonneren op een waarschuwing! U moet de machtiging Waarschuwingen beheren hebben, die standaard wordt verleend aan site-eigenaren.

Organisaties en site-eigenaren willen misschien meerdere gebruikers abonneren op een waarschuwing om ervoor te zorgen dat ze belangrijke updates krijgen, en hen aanmoedigen om bij te dragen aan een discussiebord, blog of wiki. Gebruikers kunnen zich nog steeds afmelden door de instellingen in hun waarschuwingsinstellingen te wijzigen.

Selecteer in het gedeelte Leveringsmethode of u waarschuwingen via e-mail of sms op uw mobiele telefoon wilt ontvangen.
Voor sms-berichten moet uw SharePoint-beheerder deze service configureren via een derde partij, dus u kunt mogelijk geen waarschuwingen naar uw telefoon verzenden.

Selecteer in het gedeelte Wijzigingstype de optie die overeenkomt met het type meldingen dat u wilt ontvangen: alle wijzigingen, nieuwe items worden toegevoegd, bestaande items worden gewijzigd of items worden verwijderd.
Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van een app, raden we u aan een melding te ontvangen wanneer items worden verwijderd.

Kies in het gedeelte Waarschuwingen voor deze wijzigingen verzenden wanneer u waarschuwingen wilt ontvangen.
De opties die u hier ziet, zijn afhankelijk van het soort app waarmee u werkt. Met een Taken-app kunt u bijvoorbeeld een waarschuwing ontvangen wanneer een taak is gemarkeerd als Voltooid of wanneer de status van een taak met hoge prioriteit verandert.

Kies in het gedeelte Wanneer waarschuwingen moeten worden verzonden, de frequentie van de bezorging van uw waarschuwingen.
U kunt ze direct, één keer per dag of één keer per week ontvangen. Wij ontvangen graag een dagelijkse samenvatting; anders krijgen we te veel e-mails.

Klik op OK om uw melding te maken, zoals weergegeven.

Een nieuwe waarschuwing maken voor een SharePoint Documenten-app.

U hebt de machtiging Waarschuwingen maken nodig om waarschuwingen te maken. Deze toestemming wordt meestal verleend met de kant-en-klare configuratie van de Site Members SharePoint-groep.

Elke keer dat gebruikers zeggen dat ze een workflow nodig hebben om een ​​melding te ontvangen van wijzigingen die in projectbestanden zijn aangebracht, probeer dan eerst een waarschuwing. Je zou er versteld van staan ​​hoe vaak waarschuwingen de benodigde opties bieden.

Als uw app een persoonlijke of openbare weergave heeft die een filter bevat, kunt u zich abonneren op wijzigingen in alleen die weergave. Stel bijvoorbeeld dat u via sms op de hoogte wilt worden gesteld wanneer de prioriteit van een item in een app voor het bijhouden van problemen is ingesteld op Hoog. U zou een weergave maken die de app filtert op problemen met hoge prioriteit. Selecteer de gefilterde weergave in het gedeelte Waarschuwingen voor deze wijzigingen verzenden wanneer u uw waarschuwing maakt, en u ontvangt waarschuwingen wanneer items aan de filtercriteria voldoen.

Waarschuwingen voor SharePoint-sites beheren

U kunt altijd teruggaan en waarschuwingen aanpassen. Wanneer u op het weglatingsteken klikt (eerder weergegeven in Afbeelding 10-5), kunt u Waarschuwingen beheren kiezen en eventuele waarschuwingen bewerken die u al hebt gemaakt. Met deze knop gaat u naar een enkele pagina in plaats van naar elke app te navigeren waarvoor u een waarschuwing hebt ingesteld. De volgende afbeelding toont de pagina Mijn meldingen.

Beheer uw waarschuwingen voor een volledige SharePoint-site.

Volg deze stappen om alle waarschuwingen op een bepaalde site te beheren en ze te wijzigen of te verwijderen:

Blader naar een app waarop u zich momenteel abonneert op een melding.

Kies in de vervolgkeuzelijst met ellips de optie Mijn waarschuwingen beheren.
De pagina Mijn meldingen op deze site wordt weergegeven.

Selecteer de juiste link voor de waarschuwingsnaam.
De pagina Waarschuwing bewerken op deze site wordt weergegeven met alle opties die u hebt bekeken toen u de waarschuwing voor het eerst maakte. Wijzig de instellingen naar wens.
Heb je de waarschuwing niet ingesteld om mee te beginnen? U kunt de instellingen nog steeds doorlezen en de keuzes wijzigen (zie de voorgaande stappen). Uw wijzigingen hebben geen invloed op de waarschuwingsinstellingen voor anderen als de waarschuwing voor meerdere gebruikers tegelijk is gemaakt.

Klik op OK om de waarschuwing te wijzigen met uw nieuwe instellingen of op Verwijderen om de waarschuwing te verwijderen.
Als u een waarschuwing verwijdert die voor u is gemaakt, wordt de waarschuwing niet verwijderd van andere gebruikers in de groep waarvoor de waarschuwing is gemaakt.

Als u de sitebeheerder bent, kunt u de waarschuwingen van iedereen op de site beheren door op de link Gebruikerswaarschuwingen te klikken in het gedeelte Sitebeheer van de pagina Site-instellingen.

Wanneer de gebeurtenis plaatsvindt die overeenkomt met uw melding, bijvoorbeeld de tijd of locatie van een wijziging in de agenda, ontvangt u een e-mail in uw inbox. De e-mailmelding die u ontvangt, is gebaseerd op een sjabloon. Deze sjablonen kunnen door uw beheerder worden gewijzigd, zodat ze meer details kunnen geven.