Hoe deel te nemen aan een geplande audio- of videovergadering van Microsoft Teams?

Hier is een vraag die we van Eva kregen:

Ik heb een afspraak gepland met een belangrijke klant in minder dan drie weken. In de Outlook-uitnodiging die ik heb gekregen, staat een Microsoft Teams-link die ik zou moeten gebruiken om deel te nemen aan de vergadering. Ik wil er zeker van zijn dat ik alle relevante logistiek ver voor de vergadering heb behandeld. Kunt u een snelle checklist geven over wat ik moet doen om ervoor te zorgen dat ik kan deelnemen aan de vergadering en het risico op technische problemen tot een minimum te beperken?

Bedankt voor je vraag. In de tutorial van vandaag worden de meest voorkomende onderwerpen behandeld met betrekking tot het voorbereiden van en deelnemen aan Teams-vergaderingen, hetzij als intern of extern lid.

Beknopte handleiding voor deelname aan een Teams-vergadering

Teams downloaden en instellen

Om last-minute problemen te voorkomen, is het raadzaam om voorafgaand aan de vergadering ervoor te zorgen dat uw computer is ingesteld om Teams uit te voeren. Ga naar de Microsoft Teams -site om de app naar je computer en/of mobiel te downloaden. Ga door het installatieproces en zorg ervoor dat u klaar bent om aan de slag te gaan, ruim voor uw klantvergadering.

Deelnemen vanuit Outlook

1. Hoogstwaarschijnlijk hebt u een vergaderverzoek voor een Outlook-agenda ontvangen met de volgende link in het onderste gedeelte van de uitnodigingstekst. U moet die specifieke link gebruiken om te zijner tijd deel te nemen aan de vergadering. U kunt overwegen een Outlook-herinnering te definiëren om ervoor te zorgen dat u uw vergadering niet vergeet.

1. U kunt ook de knop Vergaderingen in het lint gebruiken, zoals hieronder weergegeven.

1. Als Teams nog niet op uw computer of mobiel is geïnstalleerd, wordt u gevraagd de Desktop-app te installeren of op een andere manier lid te worden via internet.

1. Nadat u de software hebt geïnstalleerd of lid bent geworden via internet, verschijnt het volgende dialoogvenster.

1. Ga je gang en geef de vergaderingsinstellingen op zoals hierboven aangegeven. Schakel uw camera in/uit (1), vervaag de achtergrond (2) indien nodig en stel uw audio in (3).
2. Als je klaar bent, klik je op Nu aanmelden (4)
3. Je kunt ook een aangepaste achtergrond voor je videogesprek instellen, zoals hieronder wordt weergegeven.

1. Als u een externe gast bent, wordt u mogelijk in de vergaderlobby geplaatst en moet u wachten tot een van de eigenaren/organisatoren u aan het evenement heeft toegevoegd. Als je niet binnen 15 minuten vanaf het moment dat je je hebt aangemeld, wordt toegelaten, moet je helaas ophangen en opnieuw deelnemen.
2. Eenmaal toegelaten, kunt u de vergaderbalk gebruiken om uw scherminhoud met anderen te delen , vragen te stellen, uw audio te dempen of uw video te annuleren als dat nodig is.

Deelnemen aan Teams-vergaderingen vanuit de Agenda-app

Als je de Agenda-app hebt ingeschakeld in Teams, kun je vanaf daar deelnemen aan geplande vergaderingen.

• Klik in de app-balk op Agenda.
• navigeer naar uw vergadering
• Druk op de blauwe Join-knop.
• Ga te werk zoals beschreven in de vorige paragraaf.

Een deelnamecode gebruiken

Mogelijk hebt u een code ontvangen om lid te worden van een specifiek team. Ga dan als volgt te werk:

• Klik in de app-balk aan de linkerkant op Teams.
• Klik onderaan uw Teams-lijst op de knop Deelnemen of Teams maken.
• Voer de code in en druk op Join.

Kun je niet deelnemen aan de Teams-vergadering?

Er kunnen verschillende problemen zijn waardoor u niet aan de vergadering kunt deelnemen. Specifieke problemen kunnen variëren van de kwaliteit en beschikbaarheid van uw internetverbinding, VPN-instellingen (Virtual Private Network), audio- en videoapparatuur, software- en hardwareproblemen. Het opnieuw opstarten van uw Windows-pc is een optie en het zou de beste keuze zijn als tijd van essentieel belang is. Als dat niet mogelijk is, is het waarschijnlijk een goed idee om contact op te nemen met je host en te kijken of je in plaats daarvan telefonisch kunt inbellen.

Bent u problemen tegengekomen bij het toevoegen aan Teams-vergaderingen? Laat het ons gerust weten in de comments hieronder.