40 Microsoft Teams tips en trucs: van beginner tot expert [Bijgewerkt december 2021].

Met meer dan 250 miljoen maandelijkse actieve gebruikers, werd Microsoft Teams tijdens de pandemie enorm populair als de standaard online samenwerkingstool voor zowel bedrijven als consumenten. De kans is groot dat je werkplek, universiteit of favoriete goede doel Teams al heeft geadopteerd, dus je wilt niet achterblijven. Deze nogal uitgebreide lijst met tips en trucs is bedoeld om u te helpen het meeste uit Teams te halen – vandaag nog.

Dus als je nog steeds de basis probeert te begrijpen of al een ervaren gebruiker bent, laten we dan beginnen met deze hoofdlijst met meer dan 40 tips en trucs waarvan elke Microsoft Teams-gebruiker op de hoogte moet zijn.

Aan de slag met Microsoft Teams

Dit gedeelte bevat vrij basistips, als u een meer ervaren gebruiker bent, wilt u misschien verder gaan dan de basis- of expertsecties .

1. Wijzig je Teams-thema

Wist je dat je het uiterlijk van Microsoft Teams kunt veranderen?

Open eenvoudig de Teams-instellingen, navigeer naar het tabblad Algemeen en kies of u de traditionele witte achtergrond wilt gebruiken of dat u de donkere of hoge contrastmodi wilt toepassen.

Donkere modus in Teams

2. Demp je audio

Bent u soms te laat op uw vergadering en wilt u rustig deelnemen, of moet u tijdens een Teams-vergadering gewoon een belangrijk telefoontje van uw significante andere aannemen?

Demp uw audio rechtstreeks vanuit het deelvenster Bedieningselementen voor persoonlijke vergaderingen

Met Teams kunt u uw microfoon dempen via zowel de bedieningselementen voor vergaderingen (hierboven weergegeven) als het configuratiescherm voor vergaderingen (weergegeven als item 1 hieronder).

Belangrijkste functies in het optiepaneel Teams Meeting Setup

3. Zet je camera uit

Op dezelfde manier kunt u uw videocamera in- en uitschakelen. U kunt ofwel het configuratiescherm voor vergaderingen (item 2 hierboven) gebruiken om uw camera uit te schakelen; of gebruik gewoon het configuratiescherm voor vergaderingen om video weer in te schakelen.

4. Vervaag de achtergrond van uw vergadervideo

Als je Teams gebruikt voor videovergaderingen, klinkt dit misschien bekend. Je thuiskantoor is een puinhoop en je moet deelnemen aan dit videogesprek. Hiervoor zijn twee oplossingen: ten eerste kunt u de functie Achtergrondinstellingen (item 3 hierboven) gebruiken om uw video-achtergrond direct vanuit de vergaderingsconfiguratie of de bedieningselementen van de vergadering te vervagen. De tweede oplossing is veel eleganter: gebruik een virtuele achtergrond (we zullen het proces later doornemen).

Als om de een of andere reden de knop Achtergrondinstelling inactief lijkt in het paneel Vergaderingsinstellingen; zorg ervoor dat u eerst uw videocamera aanzet.

5. Stop de echo in Teams-vergaderingen

Wanneer u en andere deelnemers aan een vergadering vanuit dezelfde ruimte deelnemen aan een audio- of video Teams-vergadering, hoort u vervelende echo's. U kunt de echo gemakkelijk verwijderen door op de knop Audio uit te drukken in het paneel Vergaderingsinstellingen (hierboven weergegeven als item 4).

6. Neem uw vergadering op

Een belangrijke mogelijkheid van Teams die u mogelijk vanaf het begin wilt gebruiken, is de mogelijkheid om een ​​vergadering op te nemen. U kunt een opname starten vanuit het configuratiescherm van de vergadering, zoals hieronder weergegeven. De opname zelf wordt vervolgens bewaard in Microsoft Stream en u kunt de opname eenvoudig delen als een link in een kanaalgesprek (of indien nodig per e-mail).

Een Teams-vergadering opnemen

Zodra de vergadering is afgelopen, ontvangt u een e-mail met een link naar uw opname in Microsoft Stream.

Als u uw vergadering vanaf het kanaal hebt gestart, wordt een link naar de opname ook beschikbaar gemaakt als een bericht in het respectieve kanaal.

Opnames van ad-hocvergaderingen zijn beschikbaar op het tabblad Chat voor de vergadering zelf, samen met een uitgewisseld bestand, vergadernotities en whiteboard indien gebruikt.

Je kunt net zo goed overwegen om de Stream-app aan je kanaal toe te voegen, zodat andere leden gemakkelijk toegang hebben tot alle vergaderingen met betrekking tot de groep.

7 . Wijzig je teampictogram

Met Microsoft kunt u een aangepaste afbeelding uploaden en deze instellen als uw teamlogo / avatar. Meer details vindt u in deze zelfstudie die u helpt bij het instellen van een aangepast pictogram .

8. Maak een privékanaal

Er zijn gevallen waarin u met anderen moet samenwerken bij taken die vertrouwelijkheid vereisen, zoals het opstellen van een budget of verkoopanalyserapporten. Met privékanalen kunt u een samenwerkingsplatform opzetten met geselecteerde teamleden. Het privékanaal is alleen zichtbaar voor degenen die zijn uitgenodigd en wordt gemarkeerd met een klein slotje in uw Teams-lijst.

Het maken van een privékanaal is eenvoudig: klik op de knop Meer opties (...) naast je team en klik vervolgens op Kanaal toevoegen . Definieer vervolgens de kanaalinformatie zoals hieronder getoond. Voeg ten slotte teamleden toe aan het privékanaal.

Privékanaal in Microsoft Teams

9. Demp meldingen van luidruchtige kanalen

Tegenwoordig lijken we allemaal overweldigd te worden door de enorme hoeveelheid inkomende meldingen van samenwerkingsplatforms en e-mail. Het is vaak moeilijk om iets zinvols te produceren dat verder gaat dan eindeloze kletspraat. Gelukkig maakt Teams het relatief eenvoudig voor ons om de toestroom van meldingswaarschuwingen en geluiden die we krijgen te kalibreren. Hier is een handleiding voor het dempen van Teams-chat- en vergaderingswaarschuwingen .

10. Een team verlaten

Als je geen voordeel ziet in het deel uitmaken van een team, kun je gemakkelijk stoppen. Klik op de knop Meer opties naast het team dat je wilt verlaten en kies Het team verlaten .

11. Teams gebruiken op mobiel

Als je onderweg altijd toegang tot Teams nodig hebt, kun je Teams ook op mobiel gebruiken. Microsoft heeft behoorlijk goede Teams-apps voor Android en iOS geleverd. Praat met uw IT-collega's om erachter te komen of u aanvullende software of verificatieprocedure nodig heeft om toegang te krijgen tot de Teams-inhoud van uw bedrijf op mobiel.

12. Installeer en verwijder een app in Teams

Naast basissamenwerking, stelt Teams je in staat om je teamwerk te verbeteren door gebruik te maken van Microsoft-apps of apps van derden. In de volgende secties van deze zelfstudie ziet u verschillende toepassingen van apps in teams: afbeeldingen, weer, rapportage, peilingen, notities maken, enz'.

Als u een teameigenaar bent, kunt u eenvoudig apps installeren en verwijderen die beschikbaar zijn gesteld door uw IT-beheerders.

Het proces is vrij eenvoudig: zoek uw team, klik vervolgens op de knop Meer opties ernaast en kies vervolgens het tandwiel Team beheren . Klik vervolgens op het tabblad Apps op de knop Meer apps om uw nieuwe app te zoeken en te installeren. Toepassingen die specifiek zijn voor een kanaal kunnen worden toegevoegd als tabbladen in het kanaal

13. Annuleer leesbevestigingen

Standaard plaatst Teams elke keer dat u een bericht leest in de Chat-applicatie een klein pictogram naast het bericht. Dit helpt de afzender te bevestigen dat u hun bericht hebt gelezen. U kunt leesbevestigingen annuleren op het tabblad Privacy van uw Teams-instellingen.

Leesbevestigingen uitschakelen in Teams

14. Filters gebruiken om snel dingen te vinden

Wilt u sneller specifieke activiteiten in uw feed vinden, evenals specifieke chats, teams en kanalen? Gebruik het Teams-filter (hieronder weergegeven) of gebruik de sneltoets Ctrl+Shift+F .

De filterfunctie maakt het mogelijk om snel relevante invoer op naam te vinden; voor Chats is het ook mogelijk om snel gedempte, verborgen en ongelezen items met gemak te vinden.

15. Stel een Afwezig-bericht in

Net als in Outlook, stelt Teams je in staat om een ​​afwezigheidsbericht op te stellen dat wordt verzonden als iemand je een bericht stuurt in Teams of je vermeldt in een chat.

Druk gewoon op uw Teams-avatar, klik op Statusbericht instellen , schrijf vervolgens uw bericht en geef de geldigheidsperiode op. Druk op Gereed en je bent helemaal klaar.

Verder gaan dan de basis

16. Gebruik Teams-opdrachten

Naarmate u wat meer ervaring opdoet met Teams, wilt u misschien uw gebruikersproductiviteit verhogen door zoekvakopdrachten te gebruiken.

Om aan de slag te gaan, typt u eenvoudig de schuine streep (/) in het zoekvak van Teams en bladert u door de lijst met beschikbare opdrachten:

Lijst met opdrachten voor teams

De lijst met opdrachten is vrij duidelijk en de meest bruikbare zijn:

• /goto : Om gemakkelijk toegang te krijgen tot een team of kanaal
• /keys : Om toegang te krijgen tot de Teams-lijst met snelkoppelingen
• /chat : om snel een chat te starten met een van je collega's

17. Gebruik een aangepaste virtuele achtergrond

Ik denk dat je hebt gemerkt dat mensen deelnemen aan Teams-videogesprekken met stads- of natuurlandschappen als achtergrond voor hun videogesprekken. U kunt vrijwel elke afbeelding gebruiken als een aangepaste achtergrond in Teams-oproepen. Voel je vrij om onze eenvoudige gids te raadplegen over het instellen van virtuele Teams-achtergronden voor je gesprek.

18. Aantekeningen maken tijdens een vergadering

Teams heeft verschillende manieren om vergadernotities te maken.

U kunt eenvoudig OneNote-notitieblokken toevoegen die zijn opgeslagen in OneDrive of een netwerkstation en uw kanaalleden notities en notities laten delen. Ik heb ook mensen gezien die het tabblad Berichten gebruiken en hun notities als chatberichten toevoegen. Ik heb anderen Word-bestanden aan de vergadering of aan het tabblad Kanaalbestanden zien toevoegen. Er zijn ook apps van derden die u kunt gebruiken.

Dat gezegd hebbende, is de juiste methode om het tabblad Notities te gebruiken dat automatisch is ingeschakeld voor uw vergadering.

• Navigeer naar de Chat -app.
• Klik op uw vergadering.
• Navigeer naar het tabblad Notities en klik op de knop Notities maken .
• Log daar de vergadernotulen in.
• Wijs de deelnemers aan de vergadering indien nodig naar uw aantekeningen.

19. Toegang tot uw ongelezen activiteit

Net als bij Microsoft Outlook markeert Teams ongelezen berichten duidelijk vetgedrukt. Bovendien kunt u Teams-berichten markeren als ongelezen voor latere follow-up. Maar hoe krijg je gemakkelijk toegang tot die ongelezen berichten en activiteiten? Typ eenvoudig de opdracht /unread in uw Teams-zoekbalk en laat Teams alleen ongelezen berichten ophalen die u kunt verwerken.

20. Chatgesprekken verwijderen of verbergen

Met Teams kunt u berichten uit een gespreksreeks verwijderen. Het stelt je ook in staat om volledige chat-items in je Chats-app te verbergen (druk gewoon op de knop ... en kies vervolgens Verbergen ). Teams beëindigt momenteel gebruikers niet om volledige discussies volledig uit de chatgeschiedenis te verwijderen.

21. Problemen met uw Outlook-teamverbinding oplossen

Als u zowel Microsoft Outlook- als Teams-gebruiker bent, plant u hoogstwaarschijnlijk Teams-vergaderingen rechtstreeks vanuit uw Outlook Agenda-vergadering met behulp van de Teams-invoegtoepassing.

Maar wat als om de een of andere reden de Teams-knop niet beschikbaar is in Outlook, ook al is Teams correct geïnstalleerd op uw Windows-computer?

Hoogstwaarschijnlijk is de reden dat de Teams-invoegtoepassing is uitgeschakeld. Bekijk onze tutorial over hoe je Teams eenvoudig in Microsoft Outlook kunt inschakelen .

22. Sluit Word- en Excel-bestanden in je kanaal in

U kunt eenvoudig bestanden delen met uw collega's door ze te uploaden naar het tabblad Bestanden in een kanaal. Je kunt de toegang tot het bestand echter vergemakkelijken door het eenvoudig als tabblad in je kanaal in te sluiten. Dit werkt niet alleen voor Excel of Word, maar ook voor OneNote-notebooks, PowerPoint-presentaties, PDF-documenten enzovoort.

23. Bekijk de rapportagelijn van uw collega

Als u in grote organisaties werkt, moet u mogelijk de organisatorische rapportagelijn van een collega identificeren. Omdat Teams goed is geïntegreerd met Azure Active Directory en Exchange, kunt u eenvoudig in het organigram van uw collega's kijken.

Ga gewoon naar je Teams-zoekvak, typ de snelkoppeling /org en de naam van je collega en je bent helemaal klaar.

Een collega organigram opzoeken in Teams

Opmerking: u kunt het organigram in Teams niet opzoeken voor mensen buiten uw bedrijf.

24. Stel je status in (/dnd), (/brb), (/available)

Wilt u uw status handmatig instellen, zodat anderen weten wanneer ze contact met u moeten opnemen. Dit kan worden gedaan vanuit de Teams-instellingen, maar naarmate u meer ervaring opdoet met Teams, begint u uw status in het zoekvak in te stellen.

Gebruik gewoon /dnd voor Niet storen of /brb voor Be Right Back en druk op Enter . Je status zal veranderen. Vergeet niet om uw status indien nodig opnieuw in te stellen.

25. Handmatig uw online status instellen om altijd beschikbaar / actief te zijn

Uw online aanwezigheid van Teams wordt standaard gesynchroniseerd met uw Microsoft Outlook Agenda-afspraken en geeft de actuele status van uw besturingssysteem weer (of het nu gebruikt of inactief is). Het is ook automatisch ingesteld om niet te storen wanneer u uw scherm deelt of belt. Dat wil zeggen, met Teams kunt u uw online status heel eenvoudig handmatig instellen en indien nodig instellen op beschikbaar, bezet, afwezig of offline. Hier is de zelfstudie voor het handmatig instellen van uw Teams-beschikbaarheidsstatus .

26. Toegang tot uw gegevens op SharePoint

Uw Teams-kanaalgegevens zijn beschikbaar als een speciale bibliotheek op Microsoft SharePoint, een veelgebruikte documentportal die wordt gebruikt als infrastructuur voor Teams-documentopslag.

Om toegang te krijgen tot uw SharePoint-bibliotheek, navigeert u eenvoudig naar uw kanaal, klikt u op het tabblad Bestanden en vervolgens op Openen in SharePoint .

27. Voeg het weer toe aan Teams

Net als bij Outlook, waarmee u de weersomstandigheden in uw regio kunt weergeven, kunt u Teams gebruiken om op de hoogte te blijven van het weer.

Als de Weer-app nog niet is geïnstalleerd op uw lokale Teams-client, dan:

• Open Teams, druk op de Apps - knop aan de linkerkant van de App-balk,
• Zoek naar en voeg de Weer- app toe aan Teams.
• Typ vervolgens in de hoofdzoekbalk van Teams /weer en de relevante locatie.

De weer-app van Teams gebruiken

28. Maak van Teams uw standaard chat-app

Nadat u Teams bent gaan gebruiken, vindt u het misschien best superieur aan Skype voor Bedrijven. U kunt van Teams uw standaard chat-app voor Outlook en andere Office-apps maken. Ga gewoon naar de Teams-instellingen en vink vervolgens op het tabblad Algemeen het vakje Teams registreren als de standaard chat-app voor Office aan .

De instelling wordt van kracht nadat alle geopende Office-apps opnieuw zijn gestart.

29. Teams gebruiken in de modus Samen

Een relatief nieuwe mogelijkheid van Teams is het toestaan ​​van vergaderingen in de modus Samen . In plaats van de camerafeeds van alle deelnemers aan de vergadering in de rasterweergave (galerij) weer te geven, kunt u ze naast elkaar weergeven in een virtuele omgeving (denk aan klaslokaal, bibliotheek, bioscoop, enz.).

Om de Together-modus in te schakelen, moet je eerst Teams updaten (druk op je avatar en vervolgens op Controleren op updates). Druk vervolgens op je avatar en klik op Instellingen. Vink op het tabblad Algemeen het vakje Nieuwe ervaring aan:

Samen-modus inschakelen

Druk vervolgens in uw vergaderingspaneel op de knop ... en selecteer Samenmodus .

Houd er rekening mee dat als u in een grote coöperatie werkt, u Microsoft Teams mogelijk niet zelf handmatig kunt bijwerken. Mogelijk moet u het inschakelen van de Together-modus bespreken met uw Information Technology-beheerder.

deskundige trucs

30. Vraag een e-mailadres aan voor je kanaal

Zodra een kanaal is gemaakt, kunt u nieuwe berichten plaatsen op het tabblad Berichten van het kanaal, rechtstreeks vanuit Outlook. Daarvoor moet je het e-mailadres van je kanaal als volgt vinden:

• Zoek je kanaal en klik op de knop Meer opties ernaast.
• Klik op E-mailadres ophalen .
• Kopieer het e-mailadres en voeg het toe als contactpersoon in Outlook
• Kanttekeningen:
  • Teameigenaren kunnen bepalen wie e-mails naar het kanaal kan sturen (door op de knop Geavanceerde instellingen te klikken).
  • Jij kan

31. Schakel Teams uit om op te starten wanneer u Windows start

Teams is absoluut geweldig, maar het kan een aanzienlijke hoeveelheid computerbronnen verbruiken, voornamelijk RAM. Als u een zakelijke computer gebruikt, merkt u geen invloed op de systeemprestaties. Dat gezegd hebbende, als u vanaf een eenvoudige tablet werkt, wilt u misschien Teams alleen uitvoeren wanneer dat nodig is. Na installatie is Teams geconfigureerd om automatisch te starten wanneer u uw computer opstart. U kunt het opstarten van Teams uitschakelen wanneer u uw computer opstart en deze alleen starten als dit nodig is.

32. Publiceer polls en enquêtes in Teams

Een van de handigste toepassingen van Teams is het uitvoeren van peilingen en enquêtes. Binnen 10 minuten kunt u een aangepaste peiling maken met Microsoft Forms of andere software van derden, zoals Polly, en deze in uw Teams-kanaal plaatsen. Deze zelfstudie bevat alles wat u nodig hebt om uw aangepaste Teams-enquêtes te maken .

33. Een rapport insluiten in Teams

Als uw organisatie het Microsoft BI-platform gebruikt, kunt u Teams gebruiken om uw rapporten te verspreiden. U kunt Power BI-rapporten eenvoudig selecteren en vastzetten op een kanaaltabblad om ervoor te zorgen dat deze voor hen beschikbaar zijn voor uw gegevensgestuurde discussies.

34. Zoek je favoriete quote direct op in Teams

Nog een coole manier om Teams te gebruiken om uw aandelenportefeuille op te zoeken. Hier is hoe dat te doen:

• Zoek op het tabblad Apps de app Aandelen en voeg deze toe aan Teams.
• Typ vervolgens in het zoekvak Aandelen en vervolgens de relevante aandelenticker(s), zoals hieronder weergegeven.

• Zodra de Aandelen-applicatie is ingeschakeld, typt u gewoon de opdracht @Stocks en de ticker in uw zoekbalk.

35. Zoeken naar afbeeldingen in teams

Een andere weinig bekende functie van Teams is dat je het kunt gebruiken om afbeeldingen in Bing te zoeken. Ga eerst door en schakel de Microsoft Images-toepassing in Teams in.

Typ vervolgens in uw zoekbalk @Images + uw zoekopdracht om toegang te krijgen tot het zoeken naar Bing-afbeeldingen.

36. Teams gebruiken om ploegendiensten te beheren

als je een groep medewerkers aanstuurt die in ploegendiensten werken in de detailhandel, callcenter of zelfs een kleine fabriek, kun je Teams gebruiken om werkschema's te plannen en te delen. De Ploegen -applicatie die u eenvoudig aan Teams kunt toevoegen, maakt het heel eenvoudig om het ploegenrooster te beheren, roosterverzoeken voor PTO, ziekteverlof of vakanties van uw collega's te ontvangen en hen zelfs in staat te stellen hun diensten in en uit te klokken. U kunt vervolgens de aanwezigheidsrapporten voor medewerkers maken. Koel!

37. Een kalender toevoegen

Het visualiseren en beheren van een gedeelde agenda is waarschijnlijk een ander groot potentieel gebruik voor Teams. Tot nu toe biedt Teams geen eenvoudige Outlook-integratie. Dat gezegd hebbende, kunt u een Website-tabblad toevoegen aan uw Teams-kanaal en verwijzen naar uw Outlook-groepsagenda of Google Agenda-URL. Hoogstwaarschijnlijk zullen gebruikers hun gebruikersreferenties moeten invoeren om toegang te krijgen tot de agenda's.

38. Trello integreren in teams

Veel teams gebruiken Trello-kanbanborden voor talloze gebruiksscenario's voor samenwerking. Deze kunnen zowel doorlopend taakbeheer omvatten als een meer strategische planning van projecten, producten of programma's. Je kunt Trello eenvoudig openen als een app in Teams door het toe te voegen via het tabblad Apps om toegang te krijgen tot je relevante borden en kaarten. Je kunt het ook toevoegen als een tabblad van derden in je kanaal. Voor beide moet je je Trello-gebruikersreferenties opgeven.

39. Start Cisco Webex Meetings vanuit Teams

Microsoft en Cisco concurreren op het gebied van Teamcommunicatie en -samenwerking. Toch kan uw bedrijf beide gebruiken. Wist u dat u Webex kunt integreren in uw Teams-kanaal? Er is een Webex-app die u eenvoudig kunt toevoegen aan een kanaaltabblad. De teamleden hebben dan eenvoudig toegang tot hun Webex-vergaderingen en kunnen deelnemen aan hun eigen Webex-vergaderingen vanuit Microsoft Teams. Ze kunnen ook Webex-vergaderingen plannen en het team op de hoogte stellen via het tabblad Berichten.

40. Toegang tot uw Teams-analyses

Als teameigenaar wil je misschien de gebruikspatronen van je team of kanaal kunnen volgen. Als:

• Open in de app-balk aan de linkerkant het tabblad Teams .
• Zoek vervolgens naar uw team in het linkerdeelvenster.
• Druk op de knop Meer instellingen naast je team en klik op het tandwiel Team beheren .
• Open vervolgens het tabblad Analytics.
• Vanaf hier kunt u een voorbeeld bekijken van uw Team- en kanaalgebruikspatronen, betrokkenheidsstatistieken, schijfruimtegebruik, enz'.

Hopelijk heb je genoten van de post. Als dat zo is, deel het dan gerust met vrienden en collega's via sociale media. Ken jij nog meer toffe Teams tips en trucs? Post ze gerust in de comments! Erg bedankt!