Hoe deel ik een bestand van Microsoft Teams in Outlook-mails en vergaderingen?

Hier is een vraag van Stephie:

Onlangs kreeg ik de taak om het onderhoud van verschillende Microsoft Teams over te nemen van een collega die het bedrijf verliet. Een uitdaging die ik de laatste tijd ben tegengekomen, is het delen van Word-, PDF- en Excel-bestanden die zijn opgeslagen in Microsoft Teams met interne en externe gebruikers die Outlook 365 gebruiken. Zijn er tips / best practices die u kunt aanbevelen?

Bedankt voor je vraag. In ons antwoord willen we een eenvoudig stapsgewijs proces geven dat u kunt gebruiken om het delen van bestanden via Outlook te vergemakkelijken. Als je meer dan één bestand wilt delen, kun je onze tutorial over het delen van Teams-mappen bekijken .

Bestanden delen vanuit Teams in Outlook

Kopieer Teams-bestandslink

De eenvoudigste manier om de toegang tot een bestand dat is opgeslagen in Teams te delen met interne en externe partijen, is door de link ernaar toe te voegen in uw Outlook-e-mail.

• Open Microsoft Teams op je Windows- of MacOS-computer en navigeer naar je kanaal.
• Ga naar het tabblad Bestanden en navigeer naar het bestand waartoe u toegang wilt verlenen.
• Druk op het vinkje aan de linkerkant van uw bestandsnaam (stap 1).
• Klik nu op het menu Acties weergeven (...) aan de rechterkant van uw bestandsnaam. (stap 2)
• Selecteer het menu Koppeling kopiëren (stap 3).

• U ziet nu een dialoogvenster met het pad naar uw bestand. Het bestand bevindt zich in een SharePoint-bibliotheek die als host fungeert voor uw Teams-kanaalbestanden.
• Ga je gang en stel de toegangsrechten in voor je Teams-bestand. Onder aan het dialoogvenster ziet u de standaard toegangsrechten voor het bestand (hieronder aangegeven).

Stel Teams-bestandsmachtigingen in

• Als u geïnteresseerd bent, kunt u de toegangsrechten naar wens wijzigen met behulp van het dialoogvenster Koppelingsinstellingen.
• Met Teams kunt u kiezen tussen verschillende opties voor machtigingen voor delen. Houd er rekening mee dat de instellingen voor delen worden beheerd door uw Teams-beheerbeleid en daarom mogelijk niet voor u beschikbaar zijn.
  1. Sta iedereen met de link toe om het bestand te openen/bewerken.
  2. Mensen in uw organisatie
  3. Mensen die toegang hebben tot je kanaal (die kunnen intern of extern zijn aan je organisatie).
  4. Specifieke mensen. U moet de e-mailadressen van die personen opgeven.

• Vink zo nodig de optie Bewerken toestaan ​​aan.
• Als u klaar bent, drukt u op Toepassen .
• Teams genereert nu een link naar uw Teams-bestand volgens de toegangsrechten die u zojuist hebt ingesteld.
• Druk nu op Kopiëren .

Belangrijke opmerking: standaardrechten voor delen worden meestal ingesteld door uw IT-team. Misschien wilt u met hen overleggen als deze niet passen bij uw zakelijke behoeften.

Voeg uw link toe aan een Outlook-e-mail of vergadering

• De laatste stap is om uw Microsoft Outlook-bureaublad of Office 365 Outlook te openen.
• Maak een nieuwe e-mail of vergaderverzoek.
• Definieer uw e-mailontvangers en e-mail/vergaderingstekst.
• Plak de link naar je Teams-bestand dat je in de vorige stap hebt gegenereerd.
• Stuur uw e-mail of vergadering.

Opmerking: u kunt hetzelfde proces toepassen met elke e-mailclient van derden, zoals GMail.

Link naar Teams-bestanden delen met kanaalleden

Een alternatieve manier om bestanden van Teams te delen met je kanaalleden (interne of externe partijen) is via het tabblad Berichten.

• Open Teams en navigeer naar je kanaal.
• Open het tabblad Berichten om een ​​nieuw gesprek te starten.
• Klik op het bijlagebestand en selecteer Bladeren vanuit teams en kanalen .
• Blader door je kanaalbestanden en selecteer degene die je wilt delen.
• Klik op Een link delen .
• De link wordt gepost op het tabblad Kanaalberichten.
• Plaats de muisaanwijzer op de rechterbovenhoek van je bericht en klik op de knop Acties weergeven (...).
• Druk op Delen met Outlook . Hiermee wordt het gesprek als een e-mail vanuit Outlook 365 gedeeld.

Bestandsdeling naar Outlook werkt niet

Bestanden delen in Teams is vrij eenvoudig. Zoals hierboven vermeld, worden opties voor het delen van bestandsrechten beheerd door uw IT-afdelingen of Teams-beheerders. In het geval dat externe partijen uw bestanden niet kunnen openen of bewerken, wilt u misschien weten of uw Teams-organisatie/kanaalinstellingen externe partijen toestaan ​​om te communiceren met bestanden die u deelt.